中學圖書采購管理制度一、總則1.目的為規(guī)范中學圖書采購工作，確保采購圖書符合學校教學、科研和學生閱讀需求，提高圖書采購質(zhì)量和資金使用效益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于本校所有圖書采購活動，包括教材、教輔、課外讀物、工具書等各類圖書的采購。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)學校教學計劃、課程標準以及學生閱讀興趣和需求，有針對性地采購圖書，避免盲目采購。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先采購內(nèi)容健康、質(zhì)量優(yōu)良、具有權威性和可讀性的圖書，確保圖書的思想性、科學性和趣味性。公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，嚴格按照規(guī)定的程序和方法進行操作，確保所有供應商享有平等的競爭機會。效益原則：在保證圖書質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高資金使用效益，實現(xiàn)圖書采購的經(jīng)濟效益和社會效益最大化。二、采購計劃1.需求調(diào)研每學期開學初，學校圖書館應會同各學科備課組，對師生的圖書需求進行調(diào)研。調(diào)研方式可包括問卷調(diào)查、師生座談會、查閱教學大綱和課程標準等，了解不同年級、學科的教學和閱讀需求。根據(jù)調(diào)研結果，結合學校的發(fā)展規(guī)劃和圖書資源現(xiàn)狀，制定詳細的圖書采購需求清單。需求清單應明確圖書的類別、數(shù)量、版本、作者等信息。2.計劃編制圖書館根據(jù)圖書采購需求清單，結合學校的圖書經(jīng)費預算，編制圖書采購計劃。采購計劃應分學期或年度制定，明確采購圖書的種類、數(shù)量、預算金額等內(nèi)容。采購計劃應報學校主管領導審批。審批通過后的采購計劃作為圖書采購工作的依據(jù)，不得隨意變更。如因特殊情況需要調(diào)整采購計劃，應重新履行審批手續(xù)。三、供應商選擇與管理1.供應商篩選建立供應商信息庫，通過多種渠道收集供應商資料，包括網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、同行交流等。對供應商的資質(zhì)、信譽、經(jīng)營狀況、圖書品種和價格等進行綜合評估，篩選出符合要求的供應商。要求供應商提供營業(yè)執(zhí)照、出版物經(jīng)營許可證、稅務登記證等相關資質(zhì)證明文件，并對其進行審核。確保供應商具備合法經(jīng)營資格，能夠提供正版、優(yōu)質(zhì)的圖書產(chǎn)品。2.供應商評估定期對供應商進行評估，評估內(nèi)容包括圖書質(zhì)量、供貨及時性、售后服務、價格合理性等方面。評估方式可采用問卷調(diào)查、實地考察、采購績效分析等。根據(jù)評估結果，對供應商進行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予更多的合作機會；對于存在問題的供應商，及時提出整改意見，如整改后仍不符合要求，應終止合作。3.合作協(xié)議簽訂與選定的供應商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務。合作協(xié)議應包括圖書品種、價格、供貨時間、交貨地點、驗收標準、售后服務等條款。在合作協(xié)議中，應明確約定供應商提供的圖書必須是正版，如出現(xiàn)質(zhì)量問題或盜版情況，供應商應承擔相應的法律責任和經(jīng)濟賠償責任。四、采購流程1.采購申請圖書館采購人員根據(jù)批準的采購計劃，填寫圖書采購申請表。申請表應注明圖書的類別、書名、作者、出版社、版本、數(shù)量、預算金額等信息，并附上相關的圖書推薦資料或采購依據(jù)。采購申請表經(jīng)圖書館負責人審核簽字后，報學校財務部門審批。財務部門根據(jù)學校的經(jīng)費預算情況進行審批，審批通過后方可進行采購。2.招標采購對于金額較大的圖書采購項目，應按照學校的招標管理規(guī)定，采用公開招標、邀請招標或競爭性談判等方式進行采購。招標采購應嚴格按照規(guī)定的程序進行，包括發(fā)布招標公告、編制招標文件、開標、評標、定標等環(huán)節(jié)。在招標采購過程中，應組織相關人員對投標供應商的資質(zhì)、信譽、圖書質(zhì)量、價格、售后服務等進行綜合評審，選擇最優(yōu)的供應商作為中標單位。3.直接采購對于金額較小、時間緊迫或市場上只有少數(shù)供應商提供的圖書品種，可采用直接采購的方式。直接采購應選擇信譽良好、質(zhì)量可靠的供應商，并簽訂采購合同。直接采購過程中，采購人員應與供應商進行充分溝通，確保圖書的質(zhì)量、價格、交貨時間等符合要求。采購合同應明確雙方的權利和義務，以及違約責任等條款。4.驗收圖書到貨后，圖書館應及時組織驗收。驗收人員應根據(jù)采購合同和相關標準，對圖書的品種、數(shù)量、質(zhì)量、版本等進行逐一核對。驗收合格的圖書，應辦理入庫手續(xù)，并登記入賬。驗收不合格的圖書，應及時與供應商聯(lián)系，要求其更換或退貨。如因供應商原因造成的損失，應按照合同約定追究其責任。五、采購預算管理1.預算編制學校財務部門應根據(jù)學校的發(fā)展規(guī)劃、教學需求和圖書資源狀況，結合以往圖書采購情況，編制年度圖書采購預算。預算編制應充分考慮各學科、各年級的教學和閱讀需求，確保預算的合理性和科學性。圖書采購預算應明確采購圖書的類別、數(shù)量、預算金額等內(nèi)容，并按照學校的經(jīng)費管理規(guī)定進行審批。審批通過后的預算作為圖書采購工作的控制依據(jù)，不得隨意突破。2.預算執(zhí)行圖書館應嚴格按照批準的圖書采購預算進行采購，不得超預算采購。如因特殊情況需要調(diào)整預算，應按照學校的預算調(diào)整程序進行申報和審批。財務部門應加強對圖書采購預算執(zhí)行情況的監(jiān)督和檢查，定期對預算執(zhí)行情況進行分析和通報。對于預算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行糾正，確保預算的嚴格執(zhí)行。3.預算調(diào)整在圖書采購過程中，如因市場價格波動、教學需求變化等原因，需要調(diào)整采購預算，圖書館應及時提出預算調(diào)整申請。申請應詳細說明調(diào)整的原因、調(diào)整的內(nèi)容和金額等，并附上相關的證明材料。預算調(diào)整申請經(jīng)學校主管領導審批后，報財務部門備案。財務部門根據(jù)審批結果對預算進行調(diào)整，并相應調(diào)整圖書采購計劃。六、采購合同管理1.合同簽訂圖書采購合同應采用書面形式簽訂，明確雙方的權利和義務。合同內(nèi)容應包括圖書品種、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、驗收標準、售后服務、付款方式、違約責任等條款。在簽訂合同前，采購人員應仔細審核合同條款，確保合同內(nèi)容符合學校的要求和利益。對于合同中的重要條款，應與供應商進行充分溝通和協(xié)商，達成一致意見后再簽訂合同。2.合同履行采購人員應按照合同約定，及時與供應商溝通，跟蹤圖書的生產(chǎn)、運輸和交貨情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務。圖書館應按照合同約定的驗收標準對圖書進行驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與供應商聯(lián)系，要求其解決。對于供應商的違約行為，應按照合同約定追究其責任。3.合同變更與解除在合同履行過程中，如因不可抗力或其他原因需要變更或解除合同，雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。變更或解除合同的協(xié)議應明確變更或解除的原因、內(nèi)容和時間等，并按照學校的合同管理規(guī)定進行審批。合同變更或解除后，雙方應按照協(xié)議約定辦理相關手續(xù)，如結算貨款、退還貨物等。七、采購檔案管理1.檔案收集圖書采購過程中形成的各類文件和資料，包括采購計劃、采購申請、招標采購文件、直接采購合同、驗收報告、付款憑證等，均應作為采購檔案進行收集和整理。采購人員應及時將采購過程中產(chǎn)生的文件和資料移交圖書館檔案管理人員，檔案管理人員應按照檔案管理的要求進行分類、編號和裝訂。2.檔案整理采購檔案應按照年度、類別進行整理，建立檔案目錄，便于查閱和管理。檔案整理應做到內(nèi)容完整、分類準確、編號清晰、裝訂整齊。對于電子檔案，應進行備份存儲，并建立相應的索引和目錄，確保電子檔案的安全和可查性。3.檔案保管采購檔案應妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室中，確保檔案的安全和完整。檔案保管期限應按照學校的檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。在檔案保管期間，應定期對檔案進行檢查和維護，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行修復和補充。4.檔案查閱因工作需要查閱采購檔案的人員，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)圖書館負責人批準后，方可查閱。查閱檔案時，應在檔案管理人員的陪同下進行，不得擅自涂改、抽取、復制檔案內(nèi)容。查閱檔案后，應及時歸還檔案，并在檔案查閱登記表上簽字確認。如因特殊情況需要復印檔案內(nèi)容，應經(jīng)圖書館負責人批準，并按照規(guī)定進行登記。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制學校應建立健全圖書采購監(jiān)督機制，加強對采購過程的全程監(jiān)督。監(jiān)督內(nèi)容包括采購計劃的執(zhí)行情況、供應商的選擇與管理、采購流程的合規(guī)性、采購合同的履行情況等。學校紀檢監(jiān)察部門應定期對圖書采購工作進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。對于違反采購制度的行為，應依法依規(guī)追究相關人員的責任。2.考核制度建立圖書采購考核制度，對圖書館采購人員的工作績效進行考核?？己藘?nèi)容包括采購任務完成情況、圖書