oa系統歸檔管理制度一、總則（一）目的為了加強公司文件資料的管理，確保文件資料的完整性、準確性和安全性，便于文件資料的查閱、利用和保存，特制定本OA系統歸檔管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門通過OA系統產生的各類文件、資料、報表等的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司所有通過OA系統形成的文件資料統一由公司指定的部門進行歸檔管理。2.分類歸檔原則：按照文件資料的類別、性質、來源等進行分類歸檔，便于查找和利用。3.及時歸檔原則：文件資料在完成相關流程后應及時進行歸檔，確保歸檔的及時性和完整性。4.保密原則：對涉及公司機密的文件資料，應嚴格按照公司保密制度進行管理，確保信息安全。二、歸檔范圍（一）行政文件1.公司發布的各類規章制度、通知、通報、決定等。2.公司行政會議紀要、決議等。3.公司領導的重要講話、批示等。（二）人事文件1.員工招聘、錄用、轉正、晉升、調動、離職等相關文件。2.員工績效考核、獎懲等文件。3.員工培訓計劃、培訓記錄、培訓總結等文件。（三）財務文件1.公司財務預算、決算報告。2.財務報表、財務分析報告等。3.費用報銷憑證、發票等。（四）業務文件1.銷售合同、訂單、報價單等。2.采購合同、采購訂單、供應商資料等。3.項目立項報告、項目計劃、項目進度報告、項目驗收報告等。（五）其他文件1.公司獲得的榮譽證書、資質證書等。2.公司對外發布的宣傳資料、新聞稿件等。3.其他與公司業務相關的文件資料。三、歸檔要求（一）文件格式1.歸檔的文件資料應采用通用的電子文檔格式，如PDF、DOC、XLS等，確保文件的可讀性和兼容性。2.對于掃描件，應保證掃描清晰、完整，分辨率不低于300dpi。（二）文件命名1.文件命名應簡潔明了，能夠準確反映文件的內容和主題。2.命名規則為：文件主題+日期+部門+作者，如“關于召開年度總結會議的通知20XX年X月X日行政部張三”。（三）文件內容1.文件應內容完整，簽字、蓋章等手續齊全。2.對于重要文件，應附上相關的說明或注釋，以便于理解和查閱。（四）文件分類1.按照歸檔范圍的分類要求，對文件進行分類整理，確保同一類別的文件存放在同一文件夾或目錄下。2.文件夾或目錄的命名應與分類名稱一致，便于查找和管理。四、歸檔流程（一）文件生成1.各部門員工在OA系統中起草、編輯文件時，應按照文件命名和格式要求進行操作。2.文件完成審批流程后，由起草人負責將文件提交至指定的歸檔文件夾或目錄下。（二）文件審核1.歸檔管理人員在收到文件后，應對文件的格式、命名、內容等進行審核，確保文件符合歸檔要求。2.對于不符合要求的文件，應及時通知起草人進行修改和完善。（三）文件歸檔1.審核通過的文件，由歸檔管理人員按照分類要求進行歸檔，并建立相應的索引和目錄。2.歸檔完成后，應及時更新OA系統中的文件狀態，確保文件的可查閱性。五、查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部員工因工作需要查閱文件資料的，可通過OA系統進行申請，經所在部門負責人批準后，即可查閱相關文件。2.涉及公司機密的文件資料，查閱權限僅限于公司高層管理人員和相關業務部門負責人，并需經過公司保密管理部門的審批。（二）查閱流程1.申請人在OA系統中填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、文號、查閱目的等信息。2.所在部門負責人對申請進行審批，審批通過后提交至歸檔管理人員。3.歸檔管理人員根據申請內容，在OA系統中提供文件的查閱鏈接或下載權限，并記錄查閱情況。（三）借閱權限1.因特殊情況需要借閱文件資料的，需經公司分管領導批準，并填寫《文件借閱申請表》。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。（四）借閱流程1.申請人在OA系統中填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、文號、借閱目的、借閱期限等信息。2.所在部門負責人對申請進行審核，審核通過后提交至公司分管領導審批。3.公司分管領導審批通過后，申請人持審批通過的《文件借閱申請表》到歸檔管理人員處辦理借閱手續。4.歸檔管理人員將借閱的文件資料提供給申請人，并要求申請人在《文件借閱登記表》上簽字確認。5.借閱期限屆滿，申請人應按時歸還借閱的文件資料，并到歸檔管理人員處辦理歸還手續。歸檔管理人員對歸還的文件資料進行檢查，如發現文件資料有損壞、丟失等情況，應及時報告并追究借閱人的責任。六、存儲與備份（一）存儲方式1.公司通過OA系統產生的文件資料應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，確保數據的安全性和可靠性。2.存儲設備應定期進行檢查和維護，防止數據丟失或損壞。（二）備份策略1.采用定期備份和實時備份相結合的方式，確保文件資料的安全性。2.定期備份的周期為[X]天，備份數據應存儲在異地存儲設備上，以防止本地數據丟失。3.實時備份應確保OA系統數據的實時同步，以便在系統出現故障時能夠及時恢復數據。（三）備份管理1.備份數據應進行嚴格的管理，建立備份數據的索引和目錄，便于查找和恢復。2.定期對備份數據進行檢查和驗證，確保備份數據的完整性和可用性。3.如發現備份數據存在問題，應及時采取措施進行恢復和處理，并記錄相關情況。七、保密管理（一）保密措施1.對涉及公司機密的文件資料，應設置相應的訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問。2.在OA系統中對機密文件進行加密存儲，防止數據泄露。3.對接觸機密文件的人員進行背景審查和保密培訓，簽訂保密協議，明確保密責任。（二）保密監督1.公司保密管理部門定期對OA系統中機密文件的訪問情況進行檢查，發現異常情況及時進行處理。2.對違反保密制度的行為，應按照公司相關規定進行嚴肅處理，情節嚴重的依法追究法律責任。八、安全管理（一）安全防護1.加強OA系統的安全防護措施，安裝防火墻、殺毒軟件等，防止網絡攻擊和病毒入侵。2.定期對OA系統進行安全漏洞掃描和修復，確保系統的安全性。（二）數據安全1.對OA系統中的數據進行加密傳輸和存儲，防止數據在傳輸過程中被竊取或篡改。2.建立數據恢復機制，定期進行數據備份和恢復演練，確保在系統出現故障時能夠及時恢復數據。（三）用戶安全1.加強對OA系統用戶的管理，設置強密碼，并定期更換密碼。2.對