人力文件歸類管理制度一、總則（一）目的為了加強公司人力文件的規范化管理，提高文件處理效率，確保文件的完整性、準確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有與人力相關的文件，包括但不限于招聘文件、培訓文件、績效考核文件、薪酬福利文件、員工關系文件等。（三）管理原則1.分類管理原則：按照文件的性質、用途、時間等因素進行分類，便于查找和使用。2.集中統一原則：人力文件由人力資源部門集中統一管理，確保文件的一致性和規范性。3.安全保密原則：嚴格遵守公司的保密制度，確保文件的安全和保密。4.動態更新原則：根據公司的發展和管理需要，及時更新和完善人力文件。二、文件分類（一）招聘文件1.招聘計劃：包括年度招聘計劃、季度招聘計劃、月度招聘計劃等。2.招聘渠道資料：如招聘網站信息、校園招聘合作協議、人才市場攤位租賃協議等。3.招聘流程文件：招聘申請表、面試評估表、錄用審批表等。4.候選人資料：簡歷、面試記錄、背景調查資料等。（二）培訓文件1.培訓計劃：年度培訓計劃、專項培訓計劃等。2.培訓課程資料：培訓大綱、教材、課件等。3.培訓記錄：培訓簽到表、培訓反饋表、培訓考核成績等。4.培訓師資資料：內部培訓師簡歷、外部培訓師合作協議等。（三）績效考核文件1.績效考核制度：公司績效考核管理辦法、各部門績效考核實施細則等。2.績效指標體系：各崗位績效指標庫、績效目標設定表等。3.績效考核記錄：績效評估表、績效面談記錄、績效申訴處理記錄等。4.績效結果應用文件：績效獎金分配方案、晉升調薪依據等。（四）薪酬福利文件1.薪酬制度：工資結構、薪酬計算方法、薪酬調整機制等。2.福利制度：法定福利政策、公司福利項目介紹、福利申請流程等。3.薪酬核算記錄：工資表、獎金發放記錄、福利費用報銷記錄等。4.薪酬調研資料：同行業薪酬水平調研報告、市場薪酬動態分析報告等。（五）員工關系文件1.勞動合同：員工勞動合同文本、續簽合同記錄、解除/終止合同記錄等。2.員工入職/離職手續文件：入職登記表、離職申請表、工作交接清單等。3.員工關懷文件：員工生日福利記錄、節日慰問記錄、員工活動策劃方案及執行記錄等。4.勞動糾紛處理文件：勞動爭議調解記錄、仲裁/訴訟相關文件等。三、文件編號（一）編號規則人力文件編號采用“年份+類別代碼+順序號”的格式。例如，2023ZP001，表示2023年的招聘類文件，順序號為001。（二）類別代碼1.ZP：招聘文件2.PX：培訓文件3.JX：績效考核文件4.XC：薪酬福利文件5.YG：員工關系文件四、文件起草與審核（一）起草1.人力文件由相關業務部門或人力資源部門指定專人負責起草。2.起草人員應根據公司實際情況和管理需求，確保文件內容準確、完整、清晰，語言簡潔明了，易于理解和執行。3.文件起草應注明起草部門、起草人、起草日期，并附上必要的說明和依據。（二）審核1.人力文件起草完成后，需提交至人力資源部門負責人進行審核。2.審核人員應重點審核文件內容是否符合公司政策法規和相關制度要求，與其他制度是否協調一致，條款是否合理可行，格式是否規范等。3.審核人員應在文件上簽署審核意見，并注明審核日期。如審核通過，文件進入會簽環節；如審核不通過，起草人員應根據審核意見進行修改，直至審核通過。五、文件會簽（一）會簽范圍涉及多個部門職責或對其他部門有重大影響的人力文件，需進行會簽。（二）會簽流程1.人力資源部門將審核通過的文件發送至相關部門進行會簽。2.各會簽部門應在收到文件后的[X]個工作日內完成會簽，并簽署明確的意見。如無異議，應簽署“同意”字樣；如有異議，應詳細說明理由。3.會簽部門簽署意見后，將文件返回人力資源部門。人力資源部門負責匯總各部門意見，并根據情況進行協調溝通。如意見分歧較大，應組織相關部門進行專題討論，達成一致意見后對文件進行修改完善。六、文件審批（一）審批權限1.一般性人力文件，由人力資源部門負責人審批。2.涉及公司重要政策、制度調整或對公司有重大影響的文件，需報公司分管領導審批，必要時提交公司總經理辦公會審議。（二）審批流程1.人力資源部門將經過會簽且修改完善后的文件提交至相應審批人進行審批。2.審批人應認真審閱文件內容，簽署審批意見，并注明審批日期。如審批通過，文件生效；如審批不通過，文件返回人力資源部門，起草人員應根據審批意見進行修改，重新履行審核、會簽、審批程序。七、文件發放（一）發放范圍根據文件內容和工作需要，確定文件的發放范圍。發放范圍一般包括公司領導、各部門負責人、相關業務人員等。（二）發放方式1.紙質文件：通過專人送達、郵寄、內部文件交換等方式發放。發放時應填寫《文件發放登記表》，注明文件名稱、編號、發放部門、接收人、發放日期等信息，并由接收人簽字確認。2.電子文件：通過公司內部辦公系統、電子郵件等方式發送。發送時應在郵件主題或系統通知中注明文件名稱、編號，并確保接收人能夠及時查收。八、文件歸檔（一）歸檔時間人力文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件整理歸檔。一般情況下，應在文件生效后的[X]個工作日內完成歸檔工作。（二）歸檔要求1.歸檔文件應齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、簽批單、會簽意見等。2.歸檔文件應按照分類編號順序進行整理，同一類文件應集中存放，并建立相應的目錄索引，便于查找和檢索。3.電子文件應按照公司電子檔案管理規定進行存儲和備份，確保文件的安全性和完整性。（三）歸檔流程1.承辦部門將整理好的紙質文件和電子文件一并提交至人力資源部門檔案管理人員。2.檔案管理人員對歸檔文件進行核對、清點，確認無誤后辦理歸檔手續，并在《文件歸檔登記表》上簽字。3.檔案管理人員將歸檔文件按照檔案管理要求進行分類存放，并更新檔案目錄。九、文件查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱人力文件，應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件名稱、編號、查閱目的等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到人力資源部門檔案管理人員處查閱。2.檔案管理人員應根據申請內容提供相應文件，并在《文件查閱登記表》上記錄查閱人姓名、部門、查閱日期、查閱文件名稱及編號等信息。查閱人應在規定地點查閱文件，不得擅自將文件帶出或轉借他人。3.涉及公司機密的人力文件，查閱人應嚴格遵守公司保密制度，不得泄露文件內容。如需摘抄、復印文件，應經人力資源部門負責人批準。（二）借閱1.公司內部人員因工作需要借閱人力文件，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱期限、借閱目的等信息，經所在部門負責人和人力資源部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.檔案管理人員應向借閱人提供相應文件，并辦理借閱登記手續，注明借閱人姓名、部門、借閱日期、借閱文件名稱及編號、預計歸還日期等信息。借閱人應在規定期限內歸還文件，如需延期，應提前辦理續借手續。3.借閱人應妥善保管借閱文件，不得擅自涂改、損壞、丟失。如發現文件有損壞或丟失情況，應及時向人力資源部門報告，并承擔相應責任。十、文件保管與保密（一）保管1.人力資源部門應指定專人負責人力文件的保管工作，確保文件存放安全、有序。2.檔案管理人員應定期對檔案進行整理、清查，確保文件的完整性和準確性。如發現文件有損壞、丟失或霉變等情況，應及時采取措施進行修復或補充。3.檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保文件安全。（二）保密1.人力文件涉及公司商業秘密、員工個人隱私等敏感信息，所有接觸和處理文件的人員應嚴格遵守公司保密制度，履行保密義務。2.未經公司批準，任何人不得擅自將人力文件泄露給公司以外的人員。如因工作需要對外提供文件，應按照公司相關規定進行審批，并采取必要的保密措施。3.檔案管理人員應嚴格控制文件查閱和借閱范圍，對涉及保密的文件應進行特殊標識和管理。如發現有違反保密制度的行為，應及時報告公司領導，并追究相關人員的責任。十一、文件清理與銷毀（一）清理1.人力資源部門應定期對人力文件進行清理，根據文件的保存期限和實際使用情況，確定需要清理的文件清單。2.清理工作應在每年[X]月底前完成，清理時應確保文件的完整性和準確性，避免誤清重要文件。（二）銷毀1.對于已過保存期限且無留存價值的人力文件，由人力資源部門填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、數量、銷毀原因等信息，經人力資源部門負責人和公司分管領導批準后，進行銷毀處理。2.文