業務對外聯絡管理制度一、總則（一）目的為規范公司業務對外聯絡行為，確保對外聯絡工作的高效、有序進行，維護公司良好形象，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在開展業務過程中與外部機構、單位、個人進行的各類聯絡活動，包括但不限于商務洽談、合作協議簽訂、信息溝通、客戶關系維護等。（三）基本原則1.合法性原則：對外聯絡活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。2.誠信原則：秉持誠實守信的態度，如實提供信息，履行承諾。3.效率原則：以提高工作效率、促進業務發展為目標，優化聯絡流程，減少不必要的環節。4.保密原則：嚴格保守公司商業秘密、技術秘密及其他敏感信息，防止信息泄露。二、聯絡職責分工（一）業務部門1.負責本部門業務范圍內的對外聯絡工作，制定具體聯絡計劃并組織實施。2.主動與客戶、合作伙伴等進行溝通，了解需求，拓展業務合作機會。3.及時反饋對外聯絡過程中的信息，協調解決聯絡中出現的問題。（二）市場部門1.協助業務部門開展市場調研，收集行業動態、競爭對手信息等，為對外聯絡提供支持。2.負責公司品牌推廣和形象宣傳方面的對外聯絡工作，提升公司知名度和美譽度。3.參與重要商務活動、展會等的聯絡組織工作，拓展市場渠道。（三）行政部門1.負責公司對外聯絡的后勤保障工作，如安排會議場地、車輛接送等。2.協助業務部門處理一般性對外聯絡事務，如文件傳遞、資料準備等。3.負責公司印章管理，按照規定審核用印申請，確保對外聯絡文件的合法性和規范性。（四）法務部門1.對重大對外聯絡事項進行法律風險評估，提供法律意見和建議。2.審核對外聯絡相關合同、協議等法律文件，確保公司權益得到有效保障。3.處理對外聯絡過程中的法律糾紛和爭議。三、聯絡流程（一）聯絡準備1.明確聯絡目的：在進行對外聯絡前，需清晰確定聯絡的目標，例如了解合作意向、洽談業務細節、解決問題等。2.收集相關信息：收集與聯絡對象及聯絡事項相關的背景資料、行業動態、公司內部情況等，以便在聯絡過程中能夠準確、全面地溝通。3.制定聯絡方案：根據聯絡目的和收集到的信息，制定詳細的聯絡方案，包括聯絡方式（電話、郵件、面談等）、時間安排、參與人員等。（二）初次聯絡1.選擇合適的聯絡方式：根據聯絡對象的特點和聯絡事項的緊急程度，選擇恰當的聯絡方式。一般來說，重要事項優先考慮面談；日常信息溝通可采用電話或郵件方式。2.禮貌開場：在聯絡中，要以禮貌、熱情的態度開場，介紹自己及所在公司，說明聯絡目的。3.清晰溝通：表達清晰、簡潔，避免使用模糊或容易引起歧義的語言。對于重要信息，可適當重復或確認，確保對方理解。（三）溝通協調1.積極傾聽：認真傾聽對方的意見和需求，給予對方充分表達的機會，不輕易打斷。2.有效反饋：根據對方的發言，及時給予準確、有針對性的反饋，表明自己的態度和觀點。3.協調分歧：在溝通中如出現分歧，要保持冷靜，通過協商、妥協等方式尋求共識。如無法當場達成一致，可約定后續溝通時間。（四）形成決議1.整理溝通結果：對溝通協調的內容進行整理，形成清晰的記錄，包括雙方達成的共識、待解決的問題等。2.確定下一步行動：根據溝通結果，明確下一步的工作安排，如簽訂合同、安排會議、提供資料等，并確定責任人和時間節點。3.撰寫聯絡紀要：對于重要的聯絡事項，撰寫聯絡紀要，經雙方確認后存檔。聯絡紀要應包括聯絡時間、地點、參與人員、溝通內容、決議事項等。（五）后續跟進1.按照決議執行：責任人員要嚴格按照確定的時間節點和工作要求，認真執行后續行動，確保聯絡事項順利推進。2.及時反饋進展：定期向相關人員反饋工作進展情況，如遇問題及時溝通協調解決。3.總結評估：聯絡事項完成后，對整個聯絡過程進行總結評估，分析經驗教訓，為今后的對外聯絡工作提供參考。四、聯絡方式及規范（一）電話聯絡1.選擇合適時間：避免在對方休息、用餐或工作繁忙時段打電話，一般可選擇上午9:0011:00，下午2:005:00。2.準備通話內容：提前整理好要溝通的事項，確保通話簡潔明了，避免臨時慌亂。3.禮貌用語：使用禮貌、規范的語言，如“您好”“請問”“謝謝”等。通話結束時，要說“再見”。4.做好記錄：通話過程中及時記錄重要信息，如對方意見、要求、待辦事項等。（二）郵件聯絡1.規范郵件格式：包括郵件主題、正文、附件等。郵件主題應簡潔明了，概括郵件主要內容；正文內容條理清晰，分段表述；附件應確保格式正確、內容完整，并在正文中注明附件名稱。2.準確稱呼：在郵件開頭準確稱呼對方，避免使用簡稱或不恰當的稱呼。3.語言表達：語言正式、規范，避免使用口語化、隨意的表述。對于重要內容，可適當加粗、下劃線等進行強調。4.及時回復：收到郵件后，應及時查看并回復。如有需要進一步溝通的事項，應明確告知對方回復時間。（三）面談聯絡1.預約面談：提前與對方預約面談時間、地點，并確認參與人員。如因特殊情況需要變更預約，應提前通知對方并說明原因。2.準備充分：面談前要再次熟悉相關資料，梳理思路，準備好可能需要的文件、資料等。3.注意儀表儀態：保持良好的儀表儀態，穿著得體、舉止大方。見面時主動打招呼、握手，注意眼神交流。4.控制面談節奏：合理安排面談時間，突出重點，避免漫無邊際的閑聊。對于重要問題要深入探討，確保溝通效果。五、保密管理（一）保密范圍1.公司商業秘密，如產品配方、生產工藝、營銷策略、客戶信息等。2.公司技術秘密，如專利技術、專有技術、技術研發資料等。3.公司尚未公開的財務信息、人事信息、戰略規劃等敏感信息。（二）保密措施1.簽訂保密協議：與涉及對外聯絡的員工、合作伙伴等簽訂保密協議，明確保密義務和違約責任。2.信息分級管理：根據信息的敏感程度，對公司對外聯絡中涉及的信息進行分級管理，采取不同的保密措施。3.限制接觸范圍：嚴格限制能夠接觸到保密信息的人員范圍，確保信息不被無關人員獲取。4.加強載體管理：對存儲保密信息的載體（如文件、磁盤、光盤等）進行嚴格管理，標注保密標識，妥善保管。（三）泄密處理1.一旦發現有泄密情況，應立即采取措施，如停止相關聯絡活動、封存相關資料等，防止泄密范圍擴大。2.對泄密事件進行調查，查明原因、責任人及泄密造成的影響。3.根據調查結果，按照公司規定對責任人進行嚴肅處理，如警告、罰款、解除勞動合同等，并要求責任人采取措施消除泄密造成的不良影響。同時，追究相關管理人員的管理責任。六、費用管理（一）費用預算1.業務部門在開展對外聯絡工作前，應根據聯絡計劃和預計工作量，編制費用預算，報上級領導審批。2.費用預算應包括交通、住宿、餐飲、通訊、禮品等各項費用明細，確保預算合理、準確。（二）費用報銷1.對外聯絡過程中發生的費用，應按照公司財務制度進行報銷。報銷時需提供合法有效的票據，并填寫報銷申請表，注明費用發生的時間、地點、事由等。2.審批流程：報銷申請表經部門負責人審核、財務部門審核、分管領導審批后，方可報銷。對于超出預算的費用，需額外說明原因并經特殊審批流程。（三）費用控制1.各部門應嚴格控制對外聯絡費用支出，確保費用使用合理、合規。如發現費用超支情況，應及時分析原因并采取措施加以控制。2.財務部門定期對對外聯絡費用進行統計分析，為公司費用管理提供數據支持和決策依據。七、考核與獎懲（一）考核指標1.聯絡效果：根據對外聯絡是否達到預期目標，如業務合作是否成功、客戶滿意度是否提高等進行考核。2.溝通能力：考察員工在聯絡過程中的表達能力、傾聽能力、協調能力等。3.保密工作：檢查員工是否嚴格遵守保密制度，有無發生泄密事件。4.費用控制：考核員工在對外聯絡費用使用方面是否符合預算要求，有無浪費現象。（二）獎勵措施1.對于在對外聯絡工作中表現出色，為公司帶來顯著經濟效益或提升公司形象的員工，給予表彰和獎勵，如獎金、榮譽證書等。2.對提出創新性聯絡思路或方法，有效推動業務發展的員工，給予特別獎勵。（三）懲罰措施1.對于因聯絡工作失誤給公司造成損失的員工，視情節輕重給予警告、罰款、降職等處罰。2.對違反保密制度，導致公司信息泄露的員工，按照公司規定嚴肅處理，