企業(yè)物業(yè)結(jié)算管理制度一、總則1.目的為規(guī)范企業(yè)物業(yè)結(jié)算管理工作，確保物業(yè)費(fèi)用的準(zhǔn)確核算、及時(shí)支付與合理控制，保障企業(yè)與物業(yè)服務(wù)供應(yīng)商之間的良好合作關(guān)系，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)總部及下屬各分支機(jī)構(gòu)涉及的物業(yè)費(fèi)用結(jié)算相關(guān)事宜，包括但不限于辦公場地、生產(chǎn)園區(qū)等各類物業(yè)的租金、物業(yè)費(fèi)、水電費(fèi)、維修費(fèi)用等結(jié)算業(yè)務(wù)。3.職責(zé)分工財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)物業(yè)費(fèi)用結(jié)算的賬務(wù)處理，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。審核物業(yè)費(fèi)用相關(guān)憑證，對不符合規(guī)定的費(fèi)用支出提出異議并進(jìn)行調(diào)整。定期與物業(yè)服務(wù)供應(yīng)商核對賬目，編制物業(yè)費(fèi)用結(jié)算報(bào)表。根據(jù)合同約定和資金狀況，安排物業(yè)費(fèi)用的支付。行政部門作為物業(yè)費(fèi)用結(jié)算的牽頭部門，負(fù)責(zé)與物業(yè)服務(wù)供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，簽訂物業(yè)服務(wù)合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。收集、整理物業(yè)費(fèi)用結(jié)算所需的各類原始資料，如物業(yè)使用記錄、費(fèi)用明細(xì)清單等。對物業(yè)費(fèi)用結(jié)算數(shù)據(jù)進(jìn)行初步審核，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。協(xié)助財(cái)務(wù)部門處理物業(yè)費(fèi)用結(jié)算過程中的相關(guān)問題，如爭議協(xié)調(diào)等。使用部門配合行政部門提供物業(yè)使用相關(guān)信息，如實(shí)際使用面積、設(shè)備設(shè)施使用情況等。對物業(yè)費(fèi)用結(jié)算情況進(jìn)行監(jiān)督，如有疑問及時(shí)反饋給行政部門和財(cái)務(wù)部門。二、物業(yè)費(fèi)用結(jié)算流程費(fèi)用核算1.日常費(fèi)用記錄物業(yè)服務(wù)供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定，定期（每月或每季度）向行政部門提供物業(yè)費(fèi)用明細(xì)清單，包括各項(xiàng)費(fèi)用的計(jì)算依據(jù)、金額等。行政部門負(fù)責(zé)收集、整理這些費(fèi)用明細(xì)清單，并與物業(yè)使用記錄進(jìn)行核對。物業(yè)使用記錄由使用部門負(fù)責(zé)提供，詳細(xì)記錄物業(yè)的使用情況，如辦公場地的實(shí)際使用面積、設(shè)備設(shè)施的開啟時(shí)間等。使用部門應(yīng)確保記錄的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，并及時(shí)提交給行政部門。2.費(fèi)用計(jì)算審核行政部門對物業(yè)服務(wù)供應(yīng)商提供的費(fèi)用明細(xì)清單進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核費(fèi)用項(xiàng)目是否符合合同約定、計(jì)算依據(jù)是否準(zhǔn)確、金額是否正確等。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)與物業(yè)服務(wù)供應(yīng)商溝通，要求其進(jìn)行解釋或調(diào)整。審核無誤后，行政部門將費(fèi)用明細(xì)清單及相關(guān)審核意見提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對費(fèi)用明細(xì)清單進(jìn)行再次審核，重點(diǎn)審核費(fèi)用的會計(jì)核算方法是否正確、是否符合公司財(cái)務(wù)制度等。財(cái)務(wù)部門如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與行政部門溝通，共同協(xié)商解決方案。費(fèi)用支付1.支付申請財(cái)務(wù)部門根據(jù)審核通過的物業(yè)費(fèi)用明細(xì)清單，編制物業(yè)費(fèi)用支付申請單。支付申請單應(yīng)包括費(fèi)用所屬期間、費(fèi)用項(xiàng)目、金額、支付對象等信息，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審批流程支付申請單提交給公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批流程根據(jù)公司的財(cái)務(wù)審批制度執(zhí)行，一般情況下，物業(yè)費(fèi)用支付申請需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)等審批簽字。審批通過后，支付申請單返回財(cái)務(wù)部門，作為安排資金支付的依據(jù)。3.資金支付財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批通過的支付申請單，按照公司的資金支付流程進(jìn)行資金支付。資金支付方式可根據(jù)合同約定和公司實(shí)際情況選擇銀行轉(zhuǎn)賬、支票等方式。在資金支付過程中，財(cái)務(wù)部門應(yīng)確保支付信息的準(zhǔn)確性和安全性，避免出現(xiàn)支付錯(cuò)誤或資金風(fēng)險(xiǎn)。賬目核對1.定期核對財(cái)務(wù)部門定期（每月或每季度）與物業(yè)服務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行賬目核對，確保雙方賬目一致。賬目核對內(nèi)容包括物業(yè)費(fèi)用的發(fā)生額、余額、支付情況等。財(cái)務(wù)部門應(yīng)編制賬目核對表，詳細(xì)記錄核對結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬目不一致的情況，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與物業(yè)服務(wù)供應(yīng)商溝通，查找原因并進(jìn)行調(diào)整。2.差異處理對于賬目核對中發(fā)現(xiàn)的差異，財(cái)務(wù)部門和物業(yè)服務(wù)供應(yīng)商應(yīng)共同進(jìn)行分析，查找原因。如因計(jì)算錯(cuò)誤、數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤等原因?qū)е碌牟町悾p方應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整；如因合同爭議等原因?qū)е碌牟町悾p方應(yīng)通過協(xié)商或其他合法途徑解決。在差異處理過程中，財(cái)務(wù)部門應(yīng)做好記錄，并及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)差異處理情況。三、物業(yè)服務(wù)合同管理1.合同簽訂行政部門負(fù)責(zé)與物業(yè)服務(wù)供應(yīng)商簽訂物業(yè)服務(wù)合同。在簽訂合同前，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員對物業(yè)服務(wù)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、服務(wù)能力等進(jìn)行評估，確保其具備提供優(yōu)質(zhì)物業(yè)服務(wù)的能力。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、支付方式、結(jié)算周期、違約責(zé)任等條款。合同條款應(yīng)清晰、明確，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。合同簽訂后，行政部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給財(cái)務(wù)部門和使用部門，以便各部門了解合同內(nèi)容，做好相關(guān)工作。2.合同執(zhí)行跟蹤行政部門負(fù)責(zé)跟蹤物業(yè)服務(wù)合同的執(zhí)行情況，定期檢查物業(yè)服務(wù)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量是否符合合同約定。如發(fā)現(xiàn)物業(yè)服務(wù)供應(yīng)商存在服務(wù)質(zhì)量問題，行政部門應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改。同時(shí)，行政部門應(yīng)關(guān)注物業(yè)服務(wù)供應(yīng)商的費(fèi)用結(jié)算情況，確保其按照合同約定及時(shí)、準(zhǔn)確地提供費(fèi)用明細(xì)清單和發(fā)票等結(jié)算資料。3.合同變更與終止如因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、物業(yè)服務(wù)供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等原因需要變更或終止物業(yè)服務(wù)合同，行政部門應(yīng)按照合同約定的程序進(jìn)行操作。在合同變更或終止前，行政部門應(yīng)與物業(yè)服務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行充分溝通，協(xié)商解決相關(guān)問題，如費(fèi)用結(jié)算、服務(wù)交接等。合同變更或終止后，行政部門應(yīng)及時(shí)將相關(guān)情況通知財(cái)務(wù)部門和使用部門，并做好相關(guān)資料的歸檔工作。四、費(fèi)用報(bào)銷管理1.報(bào)銷范圍物業(yè)費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，僅限于與企業(yè)物業(yè)使用相關(guān)的合理費(fèi)用支出。具體報(bào)銷范圍包括但不限于租金、物業(yè)費(fèi)、水電費(fèi)、維修費(fèi)用、清潔費(fèi)用、綠化費(fèi)用等。2.報(bào)銷憑證報(bào)銷人應(yīng)提供真實(shí)、合法、有效的報(bào)銷憑證，如發(fā)票、收據(jù)、合同等。發(fā)票應(yīng)符合國家稅收法規(guī)的規(guī)定，具備發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、服務(wù)內(nèi)容、金額等要素。對于金額較大的物業(yè)費(fèi)用支出，報(bào)銷人還應(yīng)提供相關(guān)的審批文件、合同協(xié)議等資料，作為報(bào)銷的附件。3.報(bào)銷流程報(bào)銷人按照公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定的報(bào)銷流程填寫報(bào)銷單，將報(bào)銷憑證粘貼在報(bào)銷單后面，并提交給部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人對報(bào)銷單進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核報(bào)銷內(nèi)容是否符合公司規(guī)定、報(bào)銷憑證是否真實(shí)有效、金額是否合理等。審核通過后，部門負(fù)責(zé)人在報(bào)銷單上簽字確認(rèn)。報(bào)銷單提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行復(fù)審。財(cái)務(wù)部門對報(bào)銷單進(jìn)行再次審核，重點(diǎn)審核報(bào)銷憑證的合法性、合規(guī)性、會計(jì)核算方法是否正確等。審核無誤后，財(cái)務(wù)部門在報(bào)銷單上簽字確認(rèn)，并按照公司資金支付流程進(jìn)行報(bào)銷支付。五、財(cái)務(wù)審計(jì)與監(jiān)督1.內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對物業(yè)費(fèi)用結(jié)算情況進(jìn)行審計(jì)，檢查物業(yè)費(fèi)用的核算、支付、報(bào)銷等環(huán)節(jié)是否符合本制度及公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)制定詳細(xì)的審計(jì)計(jì)劃，明確審計(jì)范圍、審計(jì)方法、審計(jì)時(shí)間等。在審計(jì)過程中，內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)收集相關(guān)資料，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，與相關(guān)人員進(jìn)行溝通訪談，確保審計(jì)工作的全面性和準(zhǔn)確性。內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況。對于違反本制度及公司財(cái)務(wù)制度的行為，內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)向公司管理層匯報(bào)，嚴(yán)肅追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.外部監(jiān)督接受相關(guān)政府部門、審計(jì)機(jī)構(gòu)等的外部監(jiān)督檢查。對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應(yīng)積極配合，及時(shí)整改，并將整改情況向相關(guān)部門匯報(bào)。