會計檔案查閱管理制度一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案的管理，規范會計檔案查閱行為，保證會計檔案的安全與完整，根據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》及國家有關法律法規，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案查閱管理。（三）定義會計檔案是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二、會計檔案的范圍與分類（一）會計檔案的范圍1.會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證。2.會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿。3.財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告。4.其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。（二）會計檔案的分類1.按形成時間分類，可分為年度會計檔案、季度會計檔案、月度會計檔案等。2.按會計核算的內容分類，可分為資產類會計檔案、負債類會計檔案、所有者權益類會計檔案、成本類會計檔案、損益類會計檔案等。三、會計檔案的整理與保管（一）會計檔案的整理1.會計憑證應按編號順序排列，原始憑證應附在相應記賬憑證后面，并折疊整齊，加具封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖號碼、憑證張數等。2.會計賬簿應按賬頁順序編號，加具封面，注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份等。3.財務會計報告應按規定格式裝訂成冊，加具封面，注明單位名稱、年度、月份、報告種類等。4.其他會計資料應分類整理，編目造冊。（二）會計檔案的保管1.公司應設置專門的會計檔案保管庫（柜），配備必要的安全防護設施，確保會計檔案的安全。2.會計檔案應分類存放，標識清晰，便于查找。3.會計檔案保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。具體保管期限按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。4.會計檔案保管期滿，需要銷毀時，應由公司檔案管理部門會同會計部門提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。公司負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。5.銷毀會計檔案時，應當由檔案管理部門和會計部門共同派員監銷。監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對；在銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。四、會計檔案查閱的原則（一）合法合規原則查閱會計檔案必須遵守國家法律法規和公司的相關規定，不得利用查閱會計檔案從事違法違規活動。（二）審批授權原則未經公司授權批準，任何人不得擅自查閱會計檔案。查閱會計檔案應按規定的審批程序進行申請和審批。（三）安全保密原則在查閱會計檔案過程中，應采取必要的措施確保會計檔案的安全，不得泄露會計檔案涉及的商業秘密和敏感信息。五、會計檔案查閱的申請與審批（一）查閱申請1.內部查閱公司內部各部門因工作需要查閱會計檔案時，應由查閱部門填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等，并經部門負責人簽字確認后，提交至會計部門。2.外部查閱外部單位（如審計機構、稅務機關等）因工作需要查閱公司會計檔案時，應出具正式的查閱函，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等，并加蓋單位公章。查閱函應提交至公司檔案管理部門，由檔案管理部門審核后轉交給會計部門。（二）查閱審批1.會計部門收到查閱申請表或查閱函后，應對查閱申請進行審核。審核內容包括查閱目的是否合理、查閱內容是否與申請一致、查閱時間是否符合規定等。2.對于內部查閱申請，經會計部門負責人審核同意后，報公司財務負責人審批。3.對于外部查閱申請，經會計部門負責人審核同意后，報公司財務負責人和公司負責人審批。4.審批通過后，會計部門應在《會計檔案查閱申請表》或查閱函上簽署審批意見，并通知查閱申請人。六、會計檔案查閱的實施（一）查閱地點會計檔案查閱應在公司指定的查閱地點進行，一般為公司的檔案保管庫（柜）所在區域或專門設立的查閱室。（二）查閱方式1.現場查閱查閱申請人應在規定的查閱時間內，到指定的查閱地點進行現場查閱。查閱過程中，應保持安靜，不得在檔案上涂改、標記、污損等。2.復制查閱如因工作需要確需復制會計檔案的，應經會計部門負責人和公司財務負責人審批。復制的會計檔案應加蓋公司會計檔案專用章，并注明“此件由本公司提供，與原件一致”字樣。（三）查閱時間1.內部查閱時間一般應安排在正常工作時間內，如需在非工作時間查閱，應提前向會計部門提出申請，并經會計部門負責人和公司財務負責人批準。2.外部查閱時間應根據查閱函中注明的時間安排進行，一般應提前與公司會計部門溝通協調。（四）查閱監督1.在會計檔案查閱過程中，會計部門應安排專人進行監督，確保查閱行為符合規定，查閱過程安全有序。2.查閱監督人員應對查閱申請人的查閱行為進行記錄，包括查閱時間、查閱內容、查閱人員等，以備后續查詢。七、會計檔案查閱的歸還與交接（一）查閱歸還查閱申請人查閱完畢后，應及時將查閱的會計檔案歸還至會計部門。會計部門應對歸還的會計檔案進行清點核對，確保檔案的完整性和準確性。（二）交接手續1.如查閱過程中涉及會計檔案的交接，應辦理相關的交接手續。交接雙方應在《會計檔案查閱交接清單》上簽字確認，注明交接時間、交接內容、交接人員等。2.交接清單應一式兩份，交接雙方各執一份，以備后續查詢。八、會計檔案查閱的違規處理（一）違規行為界定1.未經授權擅自查閱會計檔案。2.在查閱過程中泄露會計檔案涉及的商業秘密和敏感信息。3.對查閱的會計檔案進行涂改、標記、污損、丟失等。4.利用查閱會計檔案從事違法違規活動。（二）處理措施1.對于發現的違規行為，公司將視情節輕重給予相應的處理。情節較輕的，給予警告、批評教育等處理；情節較重的，給予罰款、降職、撤職等處理；構成違法犯罪的，依法追究法律責任。2.因