pos機維護管理制度一、總則1.目的為了確保公司POS機的正常運行，提高工作效率，保障業務的順利開展，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有使用POS機的部門和個人。3.職責分工信息技術部門負責POS機系統的安裝、調試、升級及日常維護。及時處理POS機系統出現的故障，確保系統穩定運行。對POS機操作人員進行系統培訓，解答操作過程中的技術問題。財務部門負責POS機交易數據的審核與管理。監督POS機的使用情況，確保交易的準確性和安全性。與銀行等相關機構協調POS機的資金結算等事宜。使用部門負責本部門POS機的日常保管和正確使用。發現POS機故障或異常情況及時報告信息技術部門。配合信息技術部門和財務部門進行POS機相關的檢查和維護工作。二、POS機的采購與配置1.采購流程根據業務需求，由使用部門提出POS機采購申請，詳細說明采購數量、型號、功能要求等。申請提交至財務部門審核，財務部門根據預算及業務合理性進行審批。審批通過后，由信息技術部門負責聯系供應商進行采購，采購過程中要嚴格按照公司采購制度執行，確保采購設備的質量和售后服務。2.配置要求根據不同業務場景和需求，合理配置POS機的型號和功能。例如，對于零售業務，可配置支持多種支付方式（如銀行卡、微信、支付寶等）的普通POS機；對于大型商場或連鎖企業，可配置具備會員管理、報表統計等功能更強大的POS機。POS機應配備必要的外部設備，如打印機、掃碼槍等，確保設備齊全且能正常工作。每臺POS機應分配唯一的設備編號，并建立詳細的設備檔案，記錄設備型號、購置時間、使用部門、維護記錄等信息。三、POS機的安裝與調試1.安裝環境準備信息技術部門應根據POS機的安裝要求，選擇合適的安裝地點。安裝地點應具備穩定的電源供應、良好的網絡環境，避免潮濕、灰塵較大等不利于設備運行的場所。確保安裝區域有足夠的空間，便于操作人員操作和維護設備。2.安裝調試步驟信息技術人員按照設備說明書進行POS機的硬件安裝，包括連接電源、網絡、打印機等外部設備，并確保連接牢固。安裝完成后，進行軟件系統的安裝和配置。根據公司業務需求，設置POS機的交易參數、商戶信息、操作員信息等。完成硬件和軟件安裝后，進行全面的調試工作。測試POS機的各項功能，包括刷卡、掃碼支付、打印小票、數據傳輸等，確保設備正常運行，交易數據準確無誤。在調試過程中，如發現問題及時記錄并與供應商溝通解決。調試合格后，由信息技術部門、使用部門和財務部門共同簽字確認，方可正式投入使用。四、POS機的日常使用與操作規范1.開機與關機操作人員應在每日營業前，檢查POS機設備外觀是否完好，電源、網絡連接是否正常。打開POS機電源開關，等待設備自檢完成，屏幕顯示正常后，登錄系統進行簽到操作。簽到成功后，方可進行交易處理。營業結束后，操作人員應先進行簽退操作，確保交易數據已正確上傳至系統。然后關閉POS機電源開關，拔掉電源插頭，整理好設備及相關連接線。2.交易操作流程顧客消費時，操作人員應禮貌地請顧客選擇支付方式。對于銀行卡支付，操作人員應按照系統提示，正確操作刷卡或插卡設備，輸入交易金額，讓顧客輸入密碼（如有需要），然后等待系統處理交易。交易成功后，打印交易小票，讓顧客簽字確認。對于掃碼支付，操作人員應掃描顧客出示的支付碼，完成支付流程，并打印小票。在交易過程中，操作人員應密切關注屏幕提示信息，如遇交易失敗等異常情況，應按照系統提示進行相應處理。如因網絡故障等原因導致交易失敗，應在網絡恢復正常后重新發起交易。3.數據管理POS機交易數據應實時上傳至公司后臺系統，確保數據的及時性和準確性。財務部門應每日對POS機交易數據進行審核，核對交易金額、交易時間、支付方式等信息，發現異常交易及時與相關部門溝通核實。信息技術部門應定期備份POS機交易數據，備份數據應妥善保存，保存期限按照公司數據管理規定執行，以便在需要時進行數據查詢和追溯。4.安全操作注意事項操作人員應嚴格遵守公司保密制度，妥善保管個人操作密碼，不得將密碼泄露給他人。在交易過程中，要注意保護顧客隱私，避免在顧客面前泄露交易信息。不得隨意更改POS機系統的設置和參數，如需調整，應經過信息技術部門的批準。如發現POS機出現故障或異常情況，應立即停止使用，并及時報告信息技術部門進行處理，嚴禁私自拆卸或維修POS機設備。五、POS機的維護與保養1.日常維護操作人員每日營業結束后，應對POS機設備進行清潔，使用干凈柔軟的布擦拭屏幕、機身及外部設備，清除灰塵和污漬。檢查POS機的電源線、網絡線等連接線是否松動，如有松動應及時插緊。定期檢查打印機的色帶、紙張等耗材，及時更換不足的耗材，確保打印清晰。2.定期維護信息技術部門應每月對POS機進行一次全面的維護檢查，包括硬件設備的性能檢測、軟件系統的漏洞掃描和更新等。每季度對POS機進行一次深度清潔和保養，打開設備外殼，清理內部灰塵，檢查各部件是否正常工作。根據設備使用情況和廠家建議，定期對POS機進行硬件升級，以提高設備的性能和安全性。3.故障維修當POS機出現故障時，操作人員應立即停止使用，并填寫《POS機故障報告表》，詳細記錄故障現象、出現時間、交易情況等信息。將故障報告表提交至信息技術部門，信息技術人員接到報告后應及時響應，對故障進行診斷和排除。對于簡單故障，信息技術人員應在現場或遠程協助操作人員進行修復；對于復雜故障，如硬件損壞等，應及時聯系設備供應商或專業維修人員進行維修。在維修過程中，要做好維修記錄，包括故障原因、維修措施、更換的部件等信息。維修完成后，對POS機進行全面測試，確保設備恢復正常運行。4.設備保養記錄信息技術部門應建立POS機維護保養檔案，詳細記錄每臺POS機的維護保養情況，包括日常維護、定期維護、故障維修等記錄。維護保養檔案應妥善保存，以便隨時查閱設備的維護歷史和運行狀況，為設備的管理和維護提供依據。六、POS機的安全管理1.物理安全POS機應放置在安全可靠的場所，安裝必要的防盜設備，如監控攝像頭、門禁系統等，防止設備被盜或損壞。對POS機設備的存放地點要嚴格保密，僅限授權人員知曉。運輸POS機時，要采取必要的防護措施，確保設備在運輸過程中不受損壞。2.網絡安全信息技術部門應加強POS機網絡安全管理，設置防火墻、入侵檢測系統等安全防護措施，防止網絡攻擊和數據泄露。定期對POS機網絡進行安全評估和漏洞掃描，及時發現并修復安全隱患。操作人員應使用安全的網絡連接方式，避免在不安全的網絡環境下進行POS機交易操作。3.數據安全嚴格控制對POS機交易數據的訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問和處理交易數據。對交易數據進行加密傳輸和存儲，確保數據在傳輸和存儲過程中的安全性。按照公司數據備份制度，定期備份POS機交易數據，并將備份數據存儲在安全的介質上，異地存放，以防止數據丟失。4.安全培訓與教育信息技術部門應定期組織POS機操作人員進行安全培訓，培訓內容包括網絡安全知識、數據保護意識、設備操作安全等，提高操作人員的安全防范意識和技能。對新入職的POS機操作人員，應進行專門的安全培訓，經考核合格后方可上崗操作。通過內部宣傳、案例分析等方式，加強全體員工對POS機安全管理重要性的認識，營造良好的安全氛圍。七、POS機的報廢與更新1.報廢條件POS機設備出現嚴重故障，經多次維修仍無法正常使用，且維修成本過高，已無維修價值。因技術更新換代，現有POS機設備已無法滿足公司業務發展的需求，且無升級改造的可能。POS機設備使用年限已達到公司規定的報廢期限，且設備性能明顯下降，影響正常業務開展。2.報廢流程使用部門填寫《POS機報廢申請表》，詳細說明POS機的報廢原因、設備編號、購置時間、使用情況等信息，并提交至信息技術部門審核。信息技術部門對申請報廢的POS機進行技術鑒定，確認是否符合報廢條件。如符合報廢條件，在申請表上簽署審核意見后提交至財務部門。財務部門對POS機報廢申請進行財務審核，核實設備的資產狀況和折舊情況。審核通過后，報公司領導審批。公司領導批準后，由信息技術部門負責按照公司資產處置規定對報廢的POS機進行處理，如變賣、拆解等，并做好相關記錄。3.更新流程根據業務發展需要和POS機的使用情況，由使用部門提出POS機更新申請，說明更新的原因、需求數量、功能要求等。申請提交至信息技術部門，信息技術部門結合公司技術發展規劃和預算情況，對更新申請進行評估和審核。審核通過后，信息技術部門制定POS機更新方案，包括設備選型、采購預算、安裝調試計劃等，并提交至財務部門審核。財務部門審核通過后，報公司領導審批。審批通過后，按照POS機采購與配置流程進行設備采購和更新工作。八、監督與考核1.監督機制信息技術部門負責對POS機的日常維護和運行情況進行監督檢查，定期巡查各使用部門的POS機使用情況，及時發現并解決問題。財務部門負責對POS機交易數據的準確性和安全性進行監督，定期抽查交易數據，對發現的問題及時進行整改。公司內部審計部門不定期對POS機的管理和使用情況進行審計，檢查制度執行情況、設備維護情況、交易數據處理情況等，發現違規行為及時進行糾正和處理。2.考核指標設備運行指標：考核POS機的開機率、故障率等指標，確保設備正常運行時間達到規定標準。交易數據指標：考核交易數據的準確性、及時性，交易差錯率應控制在規定范圍內。安全管理指標：考核POS機的安全防護措施落實情況，如網絡安全、數據安全等方面，確保無安全事故發生。維護保養指標：考核POS機的維護保養工作執行情況，包括日常維護、定期維護記錄的完整性等。3