代理機構風險管理制度一、總則（一）目的為加強公司對代理機構的管理，有效識別、評估和控制與代理機構合作過程中的風險，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與各類代理機構建立合作關系及合作期間的風險管理活動。代理機構包括但不限于廣告代理、營銷代理、財務代理、法律代理等為公司提供專業服務的第三方機構。（三）基本原則1.合法合規原則與代理機構的合作及風險管理活動必須遵守國家法律法規、行業規范以及公司內部規章制度。2.風險可控原則通過建立有效的風險識別、評估和應對機制，將與代理機構合作的風險控制在可承受范圍內。3.全面管理原則涵蓋代理機構選擇、合作協議簽訂、合作過程監督、合作終止等全流程的風險管理。4.動態管理原則根據內外部環境變化，及時調整風險管理策略和措施，確保風險管理的有效性。二、代理機構選擇風險（一）資質審查1.基本資質要求代理機構具備合法有效的營業執照、相關行業資質證書等基本經營資質文件，并對其進行真實性核實。2.專業資質根據合作業務的性質，審查代理機構是否具備相應的專業資質，如廣告代理需有廣告經營許可證，財務代理需有代理記賬許可證等。（二）信譽評估1.行業口碑通過行業協會、同行企業、網絡評價等渠道，了解代理機構在業內的口碑，包括服務質量、誠信情況等。2.過往業績查看代理機構的過往項目經驗和業績，評估其是否具備完成公司委托業務的能力和水平。重點關注類似項目的執行情況、客戶滿意度等。3.信用記錄查詢代理機構的信用報告，了解其是否存在不良信用記錄，如逾期還款、合同違約等情況。（三）人員能力評估1.核心團隊了解代理機構核心團隊成員的專業背景、工作經驗和業務能力，確保其能夠勝任公司委托的業務。2.人員穩定性考察代理機構人員隊伍的穩定性，頻繁更換關鍵人員可能影響業務的連續性和服務質量。（四）選擇流程1.需求提出公司相關部門根據業務需要，提出選擇代理機構的需求，明確服務內容、要求和預算等。2.信息收集由專門的工作小組負責收集潛在代理機構的信息，包括資質文件、信譽資料、人員情況等，并進行初步篩選。3.實地考察對篩選出的代理機構進行實地考察，深入了解其辦公環境、運營狀況、團隊協作等情況。4.綜合評估工作小組根據資質審查、信譽評估、人員能力評估等結果，對代理機構進行綜合打分，選擇得分較高的機構作為合作對象。5.審批決策綜合評估結果報公司管理層審批，經批準后確定最終的代理機構。三、合作協議風險（一）合同條款審核1.服務內容條款明確代理機構提供的具體服務內容、服務標準和質量要求，確保雙方對服務范圍和期望達成一致。2.費用條款詳細約定服務費用的金額、支付方式、支付時間等，避免出現費用糾紛。同時，明確費用調整的條件和方式。3.保密條款要求代理機構對公司的商業秘密、技術秘密、客戶信息等予以保密，并規定保密期限和違約責任。4.知識產權條款明確合作過程中產生的知識產權歸屬，避免因知識產權問題引發糾紛。5.違約責任條款詳細規定雙方在合作過程中如出現違約行為應承擔的責任和賠償方式，增強合同的約束力。（二）合同簽訂流程1.合同起草由公司法務部門或相關專業人員根據合作需求起草合作協議，確保合同條款合法合規、明確具體。2.審核會簽合同初稿提交公司相關部門進行審核會簽，各部門從業務、財務、法務等角度提出意見和建議，對合同條款進行修改完善。3.簽訂蓋章經審核通過的合同，由公司法定代表人或授權代表與代理機構簽訂，并加蓋雙方公章。（三）合同變更管理1.變更申請合作過程中如需變更合同條款，由提出變更需求的一方填寫合同變更申請表，詳細說明變更的原因、內容和影響。2.審核審批合同變更申請表提交相關部門進行審核，涉及費用、業務范圍等重大變更的，需報公司管理層審批。3.變更簽訂經審核審批通過后，雙方就變更內容重新簽訂補充協議或修改原合同，并按照合同簽訂流程進行蓋章確認。四、合作過程風險（一）服務質量監督1.建立監督機制公司指定專人或成立專門的監督小組，定期對代理機構的服務質量進行檢查和評估。2.定期匯報代理機構需定期向公司匯報工作進展情況，提交工作成果報告，以便公司及時了解服務情況。3.客戶反饋收集收集公司內部客戶對代理機構服務的反饋意見，及時發現服務中存在的問題，并要求代理機構進行整改。（二）進度跟蹤1.制定工作計劃要求代理機構根據合作協議制定詳細的工作計劃，并提交公司審核。公司按照工作計劃對代理機構的工作進度進行跟蹤。2.進度預警當代理機構的工作進度出現延誤跡象時，及時發出預警通知，要求其說明原因并采取措施加快進度。3.延誤處理如代理機構因自身原因導致工作進度嚴重延誤，影響公司業務開展的，公司有權按照合同約定追究其違約責任，并采取相應的補救措施。（三）信息溝通管理1.建立溝通渠道明確公司與代理機構之間的溝通方式和渠道，如定期會議、工作群、電子郵件等，確保信息傳遞及時、準確。2.信息共享雙方應及時共享與合作業務相關的信息，包括市場動態、行業政策、項目進展等，以便更好地開展工作。3.溝通記錄保存對雙方的溝通記錄進行妥善保存，以備后續查閱和追溯。（四）利益沖突管理1.識別潛在沖突在與代理機構合作過程中，關注是否存在利益沖突情況，如代理機構同時為公司競爭對手提供類似服務等。2.沖突處理一旦發現利益沖突，要求代理機構立即停止相關行為，并采取措施消除沖突影響。如因利益沖突給公司造成損失的，代理機構應承擔賠償責任。五、財務風險（一）費用支付管理1.支付審核嚴格按照合作協議約定的費用支付條款進行審核，確保支付金額準確無誤、支付條件已滿足。2.支付流程建立規范的費用支付流程，由業務部門提交支付申請，財務部門審核，經授權領導審批后進行支付。3.支付記錄保存詳細記錄每一筆費用支付的情況，包括支付時間、金額、支付對象等，以便進行財務核算和審計。（二）成本控制1.預算管理在與代理機構合作前，制定詳細的項目預算，并要求代理機構按照預算開展工作。定期對項目成本進行核算和分析，及時發現成本偏差并采取措施進行控制。2.成本監督對代理機構的費用支出進行監督，防止其不合理開支或虛報費用。如發現異常情況，及時進行調查和處理。（三）財務審計1.定期審計定期對與代理機構合作項目的財務收支情況進行審計，確保財務數據真實、準確、合規。2.專項審計根據需要，對特定項目或代理機構進行專項財務審計，深入排查財務風險。六、保密與知識產權風險（一）保密管理1.保密培訓對涉及與代理機構合作的公司員工進行保密培訓，提高保密意識，明確保密責任。2.保密協議執行監督代理機構嚴格履行保密協議約定的義務，對違反保密協議的行為依法追究責任。3.保密措施要求代理機構采取必要的保密措施，如對涉及公司機密信息的文件、資料進行加密存儲、限制訪問等。（二）知識產權管理1.知識產權歸屬約定明確合作過程中產生的知識產權歸屬，如商標、專利、著作權等，避免因歸屬不清引發糾紛。2.侵權防范關注代理機構在工作中是否存在侵犯第三方知識產權的行為，如有發現，及時要求其采取措施進行整改，防止給公司帶來法律風險。七、應急管理（一）應急預案制定針對與代理機構合作過程中可能出現的重大風險事件，如代理機構突然終止服務、服務質量嚴重惡化、出現重大違約行為等，制定應急預案。明確應急處理流程、責任分工、應對措施等。（二）應急演練定期組織應急演練，檢驗應急預案的可行性和有效性，提高公司應對風險事件的能力。通過演練，發現問題及時對應急預案進行修訂完善。（三）應急處理一旦發生風險事件，立即啟動應急預案，按照預定流程進行應急處理。及時采取措施減少損失，維護公司利益，并根據事件情況進行后續的調查、評估和總結。八、風險管理的監督與評估（一）監督機制1.內部審計監督公司內部審計部門定期對與代理機構合作的風險管理情況進行審計監督，檢查風險管理制度的執行情況、風險應對措施的有效性等。2.管理層監督公司管理層定期聽取與代理機構合作風險管理工作匯報，對風險管理工作進行指導和監督，確保風險管理工作符合公司整體戰略和利益。（二）評估指標1.風險識別準確性評估是否準確識別出與代理機構合作過程中的各類風險。2.風險評估合理性檢查風險評估方法是否科學合理，風險評級是否準確反映風險程度。3.風險應對有效性考察采取的風險應對措施是否有效降低了風險發生的可能性和影響程度。4.制度執行情況評估風險管理制度