xx公章使用管理制度一、總則（一）目的為加強公司公章管理，規范公章使用流程，維護公司合法權益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構，適用于公司所有公章的使用管理，包括但不限于行政公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等。（三）基本原則1.嚴格審批原則：公章使用必須經過嚴格的審批流程，未經審批不得使用。2.登記備案原則：對每次公章使用進行詳細登記備案，以備查詢和追溯。3.安全保管原則：指定專人負責公章保管，確保公章安全存放，防止丟失、被盜用。4.規范使用原則：公章使用應符合法律法規、公司章程及公司相關規定，確保使用合法、合規、有效。二、公章的種類及用途（一）行政公章1.用于以公司名義發布的各類文件、通知、報告、公函等正式公文。2.用于公司對外簽訂的合同、協議、意向書等法律文件。3.用于公司員工的各類證明，如工作證明、收入證明、離職證明等。4.用于公司授權委托他人辦理相關事務的授權委托書。5.其他需要加蓋行政公章的事項。（二）合同專用章專門用于公司對外簽訂的各類合同、協議等經濟合同文件，具有與行政公章同等的法律效力。（三）財務專用章1.用于公司財務結算票據，如支票、匯票、本票等。2.用于公司財務報表、財務憑證等財務文件的蓋章確認。3.其他經公司財務負責人批準的財務相關事項的蓋章。（四）法定代表人章1.用于公司法定代表人簽署的各類法律文件、合同協議等，代表公司法定代表人的意志。2.用于公司財務結算中法定代表人的簽章確認。三、公章的保管（一）保管部門及人員1.行政公章、合同專用章由公司行政管理部門指定專人保管。2.財務專用章由公司財務部門指定專人保管。3.法定代表人章由公司法定代表人或其授權的專人保管。（二）保管要求1.公章保管人員必須具備良好的職業道德和責任心，嚴格遵守公章使用管理制度。2.公章應存放于安全可靠的保險柜或其他安全設施內，確保公章存放安全。3.公章保管人員不得擅自將公章交予他人保管或使用，如遇特殊情況需要委托他人暫時保管，必須經過公司相關領導批準，并辦理交接手續。4.公章保管人員應定期對公章進行檢查，如發現公章有損壞、遺失等情況，應及時報告公司相關領導，并采取相應措施。四、公章的使用流程（一）使用申請1.凡需要使用公章的部門或個人，應填寫《公章使用申請表》，詳細注明用章事由、用章文件名稱、用章時間、用章份數等信息。2.《公章使用申請表》應經部門負責人審核簽字后，報公司相關領導審批。審批流程根據用章事項的重要程度和性質而定，一般事項由部門分管領導審批，重要事項由公司總經理或董事長審批。（二）審核審批1.公司行政管理部門或其他相關審核部門收到《公章使用申請表》后，應認真審核用章事由和相關文件，確保用章事項合法、合規、真實。2.對于不符合規定或存在疑問的用章申請，審核部門有權要求申請部門或個人補充相關材料或作出說明，直至審核通過。3.經審核通過的《公章使用申請表》，由審核部門負責人簽字確認后，按照審批流程報公司相關領導審批。（三）用章登記1.公章保管人員在使用公章前，應仔細核對《公章使用申請表》上的審批簽字是否齊全，用章事項是否與申請表一致。2.確認無誤后，在《公章使用登記簿》上詳細登記用章時間、用章事由、用章文件名稱、用章份數、申請人、審批人等信息，并由用章人簽字確認。3.《公章使用登記簿》應妥善保管，以備查閱和追溯。（四）公章使用1.公章保管人員應在符合規定的用章范圍內，按照審批后的《公章使用申請表》要求正確使用公章。蓋章時應確保公章清晰、端正，騎年蓋月，不得模糊、遺漏。2.對于多頁的文件，應在每頁上加蓋公章，并確保騎縫章完整、清晰。3.公章使用完畢后，公章保管人員應立即將公章放回保險柜或其他安全存放處。（五）用章監督1.在公章使用過程中，公司行政管理部門或其他相關監督部門有權對用章情況進行監督檢查，確保用章行為符合規定。2.如發現用章過程中存在違規行為，監督部門應及時制止，并要求用章人改正。情節嚴重的，應追究相關人員的責任。五、特殊情況的公章使用處理（一）緊急情況1.遇有緊急情況需要立即使用公章，但無法按照正常審批流程辦理時，用章部門或個人應電話向公司相關領導報告，經同意后可先行用章，但事后必須及時補辦審批手續。2.事后補辦的審批手續應包括緊急情況說明、用章記錄、審批簽字等，并按照《公章使用申請表》的格式填寫相關信息，交公司行政管理部門或其他相關審核部門備案。（二）異地用章1.因業務需要在異地使用公章時，原則上應按照本制度規定的流程辦理審批手續。如遇特殊情況無法回公司辦理審批手續，可通過傳真、電子郵件等方式將《公章使用申請表》及相關文件發送至公司相關領導或審核部門進行審批。2.經審批同意后，用章部門或個人應將審批后的《公章使用申請表》傳真至公章保管人員所在部門，公章保管人員按照傳真件進行登記，并根據用章要求進行用章。用章后，公章保管人員應及時將用章情況反饋給審批部門。3.異地用章完畢后，用章部門或個人應將加蓋公章的文件原件或復印件及時郵寄回公司行政管理部門或其他相關審核部門備案。六、公章的停用與銷毀（一）停用1.因公司機構調整、名稱變更、印章損壞等原因，需要停用公章時，由公司行政管理部門提出申請，經公司總經理或董事長批準后，發布公章停用通知。2.公章停用通知應明確公章停用日期、停用原因等信息，并要求各部門及時收回已領用的公章，交回公司行政管理部門統一保管。（二）銷毀1.對于停用的公章，由公司行政管理部門負責組織銷毀。銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、參與人員等信息。2.銷毀方式可采用粉碎、熔化等方式，確保公章無法恢復使用。銷毀記錄應妥善保存，以備查閱。七、違規責任（一）對違規使用公章的行為，公司將視情節輕重給予相應的紀律處分，包括警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等。（二）因違規使用公章給公司造成經濟損失或其他不良影響的，違規責任人應承擔相應的賠償責任。情節嚴重的，將依法追究其法律責任。（三）對于因保管不善導致公章遺失、被盜用等情況，公章保管人員應承擔相應的責任。公司將根據損失情況和責任大小，給予相應的經濟處罰和紀律處分。八、附則（一）本制度自發布之日起生效實施。如有未盡事宜或與國家法律法規、公司章程等相抵觸的，以國家法律法規和公司章程為準。