物業公司行政管理制度

物業公司行政管理制度第一章總則1.目的：為加強物業公司行政管理，規范公司各方面、各層級工作流程，提高工作效率，提升服務質量，更好地為小區業主服務，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于物業公司全體員工，包括管理人員、客服人員、維修人員、安保人員、保潔人員等各個崗位。3.基本原則：遵循公正、公平、公開的原則，以公司發展戰略和服務業主為導向，確保制度的科學性、合理性和可操作性。第二章組織架構與職責1.組織架構-公司設總經理一名，全面負責公司的運營和管理。-下設副總經理若干名，協助總經理分管行政、客服、工程維修、安保、保潔等不同業務板塊。-行政部門作為核心支持部門，負責公司日常行政管理工作，包括人力資源管理、財務管理、物資管理、文件檔案管理等。-客服部門負責與業主溝通協調，處理業主的咨詢、投訴、報修等事務。-工程維修部門負責小區內各類設施設備的維護、保養和維修工作。-安保部門負責小區的安全保衛工作，包括門禁管理、巡邏、突發事件處理等。-保潔部門負責小區公共區域的環境衛生清掃和維護。2.行政部門職責-制定和完善公司行政管理制度，并監督執行。-負責公司人力資源管理，包括招聘、培訓、績效考核、薪酬福利等工作。-管理公司財務，編制預算、核算成本、進行財務分析等。-做好物資采購、庫存管理和固定資產管理工作。-負責公司文件檔案的收集、整理、歸檔和保管。-協調各部門之間的工作關系，處理公司日常行政事務。3.其他部門職責-客服部門：及時響應業主需求，做好業主接待和溝通工作；建立業主檔案，跟蹤處理業主問題并反饋結果。-工程維修部門：制定設施設備維護計劃，定期進行巡檢和保養；及時處理各類維修任務，確保設施設備正常運行。-安保部門：嚴格執行門禁制度，做好人員和車輛出入登記；加強巡邏，預防和處理各類安全事件。-保潔部門：按照規定的標準和流程進行環境衛生清掃，保持小區環境整潔。第三章員工招聘與培訓1.招聘管理-各部門根據工作需要，定期向行政部門提交人員需求計劃，明確招聘崗位、人數、任職要求等。-行政部門通過多種渠道發布招聘信息，如招聘網站、社交媒體、校園招聘、人才市場等。-對應聘人員進行簡歷篩選，組織筆試、面試等環節。面試由用人部門和行政部門共同進行，重點考察應聘者的專業知識、工作經驗、溝通能力和團隊協作精神等。-對于通過面試的人員，發放錄用通知，辦理入職手續，包括簽訂勞動合同、填寫員工信息表、發放工作用品等。2.培訓管理-新員工入職培訓：行政部門組織新員工入職培訓，內容包括公司概況、組織架構、規章制度、企業文化等，幫助新員工盡快了解公司，融入團隊。-崗位技能培訓：各部門根據崗位需求，制定崗位技能培訓計劃，定期組織員工進行專業技能培訓，如客服人員的溝通技巧培訓、維修人員的技術培訓、安保人員的應急處置培訓等。-管理培訓：針對公司管理人員，定期開展管理培訓課程，提升管理能力和領導水平，包括團隊管理、溝通協調、決策能力等方面的培訓。-培訓效果評估：通過考試、實際操作、問卷調查等方式對培訓效果進行評估，了解員工對培訓內容的掌握程度和滿意度，及時調整和改進培訓計劃。第四章績效考核與薪酬福利1.績效考核-建立科學合理的績效考核體系，根據不同崗位的工作性質和職責，制定相應的績效考核指標和標準。-績效考核周期為月度、季度和年度相結合。月度考核主要關注員工的日常工作表現和任務完成情況；季度考核在月度考核的基礎上，對員工的工作業績、工作能力和工作態度進行綜合評價；年度考核則是對員工全年工作的全面總結和評價。-績效考核流程包括員工自評、上級評價、同事評價等環節。上級評價占主要權重，同時參考員工自評和同事評價的結果，確保考核結果的客觀公正。-績效考核結果與員工的薪酬調整、晉升、獎勵等掛鉤。對于績效優秀的員工，給予相應的獎勵和晉升機會；對于績效不達標的員工，進行績效面談，幫助其分析原因，制定改進計劃，如連續多次績效不達標，可根據公司規定進行相應的處理。2.薪酬福利-公司根據市場行情和行業標準，制定具有競爭力的薪酬體系。薪酬結構包括基本工資、績效工資、獎金等部分。基本工資根據員工的崗位和職級確定，績效工資與績效考核結果掛鉤，獎金根據公司業績和員工個人貢獻發放。-福利政策：公司為員工提供完善的福利保障，包括五險一金、帶薪年假、病假、節日福利、生日福利、定期體檢等。同時，根據員工的工作表現和貢獻，給予優秀員工額外的福利獎勵，如旅游、培訓深造機會等。第五章物資與固定資產管理1.物資采購管理-各部門根據工作需要，每月向行政部門提交物資采購申請，詳細說明采購物資的名稱、規格、數量、用途等。-行政部門對采購申請進行審核，根據庫存情況和預算安排，確定是否批準采購。對于批準的采購申請，行政部門負責選擇合適的供應商，進行詢價、比價、議價等工作。-與供應商簽訂采購合同，明確采購物資的規格、數量、價格、交貨時間、質量標準等條款。采購合同需經公司法務審核后簽訂。-物資到貨后，行政部門組織相關人員進行驗收，檢查物資的數量、質量、規格等是否符合合同要求。對于驗收合格的物資，辦理入庫手續；對于驗收不合格的物資，及時與供應商溝通處理。2.庫存管理-建立物資庫存臺賬，詳細記錄物資的出入庫情況、庫存數量、存放位置等信息。-定期對物資庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次小盤點，每季度一次大盤點。對于盤點中發現的問題，及時查明原因，進行處理。-根據物資的使用情況和庫存水平，制定合理的安全庫存標準。當庫存低于安全庫存時，及時進行補貨，確保物資供應的連續性。3.固定資產管理-明確固定資產的定義和范圍，包括房屋、建筑物、辦公設備、交通工具、大型設施設備等。-對固定資產進行分類編號，建立固定資產臺賬和卡片，記錄固定資產的名稱、型號、購置時間、購置價格、使用部門、使用人等信息。-定期對固定資產進行清查盤點，核實固定資產的數量、狀態和使用情況。對于盤盈、盤虧的固定資產，及時查明原因，按照規定進行賬務處理。-制定固定資產的折舊政策，按照規定的折舊方法和年限對固定資產進行折舊計提。-固定資產的處置（包括出售、報廢、捐贈等）需經過嚴格的審批流程，由使用部門提出申請，行政部門審核，報公司領導批準后執行。處置收入和損失按照財務規定進行處理。第六章文件檔案管理1.文件管理-文件分類：將公司文件分為行政文件、業務文件、財務文件、合同文件等不同類別，便于管理和查找。-文件編號：為每份文件編制唯一的編號，編號規則應簡潔明了，便于識別和記憶。-文件收發：設立專門的文件收發登記本，對文件的收發日期、文件名稱、來源、去向、份數等信息進行詳細記錄。對于重要文件，需及時呈送相關領導批閱，并跟蹤文件的流轉情況。-文件傳閱：對于需要多個部門或人員傳閱的文件，制定合理的傳閱流程，確保文件傳閱的及時性和完整性。傳閱人在傳閱文件后需簽字確認。-文件保管：按照文件類別和時間順序，將文件整理歸檔，存放在專門的文件柜或檔案室中。文件保管應注意防火、防潮、防蟲、防盜等，確保文件的安全和完整。2.檔案管理-檔案收集：各部門負責收集本部門工作中形成的各類檔案資料，包括合同協議、工作報告、會議紀要、審批文件等，并定期移交行政部門。-檔案整理：行政部門對收集到的檔案資料進行整理，按照檔案類別和時間順序進行分類編號，編制檔案目錄。-檔案歸檔：將整理好的檔案資料裝入檔案盒，存放在檔案室指定的位置，并在檔案架上標明檔案類別和存放位置信息。-檔案查閱：建立檔案查閱制度，明確查閱檔案的流程和審批權限。內部員工因工作需要查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經部門負責人和檔案管理人員批準后，在檔案室查閱。外部人員查閱檔案，需經公司領導批準，并辦理相關手續。-檔案銷毀：對于超過保管期限或已無保存價值的檔案，由檔案管理人員提出銷毀申請，經公司領導批準后，按照規定的程序進行銷毀。銷毀過程需進行記錄，確保檔案信息的安全保密。第七章會議管理1.會議分類與組織-公司會議分為總經理辦公會、部門例會、專題會議等不同類型。-總經理辦公會：由總經理主持，副總經理及各部門負責人參加，每周召開一次。主要討論公司重大決策、發展戰略、工作部署等重要事項。行政部門負責會議通知、會議記錄和會議紀要的整理與發布。-部門例會：由各部門負責人主持，部門全體員工參加，每周至少召開一次。主要總結本周工作進展，安排下周工作計劃，討論解決部門工作中存在的問題。部門例會的會議記錄由專人負責整理，留存部門備查。-專題會議：根據工作需要，由相關部門或領導發起，針對特定問題或項目進行討論和決策。專題會議的參會人員根據會議主題確定，行政部門協助做好會議組織工作。2.會議紀律-參會人員應提前了解會議議程，做好相關準備工作。-會議期間應將手機調至靜音或關機狀態，不得隨意接聽電話、收發短信或玩游戲。-遵守會議時間，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加會議，需提前向會議主持人請假。-發言應簡潔明了，圍繞會議主題進行，不得偏離主題或進行無關討論。3.會議記錄與紀要-會議記錄應準確、完整地記錄會議過程和內容，包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、發言內容、討論結果等信息。-會議紀要應根據會議記錄進行整理，突出會議重點和決策結果。會議紀要經會議主持人審核后，及時發送給相關參會人員和部門。-參會人員應認真落實會議紀要中明確的工作任務和要求，行政部門負責對會議決議的執行情況進行跟蹤和檢查，定期向公司領導匯報。第八章車輛與通訊管理1.車輛管理-公司車輛分為公務用車和工程維修用車等不同類型，由行政部門統一管理。-車輛使用申請：員工因工作需要使用公司車輛，需提前填寫車輛使用申請表，注明使用時間、使用地點、使用事由等信息，經部門負責人和行政部門批準后，到行政部門領取車鑰匙。-車輛調度：行政部門根據車輛使用申請情況，合理安排車輛調度，確保車輛的有效使用。對于多部門同時申請使用車輛的情況，按照工作的緊急程度和重要性進行協調安排。-車輛保養與維修：定期對公司車輛進行保養和維護，確保車輛性能良好。車輛出現故障時，駕駛員應及時報告行政部門，由行政部門安排維修，并做好維修記錄。-車輛油耗管理：建立車輛油耗登記制度，記錄每輛車的加油時間、加油量、行駛里程等信息，定期對車輛油耗進行統計和分析，控制車輛油耗成本。-駕駛員管理：駕駛員應遵守交通規則，安全駕駛。嚴禁酒后駕車、疲勞駕車等違規行為。因駕駛員違規駕駛導致的交通事故，由駕駛員承擔相應責任。2.通訊管理-公司為員工配備必要的通訊工具，如手機、對講機等，以滿足工作溝通的需要。-員工應妥善保管公司配備的通訊工具，不得私自轉借他人。如通訊工具丟失或損壞，應及時報告行政部門，并按照規定進行賠償或維修。-通訊費用管理：公司根據員工的工作崗位和業務需求，制定合理的通訊費用補貼標準。員工應合理使用通訊工具，控制通訊費用支出。對于超出補貼標準的通訊費用，由員工個人承擔。第九章行政費用管理1.費用預算編制-行政部門每年末根據公司發展規劃和下一年度工作安排，編制行政費用預算。行政費用預算包括辦公用品費用、差旅費、通訊費、車輛費用、水電費、物業費等各項費用。-各部門應根據本部門工作實際，向行政部門提供相關費用預算需求，協助行政部門完成行政費用預算編制工作。-行政費用預算編制應遵循合理、節約的原則，結合公司歷史費用數據和市場行情，對各項費用進行科學預測和估算。2.費用審批與報銷-員工因工作需要發生的行政費用支出，應按照公司規定的審批流程進行審批。一般費用報銷需經部門負責人審核、財務部門審核、公司領導審批后，方可報銷。對于大額費用支出，還需經過公司相關會議討論決定。-員工報銷行政費用時，應提供合法有效的發票、收據等原始憑證，并填寫費用報銷單，注明費用發生時間、事由、金額等信息。費用報銷單應按照公司財務制度的要求進行粘貼和填寫。-財務部門對費用報銷憑證進行審核，重點審核憑證的真實性、合法性、完整性以及費用是否符合公司規定的標準。對于不符合要求的報銷憑證，財務部門應及時通知報銷人進行補充或更正。3.費用控制與分析-行政部門和財務部門應加強對行政費用的控制，嚴格按照預算執行各項費用支出。對于預算超支的項目，應及時分析原因，采取有效措施進行控制。-定期對行政費用進行分析，通過與預算對比、與歷史數據對比等方式，找出費用變動的原因和存在的問題。根據費用分析結果，提出改進措施和建議，為公司決策提供參考依據。第十章行政值班與應急管理1.行政值班制度-建立行政值班制度，確保公司在非工作時間和節假日能夠及時處理各類突發事件和業主需求。-行政值班人員由公司管理人員和各部門員工輪流擔任，值班表由行政部門提前制定并公布。-值班人員職責：負責接聽值班電話，記錄業主咨詢、投訴、報修等信息，并及時轉交給相關部門處理；處理公司內部的突發事件，如火災、盜竊等，并及時向上級領導報