小區(qū)門(mén)禁卡辦理注銷(xiāo)規(guī)定?

一、總則1.目的本規(guī)定旨在規(guī)范本高端小區(qū)門(mén)禁卡的辦理與注銷(xiāo)流程，保障小區(qū)的安全秩序，確保業(yè)主及物業(yè)使用人的人身和財(cái)產(chǎn)安全，同時(shí)提高物業(yè)公司的服務(wù)質(zhì)量和管理效率。通過(guò)明確門(mén)禁卡辦理與注銷(xiāo)的各項(xiàng)要求和操作流程，避免因門(mén)禁卡管理不當(dāng)引發(fā)的安全隱患及管理混亂問(wèn)題。2.適用范圍本規(guī)定適用于本小區(qū)內(nèi)所有業(yè)主、物業(yè)使用人（包括但不限于租戶(hù)、訪(fǎng)客等）的門(mén)禁卡辦理與注銷(xiāo)事宜，以及物業(yè)公司負(fù)責(zé)門(mén)禁卡管理工作的相關(guān)人員。3.基本原則-安全性原則：門(mén)禁卡的辦理與注銷(xiāo)流程應(yīng)充分考慮小區(qū)的安全防范需求，確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員能夠獲得有效的門(mén)禁卡，同時(shí)及時(shí)注銷(xiāo)不再需要的門(mén)禁卡，防止卡片被非法使用。-規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照既定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行門(mén)禁卡的辦理與注銷(xiāo)操作，確保每一個(gè)環(huán)節(jié)都有明確的規(guī)定和記錄，做到有章可循、規(guī)范有序。-服務(wù)性原則：在保障安全的前提下，盡可能為業(yè)主和物業(yè)使用人提供便捷、高效的服務(wù)，簡(jiǎn)化辦理手續(xù)，縮短辦理時(shí)間，提高業(yè)主滿(mǎn)意度。二、門(mén)禁卡辦理1.辦理對(duì)象-業(yè)主：小區(qū)內(nèi)擁有房屋產(chǎn)權(quán)的業(yè)主有權(quán)辦理門(mén)禁卡，每戶(hù)可根據(jù)實(shí)際需求申請(qǐng)辦理一定數(shù)量的門(mén)禁卡，具體數(shù)量由物業(yè)公司根據(jù)小區(qū)實(shí)際情況規(guī)定，一般不超過(guò)[X]張。-租戶(hù)：經(jīng)業(yè)主書(shū)面授權(quán)同意后，租戶(hù)可申請(qǐng)辦理門(mén)禁卡。租戶(hù)辦理門(mén)禁卡時(shí)需提供業(yè)主授權(quán)書(shū)、租賃合同及本人有效身份證件等相關(guān)資料。-訪(fǎng)客：短期訪(fǎng)客可在小區(qū)入口處進(jìn)行登記后，領(lǐng)取臨時(shí)門(mén)禁卡。臨時(shí)門(mén)禁卡僅限當(dāng)天使用，使用完畢后需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還至小區(qū)入口處的物業(yè)值班人員。長(zhǎng)期訪(fǎng)客（如保姆、家庭教師等）經(jīng)業(yè)主書(shū)面申請(qǐng)，物業(yè)公司審核通過(guò)后，可辦理有效期不超過(guò)[X]個(gè)月的臨時(shí)門(mén)禁卡。2.辦理所需資料-業(yè)主辦理門(mén)禁卡：需提供本人有效身份證件（如身份證、護(hù)照等）原件及復(fù)印件、房屋產(chǎn)權(quán)證明（如房產(chǎn)證、購(gòu)房合同等）原件及復(fù)印件。委托他人辦理的，還需提供委托書(shū)及受托人有效身份證件原件及復(fù)印件。-租戶(hù)辦理門(mén)禁卡：除提供本人有效身份證件原件及復(fù)印件外，還需提供業(yè)主授權(quán)書(shū)（明確授權(quán)辦理門(mén)禁卡事宜及使用期限）、租賃合同原件及復(fù)印件。-長(zhǎng)期訪(fǎng)客辦理臨時(shí)門(mén)禁卡：需提供本人有效身份證件原件及復(fù)印件、業(yè)主書(shū)面申請(qǐng)（說(shuō)明訪(fǎng)客身份、來(lái)訪(fǎng)事由及預(yù)計(jì)使用期限）。3.辦理流程-業(yè)主辦理流程-提交申請(qǐng)：業(yè)主本人或受托人攜帶上述所需資料前往物業(yè)公司客服中心提出門(mén)禁卡辦理申請(qǐng)。-資料審核：客服人員對(duì)業(yè)主提交的資料進(jìn)行審核，核實(shí)資料的真實(shí)性和完整性。如資料無(wú)誤，在系統(tǒng)中登記業(yè)主相關(guān)信息。-信息錄入：將業(yè)主的姓名、聯(lián)系方式、房屋地址、身份證號(hào)碼等信息錄入門(mén)禁卡管理系統(tǒng)，并為業(yè)主選擇合適類(lèi)型的門(mén)禁卡（如普通業(yè)主卡、業(yè)主親情卡等，不同類(lèi)型卡片功能可能存在差異）。-卡片制作：根據(jù)錄入的信息，在專(zhuān)門(mén)的制卡設(shè)備上制作門(mén)禁卡，確保卡片信息準(zhǔn)確無(wú)誤。-發(fā)卡：將制作好的門(mén)禁卡交給業(yè)主或受托人，并告知業(yè)主門(mén)禁卡的使用方法、注意事項(xiàng)及有效期等相關(guān)信息。同時(shí)，請(qǐng)業(yè)主或受托人在門(mén)禁卡發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)領(lǐng)取。-租戶(hù)辦理流程-提交申請(qǐng)：租戶(hù)攜帶所需資料前往物業(yè)公司客服中心申請(qǐng)辦理門(mén)禁卡。-資料審核：客服人員首先聯(lián)系業(yè)主核實(shí)授權(quán)情況，確認(rèn)無(wú)誤后對(duì)租戶(hù)提交的其他資料進(jìn)行審核，審核通過(guò)后在系統(tǒng)中登記租戶(hù)相關(guān)信息。-后續(xù)流程：與業(yè)主辦理門(mén)禁卡流程中的信息錄入、卡片制作、發(fā)卡環(huán)節(jié)相同。-長(zhǎng)期訪(fǎng)客辦理臨時(shí)門(mén)禁卡流程-提交申請(qǐng)：由業(yè)主將長(zhǎng)期訪(fǎng)客所需資料提交至物業(yè)公司客服中心，提出辦理臨時(shí)門(mén)禁卡的申請(qǐng)。-資料審核與信息錄入：客服人員審核資料，確認(rèn)無(wú)誤后錄入訪(fǎng)客信息至門(mén)禁卡管理系統(tǒng)，設(shè)定臨時(shí)門(mén)禁卡的有效期。-卡片制作與發(fā)放：制作并發(fā)放臨時(shí)門(mén)禁卡給業(yè)主，由業(yè)主轉(zhuǎn)交給長(zhǎng)期訪(fǎng)客。同時(shí)告知業(yè)主臨時(shí)門(mén)禁卡的相關(guān)規(guī)定，如有效期、使用范圍等，并請(qǐng)業(yè)主在發(fā)放登記表上簽字。4.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)-業(yè)主辦理門(mén)禁卡：首張門(mén)禁卡免費(fèi)辦理，如需額外辦理，每張收取工本費(fèi)[X]元。工本費(fèi)主要用于卡片制作、系統(tǒng)維護(hù)等相關(guān)成本支出。-租戶(hù)辦理門(mén)禁卡：每張門(mén)禁卡收取押金[X]元及工本費(fèi)[X]元。押金在租戶(hù)退租且門(mén)禁卡完好無(wú)損歸還物業(yè)公司時(shí)予以退還。-長(zhǎng)期訪(fǎng)客辦理臨時(shí)門(mén)禁卡：根據(jù)使用期限不同，收取一定的工本費(fèi)，具體標(biāo)準(zhǔn)為：使用期限在[X]周以?xún)?nèi)（含[X]周），收取工本費(fèi)[X]元；使用期限在[X]周以上至[X]個(gè)月以?xún)?nèi)（含[X]個(gè)月），收取工本費(fèi)[X]元。三、門(mén)禁卡使用規(guī)范1.使用范圍-本小區(qū)內(nèi)各出入口、樓棟單元門(mén)、地下停車(chē)場(chǎng)出入口等設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)的區(qū)域。-業(yè)主及物業(yè)使用人應(yīng)在規(guī)定的使用范圍內(nèi)使用門(mén)禁卡，不得擅自將門(mén)禁卡用于其他非授權(quán)區(qū)域。2.使用方式-業(yè)主及物業(yè)使用人在通過(guò)門(mén)禁系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)將門(mén)禁卡貼近讀卡器感應(yīng)區(qū)，待門(mén)禁系統(tǒng)識(shí)別并驗(yàn)證通過(guò)后，方可開(kāi)啟相應(yīng)的門(mén)禁設(shè)備。-嚴(yán)禁使用暴力手段破壞門(mén)禁設(shè)備或嘗試通過(guò)其他非法方式開(kāi)啟門(mén)禁。如發(fā)現(xiàn)門(mén)禁卡無(wú)法正常使用，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系物業(yè)公司客服中心進(jìn)行處理。3.保管責(zé)任-門(mén)禁卡所有權(quán)歸物業(yè)公司所有，業(yè)主及物業(yè)使用人僅享有使用權(quán)。持卡人應(yīng)妥善保管門(mén)禁卡，不得隨意轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、復(fù)制或出售給他人。-如門(mén)禁卡遺失或損壞，持卡人應(yīng)及時(shí)向物業(yè)公司客服中心報(bào)備，并按照規(guī)定辦理掛失、補(bǔ)辦手續(xù)。因持卡人保管不善導(dǎo)致門(mén)禁卡被他人非法使用，造成小區(qū)安全事故或其他不良后果的，持卡人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。四、門(mén)禁卡注銷(xiāo)1.注銷(xiāo)情形-業(yè)主房屋出售或轉(zhuǎn)讓?zhuān)簶I(yè)主在完成房屋產(chǎn)權(quán)變更手續(xù)后，應(yīng)主動(dòng)前往物業(yè)公司客服中心辦理門(mén)禁卡注銷(xiāo)手續(xù)。-租戶(hù)退租：租戶(hù)在租賃合同到期或提前終止租賃關(guān)系后，應(yīng)在退租時(shí)將門(mén)禁卡歸還物業(yè)公司，辦理注銷(xiāo)手續(xù)。-長(zhǎng)期訪(fǎng)客不再需要使用：長(zhǎng)期訪(fǎng)客結(jié)束來(lái)訪(fǎng)或業(yè)主不再需要其繼續(xù)使用門(mén)禁卡時(shí)，業(yè)主應(yīng)通知長(zhǎng)期訪(fǎng)客將門(mén)禁卡交回物業(yè)公司進(jìn)行注銷(xiāo)。-門(mén)禁卡損壞無(wú)法修復(fù)：當(dāng)門(mén)禁卡因損壞無(wú)法正常使用且無(wú)法修復(fù)時(shí)，物業(yè)公司可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)該門(mén)禁卡進(jìn)行注銷(xiāo)處理，并為持卡人辦理補(bǔ)辦手續(xù)。-其他特殊情況：如業(yè)主或物業(yè)使用人違反小區(qū)相關(guān)規(guī)定，經(jīng)物業(yè)公司認(rèn)定需要注銷(xiāo)其門(mén)禁卡的，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行注銷(xiāo)操作。2.注銷(xiāo)流程-提交申請(qǐng)：符合注銷(xiāo)情形的業(yè)主、租戶(hù)或長(zhǎng)期訪(fǎng)客，應(yīng)前往物業(yè)公司客服中心提交門(mén)禁卡注銷(xiāo)申請(qǐng)。申請(qǐng)時(shí)需說(shuō)明注銷(xiāo)原因，并提供相關(guān)證明材料（如房屋產(chǎn)權(quán)變更證明、租賃合同終止證明等）。-資料審核：客服人員對(duì)提交的申請(qǐng)及證明材料進(jìn)行審核，核實(shí)注銷(xiāo)原因的真實(shí)性和合理性。如資料無(wú)誤，在系統(tǒng)中查詢(xún)?cè)撻T(mén)禁卡的相關(guān)信息。-卡片回收：客服人員收回需要注銷(xiāo)的門(mén)禁卡，檢查卡片是否完好無(wú)損。如卡片有損壞，應(yīng)按照規(guī)定處理相關(guān)費(fèi)用問(wèn)題（如涉及押金退還的租戶(hù)門(mén)禁卡，根據(jù)損壞情況扣除相應(yīng)押金）。-信息注銷(xiāo)：在門(mén)禁卡管理系統(tǒng)中刪除該門(mén)禁卡對(duì)應(yīng)的所有信息，包括持卡人姓名、聯(lián)系方式、房屋地址等，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性。-記錄存檔：將注銷(xiāo)申請(qǐng)、證明材料、門(mén)禁卡回收情況等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，以備后續(xù)查詢(xún)和審計(jì)。同時(shí)在門(mén)禁卡注銷(xiāo)登記表上詳細(xì)記錄注銷(xiāo)日期、注銷(xiāo)原因、持卡人姓名等信息。3.注銷(xiāo)確認(rèn)與通知-完成上述注銷(xiāo)流程后，客服人員應(yīng)向申請(qǐng)人出具門(mén)禁卡注銷(xiāo)確認(rèn)單，告知申請(qǐng)人門(mén)禁卡已成功注銷(xiāo)。-對(duì)于因違反規(guī)定被注銷(xiāo)門(mén)禁卡的業(yè)主或物業(yè)使用人，物業(yè)公司應(yīng)通過(guò)書(shū)面通知或公告等方式，明確告知其門(mén)禁卡已被注銷(xiāo)及注銷(xiāo)原因，并提醒其遵守小區(qū)相關(guān)規(guī)定。五、監(jiān)督與管理1.物業(yè)公司內(nèi)部監(jiān)督-設(shè)立專(zhuān)門(mén)的門(mén)禁卡管理監(jiān)督崗位，負(fù)責(zé)對(duì)門(mén)禁卡辦理、注銷(xiāo)等各項(xiàng)操作流程進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。監(jiān)督人員應(yīng)檢查辦理和注銷(xiāo)手續(xù)是否符合規(guī)定、資料是否齊全、系統(tǒng)信息錄入是否準(zhǔn)確等。-定期對(duì)門(mén)禁卡管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和審查，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)異常數(shù)據(jù)或操作記錄，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理。-建立內(nèi)部投訴處理機(jī)制，鼓勵(lì)物業(yè)公司員工對(duì)門(mén)禁卡管理過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)于經(jīng)查實(shí)的違規(guī)行為，按照公司內(nèi)部規(guī)定對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.業(yè)主監(jiān)督與反饋-物業(yè)公司應(yīng)向業(yè)主公布門(mén)禁卡管理的相關(guān)規(guī)定和流程，接受業(yè)主的監(jiān)督。業(yè)主有權(quán)對(duì)門(mén)禁卡辦理、注銷(xiāo)過(guò)程中存在的問(wèn)題向物業(yè)公司提出質(zhì)疑和投訴。-設(shè)立專(zhuān)門(mén)的業(yè)主意見(jiàn)箱或通過(guò)線(xiàn)上平臺(tái)收集業(yè)主對(duì)門(mén)禁卡管理工作的意見(jiàn)和建議。物業(yè)公司應(yīng)定期對(duì)業(yè)主反饋的信息進(jìn)行整理和分析，針對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改和優(yōu)化。-定期召開(kāi)業(yè)主座談會(huì)或發(fā)布門(mén)禁卡管理工作報(bào)告，向業(yè)主通報(bào)門(mén)禁卡管理工作的情況，包括辦理和注銷(xiāo)數(shù)量、安全防范效果等，增強(qiáng)業(yè)主對(duì)物業(yè)公司門(mén)禁卡管理工作的了解和信任。六、應(yīng)急處理1.門(mén)禁卡丟失或被盜處理-持卡人發(fā)現(xiàn)門(mén)禁卡丟失或被盜后，應(yīng)立即向物業(yè)公司客服中心掛失。客服人員在接到掛失申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)在門(mén)禁卡管理系統(tǒng)中對(duì)該門(mén)禁卡進(jìn)行掛失處理，使其失去有效性，防止被他人非法使用。-物業(yè)公司應(yīng)協(xié)助持卡人進(jìn)行查找，如調(diào)閱小區(qū)內(nèi)相關(guān)監(jiān)控視頻等。如確認(rèn)門(mén)禁卡被盜，物業(yè)公司應(yīng)及時(shí)報(bào)警，并配合警方進(jìn)行調(diào)查。-掛失后，持卡人如需繼續(xù)使用門(mén)禁卡，應(yīng)按照規(guī)定辦理補(bǔ)辦手續(xù)。2.門(mén)禁系統(tǒng)故障處理-當(dāng)門(mén)禁系統(tǒng)出現(xiàn)故障導(dǎo)致門(mén)禁卡無(wú)法正常使用時(shí)，物業(yè)公司應(yīng)立即安排專(zhuān)業(yè)維修人員前往現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行維修。在維修期間，應(yīng)安排物業(yè)值班人員在相關(guān)門(mén)禁區(qū)域進(jìn)行人工值守，確保小區(qū)的安全秩序。-維修人員應(yīng)盡快查明故障原因并進(jìn)行修復(fù)，同時(shí)將故障情況和維修記錄詳細(xì)記錄在案。如因門(mén)禁系統(tǒng)故障導(dǎo)致大量業(yè)主或物業(yè)使用人無(wú)法正常通行，物業(yè)公司應(yīng)通過(guò)小區(qū)廣播、公告等方式及時(shí)向業(yè)主說(shuō)明情況，并告知預(yù)計(jì)恢復(fù)時(shí)間。3.其他緊急情況處理-在遇到其他與門(mén)禁卡相關(guān)的緊急情況（如火災(zāi)、地震等特殊災(zāi)害導(dǎo)致門(mén)禁系統(tǒng)失靈）時(shí)，物業(yè)公司應(yīng)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案。物業(yè)值班人員應(yīng)迅速打開(kāi)所有門(mén)禁通道，確保人員能夠安全疏散。-緊急情況處理完畢后，物業(yè)公司應(yīng)對(duì)門(mén)禁系統(tǒng)進(jìn)行全面檢查和修復(fù)，重新設(shè)置門(mén)禁卡權(quán)限，確保門(mén)禁系統(tǒng)恢復(fù)正常運(yùn)行。同時(shí)對(duì)緊急情況的處理過(guò)程進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷完善應(yīng)急預(yù)案。七、培訓(xùn)與宣傳1.員工培訓(xùn)-定期組織物業(yè)公司員工進(jìn)行門(mén)禁卡管理相關(guān)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，包括辦理流程、注銷(xiāo)規(guī)定、系統(tǒng)操作、應(yīng)急處理等方面。確保員工熟悉各項(xiàng)規(guī)定和操作流程，能夠?yàn)闃I(yè)主和物業(yè)使用人提供準(zhǔn)確、高效的服務(wù)。-培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部講座、現(xiàn)場(chǎng)演示、案例分析、模擬操作等多種形式，提高員工的學(xué)習(xí)積極性和培訓(xùn)效果。同時(shí)，對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)考核，將考核結(jié)果與員工績(jī)效掛鉤，激勵(lì)員工認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)知識(shí)和技能。2.業(yè)主宣傳-通過(guò)小區(qū)公告欄、業(yè)主微信群、短信通知等多種渠道，向業(yè)主宣傳門(mén)禁卡辦理與注銷(xiāo)規(guī)定、使用規(guī)范等相關(guān)信息，提高業(yè)主對(duì)門(mén)禁卡管理工作的知曉度和配合度。-定期舉辦業(yè)主開(kāi)放日活動(dòng)，向業(yè)主展示門(mén)禁系統(tǒng)的功能和運(yùn)行情況，現(xiàn)場(chǎng)解答業(yè)主關(guān)于門(mén)禁卡的疑問(wèn)，增強(qiáng)業(yè)主對(duì)小區(qū)安全防