物業設施設備臺賬規定

物業設施設備臺賬規定一、總則1.目的：為加強物業設施設備的管理，規范設施設備臺賬的建立、使用和維護，確保設施設備的正常運行，提高物業服務質量，特制定本規定。2.適用范圍：本規定適用于本物業公司所管理的所有高端小區內的各類設施設備臺賬管理。3.職責分工-行政經理：負責統籌規劃設施設備臺賬管理制度的制定與完善，監督制度的執行情況，協調各部門在臺賬管理中的工作。-工程技術部門：負責設施設備的詳細信息收集、整理和初始臺賬的建立，定期對設施設備進行檢查、維護，并及時更新臺賬信息。-客服部門：負責收集業主反饋的設施設備問題，及時傳遞給工程技術部門，并協助工程技術部門對設施設備維修、保養情況進行回訪，將相關信息反饋至臺賬管理人員。-財務部門：負責對設施設備的采購、維修、保養等費用進行核算和記錄，與工程技術部門核對相關費用信息，確保臺賬中的費用數據準確無誤。-臺賬管理人員：負責設施設備臺賬的日常管理，包括臺賬的登記、存檔、查詢、借閱等工作，確保臺賬信息的完整性、準確性和及時性。二、設施設備臺賬的建立1.臺賬內容要求-基本信息：設施設備名稱、型號、規格、生產廠家、出廠日期、購置日期、安裝地點、啟用時間等。-技術參數：設備的主要性能指標、額定功率、電壓、電流、轉速、流量等技術參數。-附屬設備及配件：記錄設施設備的附屬設備、配件清單，包括名稱、型號、規格、數量等。-采購及安裝信息：采購合同編號、采購價格、安裝單位、安裝費用、安裝驗收報告等相關資料。-維修保養記錄：記錄每次維修保養的日期、內容、維修保養人員、維修費用、更換的零部件等信息。-運行記錄：設施設備的運行時間、運行狀態、故障記錄等信息。-報廢及更新記錄：如設施設備報廢，需記錄報廢日期、報廢原因、報廢處理方式等；如進行更新，需記錄更新日期、更新設備信息等。2.分類與編碼-分類原則：根據設施設備的功能、用途、性質等進行分類，如分為房屋建筑類、電梯類、消防設施類、給排水設施類、供配電設施類、智能化設施類等。-編碼規則：為便于管理和識別，對每類設施設備進行編碼。編碼采用[分類代碼+順序號]的形式，分類代碼采用大寫英文字母表示，順序號采用阿拉伯數字表示，如電梯類的第一臺設備編碼為“DT001”。3.信息收集與整理-新購置設施設備：工程技術部門在設施設備到貨及安裝驗收后，應及時收集設備的相關資料，包括設備說明書、合格證、保修卡、采購合同等，并進行整理和核對。-既有設施設備：工程技術部門應對小區內現有的設施設備進行全面清查，收集和整理相關信息，對于資料不全的設備，應通過查閱歷史記錄、咨詢原安裝單位等方式盡量補齊資料。4.臺賬錄入-臺賬管理人員：在收到工程技術部門整理好的設施設備信息后，應及時將信息錄入到設施設備臺賬管理系統中，并建立紙質臺賬進行備份。-審核與確認：臺賬錄入完成后，應由工程技術部門負責人進行審核，確認信息的準確性和完整性。審核通過后，由行政經理簽字確認，正式建立設施設備臺賬。三、設施設備臺賬的更新與維護1.日常維護記錄更新-工程技術人員：在對設施設備進行日常巡檢、保養、維修后，應及時填寫相應的工作記錄，詳細記錄維護時間、維護內容、更換的零部件等信息，并提交給臺賬管理人員。-臺賬管理人員：收到工程技術人員提交的維護記錄后，應在24小時內將相關信息更新到設施設備臺賬中，確保臺賬信息與實際維護情況一致。2.運行狀態更新-值班人員：負責設施設備運行監控的值班人員，應定時記錄設施設備的運行狀態，如發現異常情況，應及時報告并記錄故障發生的時間、現象等信息。-臺賬管理人員：根據值班人員的報告，及時更新設施設備臺賬中的運行記錄，對于故障設備，應標注故障狀態及維修進度。3.信息變更更新-當設施設備發生信息變更時，如設備遷移、改造、更換零部件等，工程技術部門應及時填寫《設施設備信息變更申請表》，詳細說明變更的內容、原因，并附上相關證明材料。-審批流程：《設施設備信息變更申請表》經工程技術部門負責人審核后，報行政經理審批。審批通過后，臺賬管理人員根據變更申請及時更新設施設備臺賬信息。4.定期核對與盤點-定期核對：工程技術部門與臺賬管理人員應每月對設施設備臺賬進行一次核對，確保臺賬信息與實際設施設備情況相符。核對內容包括設備數量、位置、運行狀態、維護記錄等。-定期盤點：每季度由行政經理組織工程技術部門、財務部門等相關人員對小區內的設施設備進行全面盤點。盤點過程中，要對設施設備的實物與臺賬記錄進行逐一核對，對于盤盈、盤虧的設備要查明原因，并及時調整臺賬記錄。盤點結束后，由財務部門出具《設施設備盤點報告》。四、設施設備臺賬的查詢與借閱1.查詢權限-工程技術人員：可查詢本部門負責維護的設施設備臺賬信息，包括設備基本信息、維修保養記錄、運行記錄等，以滿足日常工作需要。-客服人員：可查詢與業主反饋問題相關的設施設備臺賬信息，如設備位置、維修進度等，以便及時回復業主咨詢。-財務人員：可查詢設施設備的采購價格、維修保養費用等財務相關信息，用于成本核算和財務管理。-行政經理及公司高層領導：具有全面查詢設施設備臺賬信息的權限，可根據管理需要進行綜合查詢和統計分析。2.查詢方式-線上查詢：公司建立設施設備臺賬管理系統，員工可通過公司內部網絡登錄系統，按照權限進行相關信息的查詢。-線下查詢：如需查詢紙質臺賬，應向臺賬管理人員提出申請，經臺賬管理人員同意后，在指定地點進行查閱。3.借閱規定-借閱申請：因工作需要借閱設施設備臺賬紙質資料的，借閱人應填寫《設施設備臺賬借閱申請表》，注明借閱原因、借閱時間、預計歸還時間等信息，經部門負責人簽字批準后，交臺賬管理人員辦理借閱手續。-借閱期限：一般情況下，借閱期限不超過3個工作日。如需延長借閱時間，借閱人應提前向臺賬管理人員說明情況，并辦理續借手續。-借閱歸還：借閱人應在規定的借閱期限內歸還臺賬資料，歸還時，臺賬管理人員應檢查資料的完整性和完好性，如有損壞或丟失，借閱人應承擔相應的責任。五、設施設備臺賬的存檔與保管1.存檔要求-電子存檔：設施設備臺賬管理系統應定期進行數據備份，備份數據存儲在公司專用的存儲設備中，并在異地進行存儲備份，以防止數據丟失。備份周期為每周一次，備份數據應保存至少5年。-紙質存檔：紙質臺賬應按照分類進行裝訂成冊，每冊臺賬應編制目錄和頁碼，便于查閱。紙質臺賬應存放在專門的檔案柜中，檔案柜應放置在干燥、通風、防火、防盜的場所。2.保管期限-設施設備在正常使用期間，其臺賬應一直保存。設施設備報廢后，臺賬資料應繼續保存10年，以備后續查詢和審計需要。3.檔案銷毀-達到保管期限的設施設備臺賬檔案，由臺賬管理人員提出銷毀申請，填寫《設施設備臺賬檔案銷毀申請表》，經行政經理審核，報公司總經理批準后，方可進行銷毀。-銷毀方式：電子檔案應采用數據擦除軟件進行徹底刪除；紙質檔案可采用粉碎或焚燒等方式進行銷毀。銷毀過程應有專人監督，并記錄銷毀的檔案名稱、數量、時間等信息，形成《設施設備臺賬檔案銷毀記錄》，存檔備查。六、監督與考核1.監督機制-行政經理定期對設施設備臺賬管理工作進行檢查，檢查內容包括臺賬信息的準確性、完整性、更新及時性，以及臺賬的存檔、保管情況等。-設立投訴渠道，鼓勵員工和業主對臺賬管理工作中存在的問題進行監督和投訴。對于投訴信息，行政經理應及時進行調查處理，并將處理結果反饋給投訴人。2.考核指標-臺賬信息準確率：考核臺賬記錄信息與實際設施設備情況的相符程度，要求準確率達到98%以上。-臺賬更新及時率：考核設施設備維護記錄、運行狀態等信息在規定時間內更新到臺賬中的比例，要求及時率達到95%以上。-檔案保管完好率：考核存檔的設施設備臺賬電子和紙質資料的完好程度，要求保管完好率達到100%。3.獎懲措施-對于在設施設備臺賬管理工作中表現優秀的部門和個人，如臺賬信息準確、更新及時、檔案保管規范等，公司將給予表彰和獎勵，獎勵方式包括獎金、榮譽證書、