物業(yè)訴訟管理規(guī)定

物業(yè)訴訟管理規(guī)定一、總則1.目的：為規(guī)范本物業(yè)公司在處理各類訴訟事務過程中的行為，保障公司合法權益，維護正常的經營管理秩序，提高訴訟應對能力和效率，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于本物業(yè)公司及其下屬各部門、各管理處涉及的所有民事訴訟、行政訴訟等法律訴訟活動。3.基本原則-合法性原則：所有訴訟活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關司法解釋，確保公司的訴訟行為合法合規(guī)。-積極應對原則：對于面臨的訴訟案件，應積極主動采取措施，收集證據，制定應對策略，維護公司利益。-專業(yè)處理原則：充分借助公司內部法務人員及外部專業(yè)律師的力量，確保訴訟事務得到專業(yè)、有效的處理。-保密原則：對訴訟過程中涉及的公司商業(yè)秘密、業(yè)主隱私等信息嚴格保密，防止信息泄露。二、訴訟管理職責分工1.公司管理層-對重大訴訟案件的處理策略進行決策，協(xié)調公司內部資源支持訴訟工作。-審批訴訟費用預算、和解方案、撤訴申請等重要事項。2.法務部門-負責建立和完善公司訴訟管理制度及流程，提供法律咨詢服務。-主導一般訴訟案件的處理，包括案件的受理、證據收集、法律文書起草、出庭應訴等工作。-跟蹤訴訟案件進展，定期向公司管理層匯報案件情況，根據案件發(fā)展及時調整訴訟策略。-建立訴訟檔案，對訴訟案件進行分類整理和歸檔，總結經驗教訓，為公司后續(xù)經營管理提供參考。3.相關業(yè)務部門-配合法務部門提供與訴訟案件相關的業(yè)務資料、證據線索等信息，協(xié)助法務部門開展調查取證工作。-根據法務部門要求，安排相關人員參與訴訟案件的處理，如證人出庭等。-在日常工作中，及時反饋可能引發(fā)訴訟的風險信息，協(xié)助法務部門做好訴訟風險防范工作。三、訴訟案件的受理與立案1.案件受理-公司任何部門或員工發(fā)現可能涉及訴訟的情況，應及時向法務部門報告。報告內容包括案件基本情況（如糾紛主體、糾紛事由、涉及金額等）、已掌握的證據材料等。-法務部門在收到報告后，對案件進行初步評估，判斷是否屬于公司應處理的訴訟案件范圍。對于符合受理條件的案件，予以登記受理，并確定案件負責人。2.立案準備-案件負責人組織相關人員對案件進行深入分析，制定詳細的立案計劃。立案計劃應包括案件事實梳理、法律關系分析、訴訟請求確定、證據收集方案等內容。-根據立案計劃，相關業(yè)務部門和法務部門密切配合，全面收集與案件有關的各類證據。證據包括但不限于合同文件、往來函件、工作記錄、視聽資料等。收集證據過程中，要注意證據的合法性、真實性和關聯(lián)性，確保證據能夠有力支持公司的訴訟主張。-法務部門起草起訴狀或答辯狀等法律文書，明確訴訟請求、事實與理由，并按照法律規(guī)定的格式和要求進行書寫。法律文書起草完成后，經公司管理層審批后提交給有管轄權的人民法院或其他相關司法機關。四、證據收集與管理1.證據收集范圍-圍繞案件的爭議焦點，全面收集各類證據。在物業(yè)服務合同糾紛中，需收集物業(yè)服務合同文本、服務記錄、費用收繳憑證、業(yè)主反饋意見等證據，以證明公司已按照合同約定履行了服務義務。-在涉及侵權糾紛時，收集侵權行為發(fā)生的現場照片、視頻資料、證人證言、受損物品清單及價值證明等證據，明確侵權事實和損失情況。2.證據收集方法-合法收集證據，通過正當途徑獲取證據材料。對于需要現場勘查、調查詢問等方式收集證據的，應確保程序合法，必要時可申請公證機關進行公證，以增強證據的證明力。-及時收集證據，避免因時間推移導致證據滅失或難以獲取。在發(fā)現可能涉及訴訟的情況后，相關部門和人員應立即采取措施固定證據，如對重要文件進行復印、對現場情況進行拍照錄像等。3.證據管理-對收集到的證據進行分類整理，建立證據清單，詳細記錄每份證據的名稱、來源、內容、證明對象等信息。-妥善保管證據原件，確保證據的完整性和真實性。對于電子證據，應進行備份存儲，并注明存儲介質的保管人及存放地點。-在訴訟過程中，根據案件進展和庭審需要，合理安排證據的出示順序和方式，充分發(fā)揮證據的證明作用。五、訴訟策略制定與調整1.策略制定-法務部門在深入研究案件事實和相關法律法規(guī)的基礎上，結合公司的訴求和利益目標，制定全面的訴訟策略。訴訟策略應包括訴訟請求的確定、舉證責任的分配、辯論要點的把握等內容。-對于復雜或重大訴訟案件，組織公司內部相關專家和外部專業(yè)律師進行論證，廣泛聽取意見和建議，確保訴訟策略的科學性和可行性。2.策略調整-在訴訟過程中，密切關注案件的發(fā)展動態(tài)，根據對方當事人的訴訟主張、證據提交情況以及法院的審理意見等，及時對訴訟策略進行調整。-如發(fā)現新的證據或出現影響案件結果的重大因素，應迅速組織分析研究，重新評估訴訟策略的合理性，并做出相應的調整和完善。六、出庭應訴與庭審配合1.出庭人員安排-一般訴訟案件由法務部門安排法務人員作為訴訟代理人出庭應訴。對于重大、復雜案件，可根據需要聘請外部專業(yè)律師與法務人員共同出庭。-相關業(yè)務部門根據法務部門要求，安排熟悉案件情況的人員作為證人或輔助人員出庭，協(xié)助法務人員進行庭審陳述和證據說明。2.庭審準備-出庭人員在庭審前應充分熟悉案件情況，包括案件事實、證據材料、法律依據以及訴訟策略等。對可能在庭審中出現的問題進行預測，并準備好相應的回答和應對措施。-整理好庭審所需的各類文件和材料，包括起訴狀、答辯狀、證據清單、授權委托書等，并確保材料的完整性和準確性。3.庭審配合-在庭審過程中，出庭人員應遵守法庭紀律，尊重法官和其他訴訟參與人。按照法定程序進行陳述、舉證、質證和辯論，清晰、準確地表達公司的觀點和訴求。-法務人員與證人、輔助人員之間應密切配合，相互支持。證人應如實作證，輔助人員應根據法務人員的要求提供必要的協(xié)助和說明。-認真記錄庭審過程中的重要信息，包括對方當事人的陳述、證據出示情況、法官的詢問和意見等，為后續(xù)的訴訟工作提供參考。七、和解與調解1.和解與調解原則-在訴訟過程中，遵循自愿、合法、公平的原則，積極探索和解與調解的可能性，爭取通過非訴訟方式解決糾紛，降低訴訟成本，維護公司與業(yè)主或其他相關方的良好關系。2.和解與調解程序-法務部門根據案件情況和公司管理層的意見，決定是否啟動和解或調解程序。如決定啟動，主動與對方當事人或其代理人進行溝通，表達公司的和解或調解意愿。-組織相關人員對和解或調解方案進行研究和制定，方案內容應充分考慮公司的利益底線和對方的合理訴求，確保方案具有可行性和可接受性。-和解或調解方案經公司管理層審批后，由法務部門代表公司與對方進行協(xié)商談判。在協(xié)商過程中，保持靈活、務實的態(tài)度，根據對方的反饋意見對方案進行適當調整。-如雙方達成和解或調解協(xié)議，法務部門負責起草協(xié)議文本，明確雙方的權利義務和履行方式等內容。協(xié)議經雙方簽字蓋章后生效，并按照協(xié)議約定監(jiān)督雙方履行。八、判決執(zhí)行與后續(xù)跟進1.判決執(zhí)行-對于生效的判決、裁定或調解書，公司應嚴格按照法律規(guī)定和法律文書確定的內容履行義務。法務部門負責跟蹤判決執(zhí)行情況，及時督促相關部門和人員落實執(zhí)行事項。-如對方當事人未按照法律文書履行義務，公司應在規(guī)定的期限內申請強制執(zhí)行。在申請強制執(zhí)行過程中，積極配合法院的工作，提供被執(zhí)行人的財產線索等相關信息，確保執(zhí)行工作的順利進行。2.后續(xù)跟進-訴訟案件結案后，法務部門對案件進行全面總結分析，撰寫結案報告。結案報告應包括案件基本情況、處理過程、結果評估、經驗教訓等內容，為公司今后處理類似案件提供參考。-針對案件中暴露出的公司管理漏洞和風險隱患，法務部門會同相關業(yè)務部門制定改進措施，完善公司管理制度和業(yè)務流程，防止類似糾紛再次發(fā)生。-對訴訟案件涉及的客戶關系進行修復和維護，通過適當方式與業(yè)主或其他相關方進行溝通，消除誤解，增進信任，為公司的后續(xù)經營發(fā)展創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。九、訴訟費用管理1.費用預算-法務部門在受理訴訟案件后，根據案件的復雜程度、預計訴訟周期、所需聘請律師費用等因素，編制訴訟費用預算。訴訟費用預算應包括律師費、訴訟費、差旅費、鑒定費等各項可能發(fā)生的費用。-訴訟費用預算經公司管理層審批后執(zhí)行。在預算執(zhí)行過程中，嚴格控制費用支出，確保各項費用在預算范圍內使用。2.費用審批-對于訴訟過程中發(fā)生的各項費用，應按照公司的財務審批制度進行審批。費用支出需提供合法有效的票據，并注明費用用途、金額、相關案件信息等。-重大訴訟費用支出（如聘請知名律師事務所的高額律師費等）需經公司管理層專題會議討論決定，確保費用支出的合理性和必要性。3.費用報銷-費用報銷人按照公司財務報銷流程填寫報銷單據，附上相關票據和審批文件，提交給財務部門審核。財務部門審核無誤后，按照規(guī)定進行報銷支付。十、訴訟檔案管理1.檔案建立-法務部門負責為每一個訴訟案件建立獨立的訴訟檔案。訴訟檔案應包括案件受理階段的報告材料、立案階段的法律文書、證據材料、庭審記錄、和解或調解協(xié)議、判決書、裁定書等所有與案件相關的文件資料。-對檔案資料進行分類編號，建立電子和紙質兩種檔案形式，方便查閱和管理。電子檔案應存儲在公司專門的服務器或存儲設備上，并定期進行備份。2.檔案保管-確定專人負責訴訟檔案的保管工作，保管人員應嚴格遵守檔案保管制度，確保檔案資料的安全、完整。-為檔案保管提供適宜的環(huán)境，防止檔案資料受潮、損壞、丟失等情況發(fā)生。對于紙質檔案，應存放在專門的檔案柜中，并做好防火、防蟲等措施。3.檔案查閱與借閱-公司內部人員因工作需要查閱或借閱訴訟檔案的，應填寫查閱或借閱申請表，經法務部門負責人審批后，在保管人員的協(xié)助下進行查閱或借閱。-查閱或借閱人員應嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、刪除、復制檔案資料。借閱檔案應在規(guī)定的期限內歸還，如發(fā)現檔案資料有損壞或丟失情況，應追究相關人員的責任。十一、培訓與考核1.培訓-法務部門定期組織公司員工進行訴訟法律知識培訓，提高員工的法律意識和風險防范能力。培訓內容包括常見的物業(yè)服務糾紛法律問題、訴訟程序、證據收集與運用等方面的知識。-根據實際工作需要，邀請外部法律專家或律師進行專題講座，分享最新的法律法規(guī)政策和訴訟實務經驗，拓寬員工的法律視野。2.考核