合同領(lǐng)取及歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同領(lǐng)取及歸檔流程，確保合同資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門簽訂的各類合同，包括但不限于銷售合同、采購合同、租賃合同、服務(wù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、領(lǐng)取及歸檔應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.職責(zé)明確原則：明確各部門及人員在合同管理中的職責(zé)，確保流程順暢。3.全程管控原則：對合同從簽訂前的審批到簽訂后的領(lǐng)取、執(zhí)行、變更、終止及歸檔等全過程進(jìn)行有效管理。4.安全保密原則：妥善保管合同資料，防止信息泄露，確保合同信息安全。二、合同領(lǐng)取管理（一）領(lǐng)取流程1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時通知合同領(lǐng)取人。2.合同領(lǐng)取人需填寫《合同領(lǐng)取申請表》，詳細(xì)注明合同名稱、編號、領(lǐng)取日期、領(lǐng)取人姓名、部門等信息。3.將填寫完整的《合同領(lǐng)取申請表》提交至合同歸口管理部門負(fù)責(zé)人處審核。審核內(nèi)容包括申請表信息是否準(zhǔn)確、合同簽訂手續(xù)是否齊全等。4.經(jīng)審核通過后，合同歸口管理部門在申請表上簽字確認(rèn)，并為合同領(lǐng)取人發(fā)放合同原件及相關(guān)附件。5.合同領(lǐng)取人在領(lǐng)取合同時，需當(dāng)場核對合同內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)合同存在條款缺失、內(nèi)容錯誤、簽字蓋章不清晰等問題，應(yīng)及時與合同歸口管理部門溝通，由其協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行處理。（二）領(lǐng)取權(quán)限1.合同原則上由合同簽訂部門指定的專人負(fù)責(zé)領(lǐng)取。如因特殊原因無法由專人領(lǐng)取，需經(jīng)合同簽訂部門負(fù)責(zé)人書面授權(quán)他人代為領(lǐng)取。2.涉及公司重要項目或金額較大的合同，領(lǐng)取人應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識和工作經(jīng)驗，確保能夠妥善保管和執(zhí)行合同。（三）領(lǐng)取記錄1.合同歸口管理部門應(yīng)建立《合同領(lǐng)取登記表》，詳細(xì)記錄每份合同的領(lǐng)取日期、領(lǐng)取人姓名、部門、合同名稱、編號、發(fā)放份數(shù)等信息。2.領(lǐng)取記錄應(yīng)妥善保存，以便隨時查閱和追溯合同的領(lǐng)取情況。三、合同歸檔管理（一）歸檔范圍1.公司簽訂的各類有效合同原件及相關(guān)附件，包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、授權(quán)委托書、招投標(biāo)文件、往來信函等。2.合同簽訂過程中的審批文件，如合同審批表、會簽單、領(lǐng)導(dǎo)批示等。3.與合同履行相關(guān)的資料，如發(fā)貨單、驗收單、發(fā)票、付款憑證、催款函等。（二）歸檔流程1.合同履行完畢或終止后，合同承辦部門應(yīng)及時整理合同相關(guān)資料，并在[X]個工作日內(nèi)將資料移交至合同歸口管理部門。2.合同歸口管理部門對移交的合同資料進(jìn)行審核，確保資料齊全、完整、準(zhǔn)確。審核無誤后，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號、裝訂。3.合同歸口管理部門將裝訂成冊的合同檔案移交至公司檔案室統(tǒng)一保管。檔案室應(yīng)建立合同檔案目錄，便于查詢和管理。（三）歸檔要求1.合同檔案應(yīng)按照年度、類別、編號順序進(jìn)行排列，確保檔案存放有序。2.合同檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒、檔案袋進(jìn)行封裝，并在封面上注明合同名稱、編號、年度、保管期限等信息。3.歸檔的合同資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，不得使用易褪色的書寫材料。4.對于電子合同，應(yīng)按照公司電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行備份和存儲，確保電子合同的可讀性和完整性。四、合同保管期限（一）確定原則合同保管期限根據(jù)合同性質(zhì)、重要程度、涉及金額等因素確定，以確保公司能夠在需要時查閱和追溯合同相關(guān)信息。（二）具體期限1.一般合同保管期限為[X]年，自合同履行完畢或終止之日起計算。2.涉及公司重大資產(chǎn)處置、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)、長期合作關(guān)系等重要合同，保管期限為[X]年。3.法律法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。（三）期限變更1.在合同保管期限屆滿前，如因工作需要仍需查閱合同檔案，由查閱部門提出申請，經(jīng)合同歸口管理部門負(fù)責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以延長合同檔案的保管期限。2.合同保管期限屆滿后，由合同歸口管理部門會同檔案室對合同檔案進(jìn)行鑒定，確認(rèn)無保存價值的，按照公司檔案銷毀程序進(jìn)行銷毀。五、合同查閱與借閱管理（一）查閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案，應(yīng)填寫《合同查閱申請表》，注明查閱合同的名稱、編號、查閱原因、查閱內(nèi)容等信息。2.將申請表提交至合同歸口管理部門負(fù)責(zé)人處審批。審批通過后，合同歸口管理部門安排專人陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員只能查閱與申請內(nèi)容相關(guān)的合同資料，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、外借合同檔案。如需摘抄、復(fù)制合同資料，應(yīng)經(jīng)合同歸口管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱流程1.因工作需要借閱合同檔案的，借閱人應(yīng)填寫《合同借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱合同的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息。2.將申請表提交至合同歸口管理部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前向合同歸口管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。4.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的合同檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在合同檔案上涂改、污損、標(biāo)記。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還合同檔案。如發(fā)現(xiàn)合同檔案丟失或損壞，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）查閱與借閱記錄1.合同歸口管理部門應(yīng)建立《合同查閱/借閱登記表》，詳細(xì)記錄查閱/借閱日期、查閱/借閱人姓名、部門、合同名稱、編號、查閱/借閱內(nèi)容、審批情況、歸還日期等信息。2.查閱與借閱記錄應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便隨時查閱和追溯合同檔案的查閱與借閱情況。六、合同變更與終止管理（一）變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容，合同承辦部門應(yīng)及時與對方協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議簽訂后，合同承辦部門應(yīng)按照合同領(lǐng)取及歸檔管理流程，及時將變更協(xié)議原件及相關(guān)資料移交至合同歸口管理部門，由其進(jìn)行審核、編號、歸檔。3.合同歸口管理部門應(yīng)在合同檔案中對變更內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注，并更新合同相關(guān)信息，確保合同檔案的準(zhǔn)確性和完整性。（二）終止管理1.合同履行完畢或出現(xiàn)法定、約定的終止情形時，合同承辦部門應(yīng)及時通知對方辦理合同終止手續(xù)，并清理合同履行過程中的相關(guān)資料。2.合同終止后，合同承辦部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將合同終止情況報告合同歸口管理部門，并提交合同終止協(xié)議原件及相關(guān)資料。3.合同歸口管理部門對合同終止資料進(jìn)行審核后，按照合同歸檔管理要求進(jìn)行整理、編號、裝訂，與原合同檔案一并歸檔保存。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司審計部門負(fù)責(zé)對合同領(lǐng)取及歸檔管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.合同領(lǐng)取及歸檔流程的執(zhí)行情況，包括申請表填寫是否規(guī)范、審核審批手續(xù)是否齊全、領(lǐng)取及歸檔記錄是否完整等。2.合同檔案的保管情況，包括檔案存放是否有序、資料是否齊全完整、保管期限是否符合規(guī)定等。3.合同查閱與借閱管理情況，包括查閱/借閱手續(xù)是否完備、記錄是否準(zhǔn)確、歸還是否及時等。4.合同變更與終止管理情況，包括變更協(xié)議和終止協(xié)議的簽訂、審核、歸檔是否及時規(guī)范等。（三）檢查方式1.定期檢查：審計部門每[X]年對合同領(lǐng)取及歸檔管理制度執(zhí)行情況進(jìn)行一次全面檢查，并形成檢查報告。2.不定期抽查：審計部門根據(jù)工作需要，不定期對合同領(lǐng)取及歸檔管理情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（四）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對問題制定整改措施，明確整改責(zé)任人及整改期限，并將整改情況及時反饋給審計部門。3.對整改不力或拒不整改的部門和個人，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。八、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因合同領(lǐng)取人未按照規(guī)定流程領(lǐng)取合同，導(dǎo)致合同丟失、損壞或延誤領(lǐng)取，給公司造成損失的，由合同領(lǐng)取人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.因合同承辦部門未及時整理、移交合同資料，或移交資料不齊全、不準(zhǔn)確，影響合同歸檔和查閱的，由合同承辦部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)主要責(zé)任。3.因合同歸口管理部門審核把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致合同檔案存在問題的，由合同歸口管理部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.因查閱、借閱人員違反規(guī)定，擅自摘抄、復(fù)制、拍照、外借合同檔案，或在合同檔案上涂改、污損、標(biāo)記，給公司造成損失的，由查閱、借閱人員承擔(dān)賠償責(zé)任。（二）追究方式1.對于違反合同領(lǐng)取及歸檔管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因違