公司檔案規范與管理制度一、總則1.1目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供有力支持，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。1.3基本原則1.集中統一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統一管理，確保檔案管理的規范性和一致性。2.真實性原則：檔案內容必須真實、準確地反映公司各項工作的實際情況。3.完整性原則：全面收集和整理公司在各個階段形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.時效性原則：及時對檔案進行分類、整理、歸檔，確保檔案的時效性。5.保密性原則：嚴格遵守檔案保密規定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責2.1綜合管理部職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統一管理公司各類檔案，包括但不限于文件、合同、報表、會議紀要等。3.對各部門檔案管理工作進行指導、監督和檢查。4.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作。5.建立檔案檢索系統，提供檔案查詢服務。6.按照規定做好檔案的鑒定、銷毀工作。7.負責檔案的安全保管，確保檔案實體和信息的安全。2.2各部門職責1.設立兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、初步分類和臨時保管工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的檔案移交綜合管理部。3.協助綜合管理部做好檔案的整理、借閱、利用等工作。2.3檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備專業知識和技能，遵守檔案管理工作紀律。2.認真履行檔案管理職責，做好檔案的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。3.積極提供檔案利用服務，為公司各項工作提供及時、準確的檔案信息支持。4.不斷學習和掌握檔案管理新方法、新技術，提高檔案管理水平。三、檔案的分類與編號3.1檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司行政文件、會議紀要、工作計劃、總結、報告等。2.人事管理類：員工檔案、招聘錄用、培訓考核、薪酬福利、績效管理等相關文件。3.財務管理類：財務報表、預算決算、審計報告、會計憑證等。4.市場營銷類：市場調研、營銷策劃、銷售合同、客戶信息等。5.采購管理類：采購計劃、采購合同、供應商資料等。6.生產管理類：生產計劃、工藝流程、質量控制、設備管理等文件。7.技術研發類：研發項目資料、技術文件、專利證書等。8.質量管理類：質量體系文件、檢驗報告、不合格品處理等。9.合同管理類：各類合同文本及其相關附件。10.其他類：不屬于上述分類的其他檔案。3.2編號規則檔案編號采用“年度+類別代碼+順序號”的方式。年度為公元紀年，取四位數字；類別代碼按照上述分類，用兩位大寫字母表示；順序號為每類檔案的流水號，用四位數字表示。例如：2023XZ0001，表示2023年度行政管理類第1份檔案。四、檔案的收集與整理4.1收集范圍1.公司各部門在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據等。2.公司與外部單位簽訂的各類合同、協議、信函等。3.公司員工個人在工作中形成的重要文件、成果等。4.上級主管部門下發的與公司有關的文件、通知等。4.2收集時間1.各部門兼職檔案員應及時收集本部門在工作過程中形成的檔案，每月末將收集的檔案移交綜合管理部。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應在項目結束或活動完成后的一周內移交。4.3整理要求1.綜合管理部檔案管理人員按照檔案分類標準，對接收的檔案進行分類整理。2.每份檔案應保持內容完整、字跡清晰，如有破損、缺頁等情況，應進行修復或補充。3.去除檔案中的金屬物，如訂書釘、回形針等，采用統一規格的檔案袋或檔案盒進行裝訂。4.按照檔案編號規則，為每份檔案編制唯一的編號，并填寫檔案目錄。檔案目錄應包含檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內容。五、檔案的歸檔與保管5.1歸檔1.整理后的檔案應及時歸檔，按照檔案類別和編號順序，上架存放。2.對于電子檔案，應按照相關規定進行存儲和管理，確保電子檔案的可讀性和可追溯性。電子檔案的命名應與紙質檔案編號一致，并建立相應的索引目錄。3.歸檔時，應填寫檔案歸檔登記表，注明檔案名稱、編號、日期、歸檔人等信息。5.2保管期限公司檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、20年。具體保管期限參照《公司檔案保管期限表》執行。5.3保管要求1.設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案存放環境安全、整潔、適宜。2.檔案庫房應保持適當的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。同時，應建立檔案存放位置索引，注明各類檔案所在的庫房、貨架、層數和格號。4.定期對檔案進行檢查，發現問題及時處理。如發現檔案有損壞、變質等情況，應及時采取修復、復制等措施。5.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，檔案管理人員進入庫房時，應做好登記工作。六、檔案的借閱與利用6.1借閱范圍公司內部員工因工作需要，可以借閱與本人工作相關的檔案。外單位人員因工作需要查閱公司檔案的，須經公司分管領導批準，并辦理相關手續。6.2借閱手續1.公司內部員工借閱檔案時，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、編號、借閱用途、借閱期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，交綜合管理部檔案管理人員辦理借閱手續。2.外單位人員查閱公司檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，附上單位介紹信，注明查閱檔案名稱、編號、查閱用途、查閱期限等信息，經公司分管領導批準后，交綜合管理部檔案管理人員辦理查閱手續。查閱過程中，須有公司相關人員陪同。3.檔案管理人員根據審批后的申請表，為借閱或查閱人員提供檔案，并在《檔案借閱登記薄》上登記借閱或查閱情況，包括借閱或查閱日期、檔案名稱、編號、借閱或查閱人姓名、歸還日期等信息。6.3借閱期限1.公司內部員工借閱檔案的期限一般不超過7個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。2.外單位人員查閱檔案的期限一般不超過3個工作日，如需延長查閱期限，須重新辦理審批手續。6.4借閱要求1.借閱人員應愛護檔案，不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案內容。2.借閱人員不得將檔案轉借他人，如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理人員同意，并按照規定辦理相關手續。3.借閱人員應按時歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還的，應提前向檔案管理人員說明情況。逾期未還的，檔案管理人員應及時催還。6.5利用服務綜合管理部檔案管理人員應積極為公司員工提供檔案利用服務，根據員工需求，及時準確地提供檔案信息。對于重要檔案的利用，應做好記錄和跟蹤，確保檔案信息的合理使用。七、檔案的鑒定與銷毀7.1鑒定工作1.綜合管理部定期對庫存檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否已失去保存價值。2.成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負責人、檔案管理人員及相關部門代表組成。鑒定小組按照《公司檔案保管期限表》和有關檔案鑒定標準，對檔案進行逐卷鑒定。3.鑒定小組在鑒定過程中，應認真審查檔案的內容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案的保存價值。對擬銷毀的檔案，應填寫《檔案銷毀鑒定表》，詳細說明檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息。7.2銷毀程序1.經鑒定小組審核同意銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、密級等內容。2.《檔案銷毀清冊》經公司分管領導批準后，由綜合管理部組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應指定兩名以上工作人員負責監銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。銷毀完畢后，監銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.對已銷毀的檔案，應在檔案目錄及相關檢索工具中注明“已銷毀”字樣，并將《檔案銷毀清冊》及相關審批文件永久保存。八、檔案的信息化管理8.1信息化建設目標逐步實現公司檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務質量，方便檔案的查閱和利用。8.2信息化管理系統1.選用適合公司檔案管理需求的信息化管理系統，實現檔案的電子化存儲、檢索、借閱、利用等功能。2.檔案信息化管理系統應具備權限管理功能，對不同人員設置不同的操作權限，確保檔案信息的安全。8.3電子檔案管理1.按照檔案整理要求，對電子檔案進行分類、編號、著錄等工作，建立電子檔案數據庫。2.電子檔案應定期進行備份，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質，分別存儲在不同地點，確保電子檔案數據的安全可靠。3.加強對電子檔案的安全管理，采取防火墻、加密技術等措施，防止電子檔案被非法篡改、刪除或泄露。九、獎懲措施9.1獎勵1.對在檔案管理工作中表現突出的部門和個人，公司給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括榮譽證書、獎金、晉升等。具體獎勵標準由公司根據實際情況確定。3.表現突出的方面包括但不限于：檔案收集完整及時、整理規范準確、保管安全妥善、利用服務高效等。9.2處罰1.對違反檔案管理制度的部門和個人，公司視情節輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰。2.處罰方式如下：對于未按時移交檔案、檔案整理不規范等行為，給予批評教育，并責令限期改正。對于擅自涂改、損壞、丟失檔案等行為，視情節輕重，給予警告并處以一定金額的罰款。造成嚴重后果的，依法追究相關人員的法律責任。對于違反檔案保密