制藥公司采購部管理制度一、總則（一）目的為加強制藥公司采購部的管理，規范采購工作流程，確保采購活動的高效、有序進行，保障公司生產經營所需物資的及時供應，降低采購成本，提高公司經濟效益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于制藥公司采購部全體員工及與采購業務相關的其他部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司相關規定，確保采購行為合法合規。2.效益原則：在保證物資質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。3.質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購物資符合公司生產經營要求。4.公開公正原則：采購過程應公開透明，遵循公正的程序，確保所有供應商享有平等的競爭機會。5.廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律規定，杜絕收受供應商賄賂等不正當行為。二、采購部職責與崗位設置（一）采購部職責1.根據公司生產經營計劃，編制物資采購計劃，確保物資供應的及時性和準確性。2.負責供應商的開發、評估、選擇和管理，建立供應商檔案，維護良好的合作關系。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款明確、合理、合法，維護公司利益。4.跟蹤采購合同執行情況，協調解決合同執行過程中的問題，確保物資按時、按質、按量供應。5.負責采購物資的驗收工作，確保物資符合質量要求，辦理相關入庫手續。6.定期對采購工作進行總結和分析，提出改進措施和建議，不斷優化采購流程和方法。7.配合公司其他部門做好相關工作，完成領導交辦的其他任務。（二）崗位設置1.采購部經理全面負責采購部的日常管理工作，制定采購部工作計劃和目標，并組織實施。負責供應商的開發、評估、選擇和管理，建立良好的供應商合作關系。審核采購計劃和采購合同，確保采購活動符合公司規定和要求。協調采購部與其他部門的工作關系，解決采購過程中的重大問題。負責采購部團隊建設和員工培訓，提高團隊整體素質和業務能力。定期向上級領導匯報采購工作情況，提供采購數據分析和決策支持。2.采購主管協助采購部經理開展采購部日常管理工作，負責具體采購任務的組織和實施。根據采購計劃，選擇合適的供應商，進行采購談判，簽訂采購合同。跟蹤采購合同執行情況，協調解決合同執行過程中的問題，確保物資按時、按質、按量供應。負責采購物資的驗收工作，確保物資符合質量要求，辦理相關入庫手續。定期對采購工作進行總結和分析，提出改進措施和建議，優化采購流程和方法。協助采購部經理做好供應商管理工作，維護供應商檔案信息。3.采購專員根據采購主管的安排，具體負責采購物資的詢價、比價、議價工作，選擇合適的供應商。協助采購主管進行采購談判，起草采購合同初稿，確保合同條款清晰、準確。負責采購訂單的下達和跟蹤，及時與供應商溝通物資供應情況，確保物資按時交付。收集、整理采購相關資料，建立采購檔案，為采購決策提供支持。協助采購主管做好采購物資的驗收工作，核對物資數量、規格、質量等信息。完成領導交辦的其他臨時性采購任務。三、采購流程（一）采購計劃編制1.各部門根據公司生產經營計劃和實際需求，提前向采購部提交物資采購申請單，詳細注明物資名稱、規格型號、數量、需求時間等信息。2.采購部對各部門提交的采購申請單進行匯總和審核，結合庫存情況，編制月度采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規格型號、數量、預算金額、采購時間等內容。3.采購計劃經采購部經理審核后，報公司領導審批。公司領導根據公司實際情況和資金狀況，對采購計劃進行調整和批準。（二）供應商選擇與管理1.供應商開發采購部根據采購計劃和物資需求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，收集供應商的基本信息、資質證書、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等方面的資料。組織相關人員對初步篩選合格的供應商進行實地考察，了解供應商的生產經營狀況、質量管理體系、生產設備、技術水平等情況。根據考察結果，對供應商進行綜合評估，確定合格供應商名單，并建立供應商檔案。2.供應商評估采購部定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、合作態度等方面。建立供應商評估指標體系，采用定量與定性相結合的方法對供應商進行評分。評估結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。根據評估結果，對供應商進行分類管理。對于優秀供應商，給予更多的合作機會和優惠政策；對于不合格供應商，及時淘汰，并尋找新的供應商替代。3.供應商管理與供應商簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務，包括產品質量標準、交貨期、價格調整機制、售后服務等條款。定期與供應商溝通，了解其生產經營狀況和產品質量情況，及時解決合作過程中出現的問題。對供應商的表現進行記錄和評價，作為后續合作的參考依據。（三）采購實施1.詢價采購專員根據采購計劃和供應商名單，向多家供應商發送詢價函，詳細注明物資名稱、規格型號、數量、質量要求、交貨期等信息，要求供應商在規定時間內報價。對供應商的報價進行整理和分析，比較不同供應商的價格、質量、交貨期等因素，選擇最優供應商。2.比價在詢價的基礎上，采購專員對至少三家供應商的報價進行詳細比價，綜合考慮物資質量、價格、交貨期、售后服務等因素，選擇性價比最高的供應商。對于金額較大或重要物資的采購，采購部應組織相關部門進行聯合比價，確保采購決策的科學性和合理性。3.議價采購專員與選定的供應商進行議價，爭取更優惠的價格和條款。議價過程中，應充分了解供應商的成本結構和市場行情，合理提出議價要求。對于議價結果，采購專員應及時向采購主管匯報，經采購主管審核后，報采購部經理審批。4.簽訂合同采購專員根據議價結果，起草采購合同，明確物資名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同經采購主管審核后，報采購部經理審批。審批通過后，由采購專員與供應商簽訂正式采購合同。采購合同簽訂后，采購專員應及時將合同副本分發給相關部門，如財務部、倉庫管理部等，以便各部門做好相應的準備工作。（四）采購驗收1.采購物資到貨前，采購專員應提前通知倉庫管理部做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具等。2.物資到貨后，倉庫管理部驗收人員按照采購合同和相關標準對物資的數量、規格型號、質量等進行驗收。驗收合格的物資，辦理入庫手續；驗收不合格的物資，采購專員應及時與供應商聯系，協商解決退貨、換貨等問題。3.采購部應定期對采購物資的驗收情況進行統計和分析，對于驗收不合格率較高的供應商，應及時采取措施進行整改或淘汰。（五）付款管理1.采購部應按照采購合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續。付款申請單應注明采購合同編號、物資名稱、規格型號、數量、金額、付款方式、付款時間等信息，并附上采購合同副本、驗收報告、發票等相關憑證。2.付款申請單經采購專員填寫、采購主管審核后，報采購部經理審批。采購部經理審批通過后，提交財務部審核付款。3.財務部根據公司財務制度和資金狀況，對付款申請進行審核。審核通過后，按照規定的付款方式進行付款，并做好付款記錄。四、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：市場價格波動、原材料供應短缺等因素可能導致采購成本上升或物資供應中斷。2.質量風險：供應商提供的物資質量不符合要求，可能影響公司產品質量和生產經營。3.合同風險：采購合同條款不明確、不合理，或供應商違約，可能給公司帶來經濟損失。4.人員風險：采購人員的業務能力不足、職業道德缺失等因素，可能影響采購工作的正常開展。（二）風險評估1.采購部定期對采購風險進行評估，分析風險發生的可能性和影響程度。2.根據風險評估結果，對風險進行分類排序，確定重點風險領域和風險等級。（三）風險應對措施1.市場風險應對措施建立市場價格監測機制，及時掌握市場價格動態，合理安排采購時機，降低采購成本。與供應商簽訂長期合作協議，鎖定采購價格，降低價格波動風險。開發多種采購渠道，避免過度依賴單一供應商，降低供應中斷風險。2.質量風險應對措施加強對供應商的質量管理，定期對供應商進行實地考察和評估，確保供應商具備良好的質量管理體系。在采購合同中明確質量標準和驗收條款，加強對采購物資的檢驗和驗收，確保物資質量符合要求。建立質量反饋機制，及時處理采購物資質量問題，要求供應商采取整改措施或承擔相應責任。3.合同風險應對措施加強采購合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同條款明確、合理、合法，避免合同糾紛。對采購合同執行情況進行跟蹤和監督，及時發現并解決合同執行過程中的問題，確保合同順利履行。建立合同糾紛處理機制，當發生合同糾紛時，及時與供應商協商解決，如協商不成，可通過法律途徑維護公司合法權益。4.人員風險應對措施加強采購人員培訓，提高采購人員的業務能力和職業道德水平，確保采購人員具備良好的專業素養和職業操守。建立采購人員績效考核制度，對采購人員的工作業績、工作態度、廉潔自律等方面進行考核，激勵采購人員積極工作，提高工作質量。加強內部監督，防止采購人員利用職務之便謀取私利，對違規行為嚴肅處理。五、采購成本控制（一）成本分析1.采購部定期對采購成本進行分析，包括采購價格、運輸費用、倉儲費用、檢驗費用等方面。2.通過成本分析，找出影響采購成本的主要因素，如采購數量、采購頻率、供應商選擇、采購時機等。（二）成本控制措施1.優化采購數量：根據公司生產經營計劃和庫存情況，合理確定采購數量，避免過度采購或采購不足，降低采購成本。2.選擇合適的采購頻率：根據物資需求特點和供應商交貨期，合理安排采購頻率，減少采購次數，降低采購成本。3.加強供應商管理：通過與供應商建立長期合作關系、優化供應商結構、加強供應商考核等方式，爭取更優惠的采購價格和條款，降低采購成本。4.優化采購流程：簡化采購流程，提高采購效率，減少不必要的中間環節，降低采購成本。5.控制采購費用：合理控制采購過程中的運輸費用、倉儲費用、檢驗費用等，降低采購總成本。六、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：包括采購價格、運輸費用、倉儲費用等，評估采購成本是否控制在預算范圍內。2.采購質量：評估采購物資的質量是否符合要求，驗收合格率是否達到規定標準。3.交貨期：評估供應商是否按時交貨，交貨及時率是否達到規定標準。4.供應商管理：評估供應商的開發、評估、選擇、管理等工作是否有效，供應商滿意度是否達到規定標準。5.采購效率：評估采購流程的執行情況，采購任務完成的及時性和準確性。（二）評估方法1.定期評估：采購部每月對采購工作進行一次總結和評估，根據評估指標對采購績效進行打分。2.年度評估：采購部每年對采購工作進行全面總結和評估，形成年度采購績效報告。年度評估結果作為采購人員績效考核和獎懲的重要依據。3.綜合評估：采用定量與定性相結合的方法，對采購績效進行綜合評估。定量評估主要依據各項評估指標的數據進行打分；定性評估主要通過對采購工作的過程和效果進行分析和評價。（三）評估結果應用1.績效獎金發放：根據采購績效評估結果，發放采購人員的績效獎金。績效獎金與采購績效評估得分掛鉤，得分越高，獎金越高。2.崗位晉升：采購績效評估結果作為采購人員崗位晉升的重要參考依據。對于采購績效優秀的人員，給予優先晉升機會。3.改進措施制定：針對采購績效評估中發現的問題，采購部應及時制定改進措施，明確責任人和整改期限，