公司工程部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工程建設(shè)、管理及維護(hù)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司工程部在工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等全過程中形成的各類文件、資料、圖紙等檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工程部檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映工程實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)各環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，保證檔案的全面性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）工程部經(jīng)理職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)工程部檔案管理工作，確保檔案管理工作符合公司整體要求。2.制定檔案管理工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，提供必要的資源支持。（二）檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等具體工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立檔案檢索工具，方便查詢利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的安全與完整。4.按照規(guī)定做好檔案的鑒定、銷毀工作。（三）工程技術(shù)人員職責(zé)1.在工程建設(shè)過程中，及時(shí)將各自工作中形成的文件、資料整理好，移交檔案管理員。2.對(duì)所提供檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。3.根據(jù)工作需要，配合檔案管理員查閱相關(guān)檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工程前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。2.工程設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等。3.工程施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。4.工程監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.工程竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書等。6.其他與工程相關(guān)的文件：會(huì)議紀(jì)要、來往信函、照片、音像資料等。（二）收集要求1.工程技術(shù)人員應(yīng)在文件形成后及時(shí)整理，確保字跡清晰、簽字蓋章齊全。2.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本，并保證兩者內(nèi)容一致。3.對(duì)于外來文件，如上級(jí)部門文件、合作單位文件等，應(yīng)及時(shí)登記并歸檔。（三）整理方法1.分類：按照工程建設(shè)階段、文件類型等進(jìn)行分類，如分為工程前期類、設(shè)計(jì)類、施工類、監(jiān)理類、竣工驗(yàn)收類等。2.編號(hào)：為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如采用年份+類別代碼+順序號(hào)的形式。3.編目：對(duì)每份檔案編制目錄，包括文件題名、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息。四、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.工程前期文件在項(xiàng)目完成立項(xiàng)等前期工作后及時(shí)歸檔。2.工程設(shè)計(jì)文件在設(shè)計(jì)任務(wù)完成后歸檔。3.工程施工文件隨工程進(jìn)度同步歸檔，每月定期整理歸檔一次。4.工程監(jiān)理文件在監(jiān)理工作結(jié)束后歸檔。5.工程竣工驗(yàn)收文件在工程竣工驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔流程1.工程技術(shù)人員將整理好的檔案移交檔案管理員。2.檔案管理員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、檢查，符合要求的予以接收。3.檔案管理員按照分類、編號(hào)、編目要求對(duì)檔案進(jìn)行整理歸檔，并填寫檔案歸檔登記表。五、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司重大權(quán)益、具有長(zhǎng)期查考利用價(jià)值的檔案，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、重要合同協(xié)議等。2.定期保管：分為30年和10年。工程建設(shè)過程中的一般性文件資料保管期限為30年；短期使用的文件資料保管期限為10年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用專門的檔案柜存放，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找。2.電子檔案：存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，進(jìn)行備份，并建立電子檔案索引目錄。3.照片、音像資料：按照內(nèi)容分類整理，標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息，存儲(chǔ)在光盤或硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并妥善保管。（三）保管環(huán)境1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理員處查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員只能在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，如需摘錄或復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理員同意，并登記摘錄或復(fù)制的內(nèi)容、日期、用途等。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案的，需填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)工程部經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)所借檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、泄露檔案內(nèi)容。歸還檔案時(shí)，檔案管理員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，確保檔案完好無損。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理員定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。2.成立檔案鑒定小組，由工程部經(jīng)理、檔案管理員及相關(guān)工程技術(shù)人員組成，對(duì)檔案鑒定意見進(jìn)行審核。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)督下進(jìn)行，并填寫檔案銷毀登記表，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。八、檔案的信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)利用信息技術(shù)建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和查詢利用的便捷性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)檔案管理員負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息系統(tǒng)，并定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）信息安全管理加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。九、檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)工程部檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.將檔案管理工作