培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案館管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案館的規(guī)范化管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高培訓(xùn)工作的效率和質(zhì)量，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于培訓(xùn)機(jī)構(gòu)內(nèi)各部門形成的各類檔案的管理，包括但不限于教學(xué)檔案、學(xué)員檔案、師資檔案、行政檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案館對(duì)各類檔案實(shí)行集中管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容和形式，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：建立健全檔案利用制度，為培訓(xùn)教學(xué)、管理決策等工作提供及時(shí)、有效的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案館設(shè)置培訓(xùn)機(jī)構(gòu)設(shè)立檔案館，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）檔案館職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、征集、整理、保管培訓(xùn)機(jī)構(gòu)各部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，建立檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷毀。5.做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地反映檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況。6.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。7.為培訓(xùn)教學(xué)、管理決策等工作提供檔案信息服務(wù)，積極開發(fā)檔案信息資源。8.負(fù)責(zé)對(duì)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)各部門檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，提高整體檔案管理水平。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，忠于職守，嚴(yán)格遵守檔案工作紀(jì)律和各項(xiàng)規(guī)章制度。2.認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。3.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保密制度，防止檔案的丟失、損壞和泄密。5.積極主動(dòng)地為利用者提供檔案信息服務(wù)，熱情接待查閱檔案的人員，及時(shí)準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案。6.做好檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理工作，確保檔案管理工作的正常開展。7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與檔案管理有關(guān)的工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整。2.檔案形成部門應(yīng)在工作結(jié)束后，按照檔案管理的要求，對(duì)形成的檔案材料進(jìn)行分類整理，定期移交檔案館。3.檔案館應(yīng)主動(dòng)收集與培訓(xùn)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)業(yè)務(wù)相關(guān)的各類資料，包括但不限于上級(jí)文件、培訓(xùn)教材、學(xué)術(shù)論文、行業(yè)動(dòng)態(tài)等。4.對(duì)接收的檔案材料，檔案館應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)不符合要求的檔案材料，應(yīng)及時(shí)退回形成部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（二）檔案整理1.檔案館按照檔案的來源、內(nèi)容和形式，對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類整理。分類應(yīng)遵循科學(xué)合理、便于管理和利用的原則。2.檔案整理應(yīng)包括以下步驟：區(qū)分全宗：將培訓(xùn)機(jī)構(gòu)各部門形成的檔案分別整理，一個(gè)部門形成的檔案為一個(gè)全宗。分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將全宗內(nèi)的檔案分為教學(xué)檔案、學(xué)員檔案、師資檔案、行政檔案等類別。編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和統(tǒng)計(jì)。裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊美觀。3.檔案整理過程中，應(yīng)注意保持檔案之間的歷史聯(lián)系，遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，便于檔案的管理和利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案館應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，符合檔案保管的要求。（二）檔案保管要求1.對(duì)不同載體的檔案應(yīng)采取不同的保管方法。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜或檔案架上，排列整齊，便于查找；電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份；聲像檔案應(yīng)按照其載體的特點(diǎn)進(jìn)行保管，如錄像帶應(yīng)存放在防潮、防塵的盒套內(nèi)，照片應(yīng)進(jìn)行沖印并裝冊(cè)保管。2.對(duì)重要的、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等，確保檔案的安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.建立檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的收進(jìn)、移出、保管等情況，做到賬物相符。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案館應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.檔案鑒定工作應(yīng)成立鑒定小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門的業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行全面、認(rèn)真的鑒定。3.鑒定檔案保管期限的主要依據(jù)是檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素。對(duì)反映培訓(xùn)機(jī)構(gòu)主要職能活動(dòng)、歷史面貌、重要業(yè)務(wù)工作等方面的檔案，應(yīng)列為永久保管；對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，可列為長(zhǎng)期保管；對(duì)在較短時(shí)間內(nèi)需要查考利用的檔案，可列為短期保管。4.鑒定小組應(yīng)根據(jù)鑒定結(jié)果，填寫檔案鑒定表，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，并簽署鑒定意見。（二）檔案銷毀1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定并報(bào)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。銷毀清冊(cè)應(yīng)一式兩份，一份留存檔案館，一份報(bào)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)備案。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由兩人以上監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案的內(nèi)容，確保銷毀工作的徹底性。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個(gè)人。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案館應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，如實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際情況。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和時(shí)間要求報(bào)送培訓(xùn)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門。3.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)認(rèn)真分析統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為檔案管理工作的決策提供依據(jù)。（二）檔案移交1.培訓(xùn)機(jī)構(gòu)撤銷、合并或其他原因終止時(shí)，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，將檔案移交給有關(guān)部門或單位。2.檔案移交應(yīng)編制檔案移交清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。移交清冊(cè)應(yīng)一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份，并簽字確認(rèn)。3.檔案移交過程中，交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和質(zhì)量，確保檔案的完整移交。對(duì)不符合要求的檔案，接收方有權(quán)拒絕接收。七、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保檔案的正確使用。2.凡因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）利用范圍1.培訓(xùn)機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員因教學(xué)、管理、研究等工作需要，可查閱相關(guān)檔案。2.外單位因工作需要查閱培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案的，應(yīng)持單位介紹信和有效身份證件，經(jīng)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱內(nèi)容涉及國家機(jī)密或培訓(xùn)機(jī)構(gòu)商業(yè)秘密的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.查閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案館負(fù)責(zé)人審批。檔案館負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)的內(nèi)容和檔案管理的規(guī)定，決定是否批準(zhǔn)查閱申請(qǐng)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員應(yīng)到檔案館查閱檔案。查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案館。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)印或摘抄手續(xù)。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案館，并辦理歸還手續(xù)。（四）檔案借閱1.因工作需要長(zhǎng)期使用檔案的人員，可辦理檔案借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.借閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案館負(fù)責(zé)人審批。檔案館負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)的內(nèi)容和檔案管理的規(guī)定，決定是否批準(zhǔn)借閱申請(qǐng)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，借閱人員應(yīng)到檔案館辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取借閱證。借閱證應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。4.借閱人員應(yīng)按照借閱期限及時(shí)歸還檔案。如需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案館提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。5.借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。借閱期間，檔案如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)負(fù)責(zé)賠償。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)將形成的電子檔案及時(shí)收集整理，并按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.電子檔案的整理應(yīng)遵循電子文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。電子檔案應(yīng)采用通用的文件格式進(jìn)行存儲(chǔ)，如PDF、DOC、XLS等，以便于長(zhǎng)期保存和利用。（二）電子檔案的保管1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤、磁帶、光盤等。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全。2.電子檔案的保管環(huán)境應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全防護(hù)設(shè)施，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.建立電子檔案保管賬目，詳細(xì)記錄電子檔案的存儲(chǔ)位置、備份情況等信息，做到賬物相符。（三）電子檔案的利用1.利用電子檔案應(yīng)使用合法的軟件和設(shè)備，確保電子檔案的正常讀取和使用。2.對(duì)涉及國家機(jī)密或培訓(xùn)機(jī)構(gòu)商業(yè)秘密的電子檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問控制等安全措施，防止電子檔案的泄密。3.電子檔案的利用應(yīng)遵循檔案利用的相關(guān)規(guī)定，辦理查閱、借閱等手續(xù)。查閱電子檔案時(shí)，應(yīng)在指定的計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，不得擅自將電子檔案復(fù)制或傳播給他人。九、聲像檔案管理（一）聲像檔案的收集與整理1.培訓(xùn)機(jī)構(gòu)在培訓(xùn)教學(xué)、管理活動(dòng)等過程中形成的照片、錄音、錄像等聲像檔案，應(yīng)及時(shí)收集整理。2.聲像檔案的整理應(yīng)按照其形成的時(shí)間順序或主題進(jìn)行分類，編制目錄，注明聲像檔案的題名、日期、來源、保管期限等信息。3.對(duì)重要的聲像檔案應(yīng)進(jìn)行文字說明，詳細(xì)記錄聲像檔案的內(nèi)容、背景、拍攝時(shí)間、地點(diǎn)等信息。（二）聲像檔案的保管1.聲像檔案應(yīng)按照其載體的特點(diǎn)進(jìn)行保管，如照片應(yīng)沖印并裝冊(cè)保管，錄音帶、錄像帶應(yīng)存放在防潮、防塵的盒套內(nèi)。2.聲像檔案的保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.定期對(duì)聲像檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。