公司小物業日常管理制度總則1.目的為加強公司小物業的規范化管理，提高物業服務質量，保障公司物業的正常運行，維護公司及業主的合法權益，特制定本日常管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司小物業全體工作人員，包括但不限于物業管理人員、維修人員、保潔人員、安保人員等。3.基本原則依法依規原則：嚴格遵守國家法律法規及相關行業規定，確保物業管理活動合法合規。服務至上原則：以業主需求為導向，提供優質、高效、貼心的物業服務，不斷提升業主滿意度。精細化管理原則：注重細節，對物業管理的各個環節進行細致把控，提高管理效率和質量。團隊協作原則：強調各部門之間、員工之間的溝通協作，形成合力，共同推進物業管理工作。人員管理1.人員招聘根據公司發展需要及崗位空缺情況，制定人員招聘計劃。招聘信息應明確崗位要求、職責、待遇等內容，通過多種渠道發布，如招聘網站、社交媒體、內部推薦等。對應聘人員進行初步篩選，組織面試、筆試、實際操作等考核環節，確保選拔出符合崗位要求、具備專業技能和良好職業素養的人員。新員工入職前，需進行入職培訓，培訓內容包括公司概況、企業文化、規章制度、崗位職責等，使其盡快熟悉工作環境和工作內容，融入公司團隊。2.考勤管理實行簽到打卡制度，員工應按時上下班，不得遲到、早退、曠工。如有特殊情況需要請假，應提前按照規定流程提交請假申請，經批準后方可休假。員工請假分為事假、病假、年假、婚假、產假、陪產假、喪假等，具體請假流程和審批權限按照公司相關規定執行。每月對員工考勤情況進行統計，遲到、早退累計達到一定次數或曠工達到一定天數的，按照公司規定進行相應處罰。3.績效考核建立科學合理的績效考核體系，明確考核指標、考核標準和考核周期。考核指標應涵蓋工作業績、工作態度、團隊協作等方面，確保全面客觀地評價員工工作表現。績效考核分為月度考核、季度考核和年度考核。月度考核主要對員工當月工作進行評價，季度考核和年度考核在月度考核基礎上進行綜合評定。根據績效考核結果，給予員工相應的獎勵和激勵，如績效獎金、晉升機會、榮譽表彰等；對考核不達標或違反公司規定的員工，進行相應的處罰，如警告、罰款、降職、辭退等。4.培訓與發展制定員工培訓計劃，根據不同崗位需求和員工實際情況，開展各類培訓活動，包括專業技能培訓、服務意識培訓、溝通技巧培訓等，不斷提升員工業務能力和綜合素質。鼓勵員工參加外部培訓課程和行業研討會，拓寬視野，了解行業最新動態和發展趨勢。對于參加外部培訓并取得相關證書或對公司有突出貢獻的員工，給予一定的獎勵和支持。建立員工職業發展通道，為員工提供晉升機會和職業發展規劃指導。根據員工工作表現和能力水平，適時調整崗位，為員工創造更多發展空間。物業運營管理1.客戶服務設立客戶服務中心，負責接待業主咨詢、投訴、報修等各類事項。客戶服務人員應熱情、耐心、細致地解答業主問題，及時處理業主反饋的意見和建議，做到事事有回應，件件有著落。建立業主檔案，記錄業主基本信息、房屋情況、服務需求等內容，定期對業主進行回訪，了解業主滿意度，不斷改進服務質量。組織開展社區文化活動，增進與業主之間的溝通與交流，營造和諧融洽的社區氛圍。活動形式可以包括節日慶祝、親子活動、健康講座等。2.房屋及設施設備管理建立房屋及設施設備檔案，詳細記錄房屋建筑結構、設施設備型號、購置時間、維修保養記錄等信息，確保對物業資產的全面管理。制定房屋及設施設備維修保養計劃，定期對房屋及設施設備進行巡查、維護、保養，及時發現和排除安全隱患，確保其正常運行。對于大型設備或關鍵設施，應委托專業機構進行定期檢測和維護。接到業主報修后，維修人員應及時響應，按照規定流程進行維修處理。維修完成后，應進行回訪，確保維修質量符合要求。加強對公共區域設施設備的管理，如電梯、消防設備、給排水系統等，確保其正常運行和使用安全。定期組織設施設備應急演練，提高應對突發事件的能力。3.環境衛生管理制定環境衛生管理制度，明確保潔工作標準和作業流程。保潔人員應按照規定時間和區域進行清掃、保潔工作，確保公共區域干凈整潔，無雜物、無異味。加強對垃圾分類的宣傳和引導，設置合理的垃圾分類投放點，定期進行垃圾清運，確保垃圾日產日清。定期對公共區域進行消毒殺菌，特別是在疫情防控期間，要嚴格按照相關要求做好消毒工作，保障業主身體健康。加強對環境衛生的檢查和監督，發現問題及時督促保潔人員整改，確保環境衛生質量達標。4.安全保衛管理建立健全安全保衛制度，加強安保人員培訓，提高安保人員業務素質和應急處置能力。安保人員應嚴格遵守崗位職責，24小時值班巡邏，做好人員、車輛出入登記和安全防范工作。加強對小區出入口、停車場、監控室等重點區域的管理，安裝必要的安全防范設施，如門禁系統、監控攝像頭、報警裝置等，確保小區安全。制定應急預案，針對火災、盜竊、突發事件等制定詳細的應對措施，并定期組織演練。確保在緊急情況下能夠迅速、有效地進行處置，保障業主生命財產安全。配合公安機關等相關部門做好小區治安管理工作，及時處理各類安全隱患和突發事件，維護小區正常秩序。財務管理1.預算管理每年年底根據公司經營目標和物業管理實際情況，編制下一年度財務預算。預算內容包括收入預算、成本預算、費用預算等，確保預算的科學性和合理性。嚴格執行預算管理制度，對各項費用支出進行嚴格控制，確保預算執行的嚴肅性。如遇特殊情況需要調整預算，應按照規定流程進行審批。定期對預算執行情況進行分析和評估，及時發現預算執行過程中存在的問題，并采取有效措施進行調整和改進，確保公司財務目標的實現。2.收入管理明確物業管理各項收費項目和標準，按照規定及時收取物業費、停車費、水電費等各類費用。收費人員應嚴格遵守收費流程，開具正規發票，確保收費工作的規范和透明。加強對欠費業主的催繳工作，建立欠費臺賬，定期進行梳理和分析。對于長期欠費的業主，采取上門溝通、發送催款函、法律訴訟等措施，確保公司收入及時足額回收。積極拓展其他收入渠道，如開展社區增值服務、房屋租賃等業務，增加公司收入來源，提高公司盈利能力。3.成本費用管理加強成本費用控制，建立成本費用管理制度，明確成本費用開支范圍和標準。各項成本費用支出應嚴格按照審批流程進行，確保費用支出合理合規。對物業管理成本進行分類核算，如人員成本、物料成本、維修成本等，定期進行成本分析，找出成本控制的關鍵點和潛力點，采取有效措施降低成本。嚴格控制費用報銷，報銷人員應提供真實、合法、有效的報銷憑證，經審核無誤后按照規定進行報銷。加強對費用報銷的監督和審計，防止不合理費用支出。4.財務審計定期開展財務審計工作，對公司財務收支情況、預算執行情況、內部控制制度等進行審計檢查。審計人員應嚴格遵守審計工作規范，確保審計結果的客觀公正。根據審計結果，及時發現財務管理中存在的問題和風險，并提出改進建議和措施。對違反財務制度的行為，按照公司規定進行嚴肅處理。配合外部審計機構對公司進行年度審計，提供相關資料和信息，確保公司財務工作符合法律法規和監管要求。合同管理1.合同簽訂物業管理活動涉及的各類合同，如物業服務合同、工程維修合同、物資采購合同等，應按照公司合同管理制度的規定進行簽訂。合同簽訂前，應進行合同條款的審核和風險評估，確保合同內容合法合規、權利義務明確、風險可控。合同簽訂過程中，應明確雙方的權利義務、服務標準、費用支付方式、違約責任等重要條款。合同文本應使用規范的格式和語言，避免出現模糊不清或歧義的表述。合同簽訂后，應及時進行編號、歸檔，并按照合同約定履行各自的義務。合同執行過程中如有變更或補充，應簽訂書面協議，并按照原合同簽訂流程進行審批和備案。2.合同履行合同雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務，確保合同的順利執行。物業管理部門應定期對合同履行情況進行檢查和監督，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題。如發現對方未按照合同約定履行義務，應及時與對方溝通協商，要求其限期整改。如對方拒不整改或造成嚴重后果的，應按照合同約定追究其違約責任，并采取相應的法律措施維護公司合法權益。建立合同履行臺賬，詳細記錄合同簽訂時間、履行期限、履行情況、款項支付等信息，便于對合同履行情況進行跟蹤和管理。3.合同終止與續簽合同期滿前，應提前評估合同履行情況和雙方合作意愿。如需續簽合同，應按照合同簽訂流程進行協商和簽訂。如不再續簽合同，應提前通知對方，并按照合同約定辦理相關終止手續。合同終止后，應對合同執行情況進行總結和評估，分析合同履行過程中的經驗教訓，為今后的合同管理工作提供參考。同時，對合同檔案進行整理和歸檔，妥善保存相關資料。檔案管理1.檔案分類公司小物業檔案分為行政管理檔案、人事檔案、財務檔案、合同檔案、物業運營檔案等幾大類。每大類檔案再根據具體內容進行細分，確保檔案分類清晰、便于管理。行政管理檔案包括公司文件、會議紀要、工作計劃、工作總結等；人事檔案包括員工入職登記表、勞動合同、績效考核記錄、培訓檔案等；財務檔案包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等；合同檔案包括各類物業服務合同、工程維修合同、物資采購合同等；物業運營檔案包括房屋及設施設備檔案、業主檔案、環境衛生檢查記錄、安全保衛記錄等。2.檔案收集與整理各部門應指定專人負責檔案的收集和整理工作，確保檔案資料的及時、完整。檔案收集過程中，應注意對文件資料的真實性、準確性和完整性進行審核，不符合要求的應及時補充或修正。對收集到的檔案資料進行分類整理，按照檔案編號規則進行編號，建立檔案目錄。檔案應裝訂成冊，妥善保管，確保檔案的整齊、美觀和便于查閱。3.檔案保管與借閱設立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火防潮防蟲設施等，確保檔案的安全保管。檔案保管室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。嚴格檔案借閱制度，因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經部門負責人批準后，到檔案管理人員處辦理借閱手續。借閱人員應在規定時間內歸還檔案，不得擅自轉借、復印或涂改檔案內容。定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案數量準確、內容完整。如發現檔案丟失、損壞等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。4.檔案銷毀對于已過保管期限或無保存價值的檔案，應按照公司檔案銷毀