公司法規(guī)定印章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國公司法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司的印章管理。公司印章包括但不限于公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章、業(yè)務(wù)專用章等各類具有法律效力的印章。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：印章的刻制、使用、保管等必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度。2.專人負(fù)責(zé)原則：明確印章管理責(zé)任人，實(shí)行專人專管，確保印章安全。3.審批授權(quán)原則：使用印章必須經(jīng)過規(guī)定的審批流程，獲得相應(yīng)的授權(quán)。4.登記備案原則：對印章的刻制、啟用、變更、注銷等情況進(jìn)行詳細(xì)登記備案。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.因工作需要刻制公司印章的，由使用部門提出申請，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并填寫《印章刻制申請表》。2.申請表經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)公司法定代表人審批。3.審批通過后，由行政管理部門統(tǒng)一辦理印章刻制手續(xù)。印章刻制必須選擇具有合法資質(zhì)的刻章單位，并要求刻章單位嚴(yán)格按照公司提供的樣式、規(guī)格進(jìn)行刻制。4.刻章單位交付印章時，行政管理部門應(yīng)認(rèn)真核對印章的規(guī)格、樣式、文字等是否與申請要求一致，并留存印章印模。（二）印章啟用1.新印章刻制完成后，行政管理部門應(yīng)及時填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息。2.申請表經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)公司法定代表人審批。3.審批通過后，行政管理部門發(fā)布印章啟用通知，明確印章正式啟用時間、使用范圍、管理要求等事項(xiàng)。4.印章啟用前，應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，告知全體員工印章的啟用情況及使用規(guī)范。同時，將新印章的印模留存于公司檔案室、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)部門備案。三、印章的保管（一）保管責(zé)任人1.公司公章、合同專用章、法定代表人章由行政管理部門指定專人保管；財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門指定專人保管；業(yè)務(wù)專用章由相關(guān)業(yè)務(wù)部門指定專人保管。2.印章保管責(zé)任人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，不得擅自將印章交予他人保管或使用。（二）保管要求1.印章保管應(yīng)配備專門的保險(xiǎn)柜或保管箱，實(shí)行雙人雙鎖管理，確保印章存放安全。2.印章保管場所應(yīng)保持清潔、干燥，防止印章受潮、損壞或丟失。3.印章保管責(zé)任人應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形等情況，應(yīng)及時報(bào)告行政管理部門，并申請更換印章。4.印章保管責(zé)任人因工作調(diào)動、離職等原因不再負(fù)責(zé)印章保管時，應(yīng)及時辦理印章交接手續(xù)，確保印章安全交接。四、印章的使用（一）使用范圍1.公司公章用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、報(bào)表等的簽署；代表公司出席各類會議、活動；辦理公司注冊、變更、注銷等相關(guān)手續(xù)；以及其他需要加蓋公司公章的事項(xiàng)。2.合同專用章用于公司對外簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、合作協(xié)議等具有法律效力的文件。3.財(cái)務(wù)專用章用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。4.法定代表人章用于公司法定代表人授權(quán)范圍內(nèi)的相關(guān)文件簽署、財(cái)務(wù)審批等事項(xiàng)。5.業(yè)務(wù)專用章用于公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門開展特定業(yè)務(wù)活動時所需的文件簽署、證明開具等，如銷售業(yè)務(wù)專用章用于銷售合同、發(fā)貨單等的簽署，采購業(yè)務(wù)專用章用于采購訂單、收貨單等的簽署。（二）使用流程1.申請：使用部門填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用章事由、用章文件名稱、用章數(shù)量、用章時間等信息，并附上相關(guān)文件或資料。2.審核：申請表依次經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。審核內(nèi)容包括用章事由是否合理、相關(guān)文件是否合規(guī)、審批流程是否完整等。3.審批：根據(jù)用章事項(xiàng)的性質(zhì)和金額，按照公司授權(quán)審批制度，報(bào)公司法定代表人或其授權(quán)人審批。重大事項(xiàng)用章需經(jīng)過公司董事會或總經(jīng)理辦公會審議通過。4.蓋章：印章保管責(zé)任人在收到經(jīng)審批的《印章使用申請表》后，對申請表及相關(guān)文件進(jìn)行再次核對，確認(rèn)無誤后，在規(guī)定的位置加蓋印章，并在《印章使用登記表》上登記蓋章時間、蓋章文件名稱、蓋章份數(shù)等信息。5.留存歸檔：蓋章完成后，印章保管責(zé)任人將《印章使用申請表》及相關(guān)文件原件留存一份歸檔，以便日后查閱。（三）特殊情況用章1.因緊急事項(xiàng)需要立即用章，但無法按照正常流程進(jìn)行審批的，使用部門應(yīng)通過電話或其他緊急方式向公司主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，經(jīng)同意后可先行用章，但事后必須及時補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.異地用章時，如遇特殊情況無法在現(xiàn)場審批蓋章，可由使用部門通過傳真等方式將《印章使用申請表》及相關(guān)文件發(fā)送給審批領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行遠(yuǎn)程審批，審批通過后，由印章保管責(zé)任人按照本制度規(guī)定進(jìn)行蓋章操作，并做好相關(guān)記錄。五、印章的變更與注銷（一）印章變更1.因公司名稱變更、經(jīng)營范圍調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要變更印章的，由行政管理部門填寫《印章變更申請表》，詳細(xì)說明變更原因、變更內(nèi)容等信息。2.申請表經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)公司法定代表人審批。3.審批通過后，行政管理部門負(fù)責(zé)辦理印章變更手續(xù)，包括新印章刻制、舊印章收繳銷毀等工作。同時，將印章變更情況及時通知公司內(nèi)部各部門及相關(guān)外部單位，并重新進(jìn)行印章備案。（二）印章注銷1.公司因合并、分立、解散、破產(chǎn)等原因需要注銷印章的，由行政管理部門填寫《印章注銷申請表》，說明注銷原因及印章名稱等信息。2.申請表經(jīng)公司法定代表人審批后，由行政管理部門負(fù)責(zé)收繳印章，并將印章交予公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行登記備案，留存銷毀記錄。3.印章注銷后，行政管理部門應(yīng)及時發(fā)布印章注銷通知，告知全體員工及相關(guān)外部單位印章已注銷，并將印章注銷情況在公司內(nèi)部進(jìn)行公示。同時，更新公司印章管理檔案，確保檔案信息準(zhǔn)確完整。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立印章管理監(jiān)督小組，由行政管理部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對公司印章管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的監(jiān)督檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方式、檢查頻率等要求，并認(rèn)真組織實(shí)施檢查工作。（二）檢查內(nèi)容1.印章管理制度的執(zhí)行情況，包括印章的刻制、啟用、保管、使用、變更、注銷等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.印章使用審批流程的執(zhí)行情況，檢查用章申請是否真實(shí)、合理，審批手續(xù)是否齊全，是否存在越權(quán)用章等違規(guī)行為。3.印章保管情況，查看印章存放是否安全，保管責(zé)任人是否嚴(yán)格履行職責(zé)，印章交接是否規(guī)范等。4.印章使用登記情況，檢查《印章使用登記表》填寫是否完整、準(zhǔn)確，登記信息與實(shí)際用章情況是否一致。（三）問題處理1.監(jiān)督檢查過程中如發(fā)現(xiàn)印章管理存在問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時發(fā)出整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對存在的問題，制定切實(shí)可行的整改措施，明確整改責(zé)任人及整改期限，并將整改情況及時反饋給監(jiān)督小組。3.對違反印章管理制度的行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任部門及責(zé)任人的責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究法律責(zé)任。七、法律責(zé)任（一）違規(guī)用章責(zé)任1.未經(jīng)審批擅自使用印章的，或雖經(jīng)審批但超越審批范圍使用印章的，由印章使用人承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，并賠償由此給公司造成的全部損失。2.因印章保管不善導(dǎo)致印章被盜用、冒用的，印章保管責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，并賠償公司因此遭受的經(jīng)濟(jì)損失。如構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。（二）其他責(zé)任1.在印章刻制、使用、保管、變更、注銷等過程中，相關(guān)工作人員如違反國家法律法規(guī)或本制度規(guī)定，給公司造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，公司將予以辭退，并依法追究其法律責(zé)任