公司財務部用章管理制度一、總則（一）目的為加強公司財務部印章的管理，規(guī)范印章使用流程，防范印章使用風險，保障公司資金安全和財務工作的正常運轉，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司財務部各類印章的管理與使用，包括但不限于財務專用章、發(fā)票專用章、法人章等。（三）基本原則1.合法性原則：印章的使用必須符合國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。2.安全性原則：確保印章妥善保管，防止印章被盜用、冒用或濫用。3.審批性原則：嚴格執(zhí)行印章使用審批流程，未經(jīng)批準不得擅自使用印章。4.登記備案原則：對印章的使用情況進行詳細登記備案，以便追溯和查詢。二、印章的種類及用途（一）財務專用章用于公司財務結算、票據(jù)背書、財務報表簽章等與財務相關的業(yè)務活動。（二）發(fā)票專用章專門用于公司開具發(fā)票時加蓋，以確認發(fā)票的真實性和有效性。（三）法人章主要用于辦理銀行結算賬戶相關業(yè)務、支票背書等涉及法人授權的財務事項。（四）其他印章根據(jù)公司財務管理需要，可能還會涉及一些其他特定用途的印章，如財務部門內部使用的審核章、對賬章等，其用途由財務部根據(jù)實際工作確定，并報公司備案。三、印章的刻制與啟用（一）刻制1.財務部需要刻制印章時，應填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)財務部負責人審核后，報公司總經(jīng)理審批。2.經(jīng)批準后，由公司行政部門統(tǒng)一安排刻制印章，刻制過程應嚴格遵守國家有關印章刻制的規(guī)定，確保印章質量和安全性。（二）啟用1.新印章刻制完成后，由行政部門負責將印章移交財務部。財務部應組織相關人員對印章進行驗收，檢查印章的規(guī)格、字體、圖案等是否與審批要求一致，確認無誤后填寫《印章啟用登記表》。2.《印章啟用登記表》應包括印章名稱、啟用日期、保管人等信息，并由財務部負責人簽字確認。新印章啟用后，原相關印章同時廢止。四、印章的保管（一）保管人員1.財務專用章、法人章由財務部負責人指定專人保管，發(fā)票專用章由負責發(fā)票開具的人員保管。2.印章保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，熟悉財務工作流程，嚴格遵守印章管理制度。（二）保管方式1.印章應存放在安全可靠的地方，如保險柜或專門的印章保管箱內，并設置密碼或鑰匙進行雙重保管。2.財務專用章和法人章不得由同一人保管，以防止出現(xiàn)舞弊行為。（三）保管要求1.印章保管人員不得擅自將印章轉借他人使用，如有特殊情況需要臨時交接，應經(jīng)財務部負責人批準，并辦理書面交接手續(xù)。2.印章保管人員應定期檢查印章的保管情況，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應及時向財務部負責人報告，并采取相應的措施進行處理。五、印章的使用（一）使用范圍1.財務專用章主要用于公司財務收支、資金結算、財務報表、稅務申報等與財務相關的文件、憑證、報表上加蓋。2.發(fā)票專用章僅用于公司對外開具的發(fā)票上加蓋。3.法人章用于辦理銀行結算賬戶相關業(yè)務、支票背書、法人授權的財務文件等。（二）使用流程1.填寫《印章使用申請表》申請人需詳細填寫《印章使用申請表》，注明申請日期、申請部門、申請人、印章名稱、使用事項、使用份數(shù)、文件名稱及編號等信息。對于涉及財務收支、資金結算等重要事項的印章使用，還應附上相關的業(yè)務文件、合同或審批單等作為附件。2.審批《印章使用申請表》由申請人所在部門負責人審核簽字，確認使用事項的真實性和必要性。財務部負責人對申請事項進行財務審核，確保符合財務規(guī)定和公司利益。涉及重大財務決策或金額較大的事項，需報公司總經(jīng)理審批。3.蓋章經(jīng)審批通過后，印章保管人員憑《印章使用申請表》及相關附件在規(guī)定的位置加蓋印章，并對蓋章的文件進行仔細核對，確保蓋章清晰、準確。蓋章后，印章保管人員應在《印章使用申請表》上填寫蓋章日期，并簽字確認。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況，無法按照正常流程進行審批時，印章使用人應電話向財務部負責人及相關領導報告，經(jīng)同意后可先行使用印章，但事后必須及時補辦審批手續(xù)。2.對于異地辦理業(yè)務需要使用印章的情況，原則上應通過郵寄或專人送達的方式將蓋有印章的文件寄回公司，但如因特殊原因無法實現(xiàn)，可采用傳真或掃描件加蓋印章的方式，并在傳真或掃描件上注明“此件與原件一致，僅供[具體用途]使用”字樣，同時按照正常流程進行審批和登記備案。六、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司機構調整、業(yè)務變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時，由財務部負責人提出申請，填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因、停用日期等信息，并報公司總經(jīng)理審批。2.經(jīng)批準后，財務部應及時通知印章保管人員停止使用印章，并將停用印章交回財務部統(tǒng)一保管。（二）銷毀1.對于停用的印章，財務部應定期進行清理，確認不再使用后，填寫《印章銷毀申請表》，經(jīng)財務部負責人審核、公司總經(jīng)理審批后，由行政部門負責組織銷毀。2.印章銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息，并由參與銷毀人員簽字確認。記錄應妥善保存，以備查閱。七、印章使用的監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.財務部應定期對印章的使用情況進行自查，檢查印章使用是否符合規(guī)定流程，審批手續(xù)是否齊全，登記備案是否完整等。2.公司審計部門有權對財務部印章的管理和使用情況進行審計監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.接受稅務、銀行等相關部門對公司印章使用情況的檢查和監(jiān)督，積極配合提供相關資料和信息。2.對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改，并將整改情況報告公司領導。八、違規(guī)責任追究（一）責任界定1.因印章保管人員保管不善，導致印章被盜用、冒用或遺失，給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，由保管人員承擔主要責任。2.因印章使用人未按規(guī)定流程申請使用印章，擅自使用印章或使用印章不當，給公司造成損失的，由使用人承擔直接責任。3.因審批人員審核不嚴，導致印章被違規(guī)使用的，審批人員應承擔相應的管理責任。（二）責任追究方式1.對于違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。2.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，相