公司用印及報銷管理制度一、總則1.目的為加強公司印章管理，規范用印行為，確保公司印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，同時完善公司報銷管理流程，提高財務管理效率，保障公司資金安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構、子公司的所有部門和員工。3.基本原則依法依規原則：印章使用和報銷行為必須嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定。審批規范原則：所有用印和報銷事項均需按照規定的審批流程進行申請和審核。責任明確原則：明確印章保管人、用印申請人、審批人以及報銷人的責任，確保各項工作有序進行。安全保密原則：加強印章保管和使用過程中的安全保密措施，防止印章被盜用、冒用或濫用，保護公司商業機密和利益。二、印章管理1.印章種類及用途公司公章：用于公司對外的正式文件、合同協議、授權委托書、財務報表等重要文件的簽署。法人章：主要用于銀行結算等涉及公司法人權利義務的業務辦理。財務專用章：用于公司財務票據、資金收付等相關財務業務。合同專用章：專門用于公司各類合同的簽訂。部門章：各部門根據工作需要刻制的印章，用于部門內部文件、通知等的發布，不得對外使用。2.印章保管公司公章、法人章、財務專用章：由公司總經理指定專人負責保管，保管人員必須具備高度的責任心和保密意識。合同專用章：由公司合同管理部門指定專人保管。部門章：由各部門負責人指定專人保管，并報公司辦公室備案。印章保管人員應設立印章使用登記簿，詳細記錄印章使用的日期、事由、申請人、批準人、用印份數等信息。印章存放應安全可靠，做到防潮、防火、防盜。3.印章使用審批流程用印申請人填寫《用印申請表》：詳細說明用印事由、文件名稱、用印份數等內容，并簽字確認。部門負責人審核：對用印事項的真實性、必要性進行審核，簽署意見。涉及重大事項或金額較大的合同協議等：需經公司分管領導、總經理審批。財務用印：按照財務相關規定，由財務負責人審核后用印。印章保管人根據審批后的《用印申請表》進行用印：用印時應確保印章清晰、端正，與正文一致，并在用印后及時在登記簿上登記。4.特殊情況用印規定緊急情況下：如因時間緊迫無法按照正常審批流程用印時，用印申請人應電話向相關領導請示同意后先行用印，并在事后及時補辦審批手續。異地用印：如需在異地使用公司印章，必須通過傳真等方式將《用印申請表》及相關文件發送回公司，按照審批流程經批準后，由印章保管人將印章郵寄至指定地點，由用印申請人在當地使用，并將用印情況及時反饋回公司。三、報銷管理1.報銷范圍差旅費：員工因公務出差發生的交通、住宿、餐飲等費用。業務招待費：公司因業務需要發生的招待客戶的費用，包括餐飲、禮品、娛樂等。辦公費：購置辦公用品、文具、紙張、墨盒等辦公消耗品的費用。通訊費：員工因工作需要發生的手機話費、固定電話費等。差旅費：員工因公務出差發生的交通、住宿、餐飲等費用。車輛費用：公司車輛的加油費、過路費、保養費、修理費等。培訓費：員工參加與工作相關的培訓課程所發生的費用。會議費：公司組織召開會議所發生的場地租賃、會議材料、餐飲等費用。其他費用：經公司領導批準的與公司業務相關的其他合理費用。2.報銷憑證要求所有報銷憑證必須是合法、有效的發票或收據：發票應具備發票聯、發票專用章，內容填寫完整，包括發票號碼、開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、服務內容、金額等。收據應加蓋收款單位財務專用章。報銷憑證上的內容必須與實際發生的業務相符：不得虛開發票或篡改發票內容。除定額發票外：發票必須注明購買方納稅人識別號，否則不得作為稅收憑證。報銷憑證如有涂改、刮擦等情況：必須由開票單位加蓋公章確認。3.報銷流程報銷人整理報銷憑證：按照費用類別和時間順序將報銷憑證粘貼整齊，并填寫《費用報銷單》，詳細注明報銷事由、金額、附件張數等信息。部門負責人審核：對報銷事項的真實性、合理性進行審核，簽署意見。財務審核：財務人員對報銷憑證的合法性、合規性以及金額計算的準確性進行審核，審核通過后簽字。分管領導審批：根據公司授權，對金額較大或涉及重要業務的報銷進行審批。總經理審批：對重大事項或超出分管領導審批權限的報銷進行最終審批。報銷人將審批通過的《費用報銷單》及報銷憑證提交給財務部門：財務人員根據審批結果進行報銷支付。4.報銷時間規定員工應在費用發生后的規定時間內進行報銷：一般情況下，差旅費應在出差歸來后的[X]個工作日內報銷，其他費用應在費用發生后的[X]個工作日內報銷。逾期報銷的：需經財務部門同意，并說明逾期原因。如因特殊情況無法按時報銷的，應提前向財務部門申請延期。5.報銷支付方式報銷金額在[X]元以下的：一般采用現金支付方式。報銷金額在[X]元以上的：原則上采用銀行轉賬方式支付至報銷人指定的銀行賬戶。四、監督與檢查1.公司設立專門的監督檢查小組：由公司辦公室、財務部門等相關人員組成，定期對公司用印及報銷管理情況進行檢查。2.監督檢查內容包括印章使用是否符合審批流程：有無未經審批擅自用印的情況。印章保管是否安全：是否存在印章丟失、被盜用等風險。報銷憑證是否真實、合法、合規：有無虛假報銷、超標準報銷等問題。報銷流程是否嚴格執行：各環節審批是否到位。3.對于發現的問題：監督檢查小組應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。對違反本制度的行為，將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于