地產公司保證金管理制度一、總則（一）目的為加強公司保證金管理，規范保證金的收取、使用、退還等行為，保障公司合法權益，防范經營風險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各項目公司、部門在經營活動中涉及的各類保證金管理。（三）基本原則1.依法合規原則：保證金的管理應嚴格遵守國家法律法規及相關政策規定。2.風險可控原則：通過合理的保證金管理措施，有效控制公司經營風險。3.專款專用原則：保證金應專項用于約定的事項，不得挪作他用。4.及時清退原則：在符合退還條件時，應及時辦理保證金的退還手續。二、保證金的分類及定義（一）投標保證金1.定義：在參與工程建設項目、物資采購等投標活動時，按照招標人要求向其繳納的保證金，以保證投標行為的真實性、合法性及中標后的履約能力。2.繳納標準：根據項目規模、性質及招標人要求確定，一般不超過投標總價的一定比例（具體比例按照相關規定執行）。（二）履約保證金1.定義：在簽訂合同后，為保證合同的順利履行，向合同對方繳納的保證金。2.繳納標準：根據合同金額及風險程度確定，一般為合同金額的一定比例（具體比例由公司根據項目情況核定）。（三）質量保證金1.定義：在工程竣工驗收合格后，為保證工程質量在質保期內符合約定標準，預留的一定比例的工程款作為質量保證金。2.繳納標準：按照工程合同約定執行，一般為工程結算價款的一定比例（具體比例依據相關工程質量保證金管理規定確定）。（四）其他保證金1.定義：除上述三類保證金外，因公司經營活動需要，按照相關協議或規定向合作方、供應商等繳納或收取的保證金，如租賃保證金、合作保證金等。2.繳納標準：根據具體業務情況，由雙方協商確定。三、保證金的收取（一）收取依據1.投標保證金：依據招標人發出的招標文件要求收取。2.履約保證金：根據簽訂的合同條款約定收取。3.質量保證金：按照工程建設相關法律法規及合同約定收取。4.其他保證金：依據雙方簽訂的合作協議、租賃合同等相關文件收取。（二）收取流程1.業務部門負責向合作方或供應商發送保證金繳納通知，明確保證金的金額、繳納方式、繳納期限等要求。2.合作方或供應商在收到通知后，應按照要求將保證金足額繳納至公司指定賬戶。3.財務部門負責核對到賬情況，并及時通知業務部門。業務部門在確認保證金到賬后，辦理相關手續，如開具收款收據等。（三）收取方式1.銀行轉賬：合作方或供應商應通過銀行轉賬方式將保證金繳納至公司指定的銀行賬戶，并在轉賬備注中注明保證金的性質、項目名稱等信息。2.支票：在特殊情況下，經公司批準，可收取合作方或供應商開具的支票，但需確保支票的真實性、有效性及資金到賬情況。四、保證金的使用（一）使用范圍1.投標保證金：如因投標人自身原因放棄投標、中標后不簽訂合同或不履行合同義務等，招標人有權沒收投標保證金。2.履約保證金：用于支付因乙方違約給甲方造成的損失，如工程質量不符合要求、工期延誤等情況下的違約金、賠償金等。3.質量保證金：在質保期內，如工程出現質量問題，甲方有權使用質量保證金進行維修、整改等；質保期屆滿且工程質量無問題，質量保證金應按照合同約定退還乙方。4.其他保證金：按照雙方簽訂的協議約定使用，如租賃保證金在租賃期滿且承租方無違約行為時退還，如有違約，可用于支付違約金、賠償損失等。（二）使用流程1.業務部門提出保證金使用申請，詳細說明使用原因、金額、涉及的項目或合同等信息，并附上相關證明材料，如違約事實的證據、質量問題的鑒定報告等。2.申請部門負責人對申請進行審核，簽署意見后報分管領導審批。3.分管領導根據申請內容及相關情況進行審批，如涉及重大金額或復雜事項，需提交公司領導班子會議審議。4.財務部門根據審批通過的申請，辦理保證金的支付手續，并進行相應的賬務處理。五、保證金的退還（一）退還條件1.投標保證金：在投標有效期屆滿后，如投標人未中標，招標人應在規定時間內退還投標保證金；中標人在簽訂合同并按照要求履行義務后，招標人應退還投標保證金。2.履約保證金：在合同履行完畢且無違約行為的情況下，按照合同約定退還履約保證金。3.質量保證金：在質保期屆滿且工程質量經檢驗合格后，按照合同約定退還質量保證金。4.其他保證金：按照雙方簽訂的協議約定，在滿足退還條件時予以退還。（二）退還流程1.業務部門負責核實保證金是否滿足退還條件，并向合作方或供應商發出保證金退還通知，明確退還金額、退還方式、辦理時間等要求。2.合作方或供應商在收到通知后，應按照要求提交退還申請，包括公司基本信息、保證金繳納憑證、聯系方式等，并加蓋公章。3.業務部門對合作方或供應商提交的申請進行審核，確認無誤后報財務部門。4.財務部門核對保證金繳納及使用情況，如無問題，按照公司資金管理規定辦理保證金退還手續。5.對于通過銀行轉賬退還的保證金，財務部門應確保轉賬信息準確無誤；對于以支票方式退還的，應確保支票的真實性、有效性，并告知合作方或供應商支票的領取方式及注意事項。（三）退還時間1.對于滿足退還條件的保證金，應在規定時間內辦理退還手續。一般情況下，投標保證金應在中標通知書發出后一定時間內退還；履約保證金、質量保證金應在合同履行完畢或質保期屆滿后一定時間內退還；其他保證金按照協議約定時間退還。2.如因特殊原因需要延遲退還保證金的，業務部門應提前向合作方或供應商說明情況，并取得對方的書面同意。六、保證金的管理與監督（一）賬戶管理1.公司應設立專門的保證金賬戶，用于保證金的收取、存儲和退還。保證金賬戶應與公司其他賬戶分開管理，確保專款專用。2.財務部門負責保證金賬戶的日常管理，包括資金的收付、記賬、對賬等工作，定期編制保證金收支報表，向公司領導及相關部門匯報保證金管理情況。（二）臺賬管理1.業務部門應建立保證金臺賬，詳細記錄每筆保證金的收取、使用、退還等情況，包括保證金的性質、金額、繳納時間、退還時間、合作方或供應商名稱等信息。2.保證金臺賬應定期更新，確保信息的準確性和完整性。業務部門應在每月末將保證金臺賬報送財務部門進行核對。（三）監督檢查1.公司內部審計部門應定期對保證金的管理情況進行審計監督，檢查保證金的收取、使用、退還等環節是否符合本制度規定，是否存在違規操作行為。2.對于審計檢查中發現的問題，應及時提出整改意見，并督促相關部門進行整改。對違規行為，應按照公司相關規定追究責任人員的責任。七、罰則（一）對業務部門的處罰1.若業務部門未按照本制度規定收取、使用或退還保證金，導致公司遭受損失的，視情節輕重，對部門負責人及直接責任人給予警告、罰款、降職等處罰。2.因業務部門原因造成保證金管理混亂，影響公司正常經營活動的，對部門負責人進行誡勉談話，并責令限期整改；整改不力的，予以免職處理。（二）對財務部門的處罰1.財務部門未按照規定對保證金進行賬務處理，導致賬目混亂或數據不準確的，對財務負責人及相關責任人給予警告、罰款等處罰。2.如因財務部門工作失誤，造成保證金資金損失的，除責令賠償損失外，對財務負責人及直接責任人給予降職、撤職等處分。（三）對其他相關人員的處罰1.對于在保證金管理過程中，故意隱瞞事實、弄虛作假、謀取私利的其他相關人員，一經查實，給予開除處分，并依法追究其法律責任。2.因工作疏忽或失職，導致保證金管理出現問題