二代居民身份證管理制度一、總則（一）目的為規范公司對員工二代居民身份證的管理，確保員工身份信息的真實性、準確性和安全性，保障公司各項工作的正常開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）管理原則1.合法合規原則：嚴格遵守國家法律法規及相關政策關于二代居民身份證管理的規定。2.真實準確原則：確保員工提供的二代居民身份證信息真實、準確、完整。3.安全保密原則：妥善保管員工二代居民身份證相關信息，防止信息泄露。二、身份證信息收集（一）入職時提交1.員工在辦理入職手續時，須向公司人力資源部門提交本人二代居民身份證原件及復印件。復印件應清晰可辨，包括身份證正面和背面，且在復印件上注明“此復印件僅用于[公司名稱]入職手續辦理”字樣。2.人力資源部門負責核對身份證原件與復印件的一致性，并對身份證信息進行登記，登記內容包括姓名、性別、民族、出生日期、地址、身份證號碼等。（二）信息變更通知1.員工若二代居民身份證信息發生變更（如姓名、地址、有效期等），應在變更后的[X]個工作日內書面通知公司人力資源部門。2.通知內容應包括變更前后的詳細信息，并附上相關證明材料，如公安機關出具的身份信息變更證明等。三、身份證原件保管（一）保管責任1.公司人力資源部門負責統一保管員工二代居民身份證原件。指定專人負責身份證原件的接收、登記、存放和歸還等工作。2.保管人員應具備高度的責任心和保密意識，確保身份證原件的安全存放。（二）存放方式1.設立專門的身份證保管箱，用于存放員工身份證原件。保管箱應具備防盜、防潮、防火等功能。2.按照員工姓名或工號順序將身份證原件分類存放，便于查找和管理。（三）借用規定1.因特殊工作需要借用員工二代居民身份證原件時，須經公司分管領導書面批準。借用申請應注明借用原因、借用期限等信息。2.借用人員應在借用期限屆滿后及時歸還身份證原件，并在歸還時進行簽字確認。3.保管人員應對借用情況進行詳細登記，包括借用時間、借用人員、借用原因、歸還時間等。四、身份證復印件使用（一）使用范圍1.公司人力資源部門留存的員工二代居民身份證復印件僅用于入職手續辦理、社保繳納、公積金開戶、工資發放銀行賬戶確認等與員工勞動關系相關的必要事項。2.其他部門因工作需要使用員工身份證復印件時，應向人力資源部門提出申請，經批準后方可使用。使用范圍限于與該部門業務直接相關的事項，如合同簽訂、業務合作等。（二）審批流程1.部門使用申請應注明使用用途、使用期限、使用份數等信息，并由部門負責人簽字確認。2.人力資源部門負責人對申請進行審核，審核通過后報公司分管領導審批。3.經審批同意后，人力資源部門按照申請要求提供相應數量的身份證復印件，并在復印件上加蓋“此復印件僅用于[具體用途]”字樣的印章。（三）使用記錄1.人力資源部門應對身份證復印件的使用情況進行詳細記錄，包括使用部門、使用用途、使用時間、使用份數等信息。2.記錄應保存[X]年以上，以便日后查詢和追溯。五、身份證信息查詢與驗證（一）定期查詢1.公司人力資源部門應定期通過公安機關官方網站或相關查詢平臺對員工二代居民身份證信息進行查詢驗證，確保員工身份信息的真實性。2.定期查詢周期為[X]年，查詢結果應留存歸檔。（二）異常情況處理1.若查詢發現員工身份證信息存在異常（如身份證號碼不存在、已掛失、已注銷等），人力資源部門應及時與員工本人聯系核實情況。2.如員工無法提供合理說明或存在故意提供虛假身份信息的嫌疑，公司有權暫停其工作，并進一步調查核實。若情況屬實，公司將按照相關法律法規和公司規定進行處理，直至解除勞動合同。六、身份證信息安全與保密（一）安全措施1.加強對身份證保管場所的安全防范，安裝監控設備，確保24小時監控無死角。2.對身份證保管箱設置密碼鎖，并定期更換密碼。密碼應嚴格保密，僅限保管人員知曉。3.非保管人員未經允許不得進入身份證保管場所。（二）保密要求1.公司全體員工應對員工二代居民身份證信息嚴格保密，不得泄露給任何無關人員。2.在涉及員工身份證信息處理的工作中，應遵循最小化原則，僅使用必要的信息，并采取加密等措施確保信息安全。3.如因工作需要向外部單位提供員工身份證信息，必須經過嚴格的審批流程，并與接收單位簽訂保密協議，明確雙方的保密責任和義務。七、身份證丟失與補辦（一）丟失報告1.員工發現二代居民身份證丟失后，應立即向公司人力資源部門報告，并提交書面掛失聲明。2.掛失聲明應注明身份證號碼、丟失時間、丟失地點等信息。（二）補辦協助1.人力資源部門在接到員工身份證丟失報告后，應協助員工辦理身份證補辦手續。2.提供必要的證明材料或信息，如入職證明、身份證復印件等，以便員工順利補辦身份證。3.員工補辦身份證期間，公司可視情況安排臨時工作證件，以方便員工正常開展工作。八、離職時身份證歸還（一）歸還要求1.員工離職時，應向公司人力資源部門歸還本人二代居民身份證原件。2.人力資源部門保管人員應仔細核對歸還的身份證原件與入職時登記的信息是否一致，確認無誤后辦理歸還手續。（二）手續辦理1.員工填寫《二代居民身份證歸還登記表》，注明離職日期、身份證號碼、歸還日期等信息，并簽字確認。2.保管人員在登記表上簽字確認后，將身份證原件返還給員工。九、監督與檢查（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對二代居民身份證管理制度的執行情況進行審計檢查，確保制度的有效落實。2.檢查內容包括身份證信息收集、保管、使用、查詢驗證、保密等環節的工作記錄、審批手續、安全措施等方面。（二）違規處理1.對于違反本制度規定的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰。處罰措施包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因員工違反制度導致公司遭受損失的，公司有