外來器械及設備管理制度一、總則（一）目的為加強公司外來器械及設備的管理，確保其安全、有效、規范地使用，保障公司生產經營活動的正常進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于所有進入公司的外來器械及設備，包括但不限于生產設備、檢測儀器、辦公設備、維修工具等。（三）管理原則1.合法性原則：外來器械及設備的引進、使用應符合國家法律法規及相關標準要求。2.安全性原則：確保外來器械及設備的使用安全，避免對人員、財產和環境造成危害。3.有效性原則：保證外來器械及設備能夠滿足公司生產經營活動的實際需求，有效發揮其功能。4.規范化原則：對外來器械及設備的全過程管理進行規范，包括采購、驗收、安裝、調試、使用、維護、報廢等環節。二、職責分工（一）采購部門1.負責外來器械及設備的采購工作，選擇合格的供應商，簽訂采購合同。2.確保采購的器械及設備符合公司需求和相關標準要求。3.及時向相關部門提供采購合同副本及到貨信息。（二）使用部門1.根據工作需要，提出外來器械及設備的需求申請。2.負責外來器械及設備的安裝、調試、使用和日常維護保養工作。3.對使用的外來器械及設備的安全性和有效性負責，發現問題及時報告并配合處理。4.協助采購部門進行驗收工作。（三）質量部門1.制定外來器械及設備的驗收標準和檢驗規范。2.對外來器械及設備進行到貨驗收，確保其質量符合要求。3.對驗收不合格的器械及設備，督促采購部門及時處理。（四）設備管理部門1.負責建立外來器械及設備的臺賬，記錄其基本信息、使用情況、維護保養情況等。2.制定外來器械及設備的維護保養計劃，并監督實施。3.組織對外來器械及設備的定期檢查和不定期抽查，及時發現和解決問題。4.負責外來器械及設備的報廢鑒定和報廢處理工作。（五）財務部門1.負責審核外來器械及設備的采購預算和費用報銷。2.對外來器械及設備的資產價值進行核算和管理。（六）法務部門1.審查外來器械及設備采購合同等相關法律文件，確保合同的合法性和有效性。2.處理外來器械及設備管理過程中的法律糾紛和風險防范。三、采購管理（一）需求申請使用部門根據工作需要，填寫《外來器械及設備需求申請表》，詳細說明所需器械及設備的名稱、規格型號、數量、用途、技術要求等信息，并提交至設備管理部門。（二）采購審批設備管理部門對需求申請進行審核，評估其合理性和必要性。審核通過后，提交至分管領導審批。分管領導根據公司實際情況和預算安排進行審批，審批通過后交采購部門進行采購。（三）供應商選擇采購部門應選擇具有良好信譽、產品質量可靠、售后服務完善的供應商。通過招標、詢價、談判等方式，確定最終供應商。采購部門應要求供應商提供營業執照、生產許可證、產品質量檢驗報告、產品合格證等相關資質證明文件。（四）采購合同簽訂采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。合同內容應包括器械及設備的名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。采購合同簽訂后，應及時將合同副本分發給相關部門。四、驗收管理（一）驗收準備1.采購部門在器械及設備到貨前，通知質量部門、使用部門和設備管理部門做好驗收準備工作。2.質量部門根據驗收標準和檢驗規范，準備好驗收所需的工具和儀器。3.使用部門安排熟悉器械及設備操作的人員參與驗收。（二）到貨驗收1.器械及設備到貨后，采購部門通知質量部門、使用部門和設備管理部門共同進行驗收。2.驗收人員按照驗收標準和檢驗規范，對器械及設備的數量、規格型號、外觀質量、技術性能等進行檢查。3.質量部門對器械及設備進行質量檢驗，可采用抽樣檢驗、全檢等方式，確保其質量符合要求。4.使用部門對器械及設備進行安裝、調試，檢查其運行情況是否正常，功能是否滿足需求。（三）驗收記錄驗收過程中，驗收人員應填寫《外來器械及設備驗收記錄》，詳細記錄驗收情況，包括驗收項目、驗收結果、存在問題等。驗收記錄應由驗收人員簽字確認。（四）驗收結果處理1.驗收合格的器械及設備，由質量部門出具《驗收合格報告》，使用部門和設備管理部門辦理入庫或領用手續。2.驗收不合格的器械及設備，質量部門應出具《驗收不合格報告》，詳細說明不合格原因。采購部門負責與供應商協商處理，要求供應商采取換貨、退貨、維修等措施，直至驗收合格。如因供應商原因造成的損失，采購部門應按照合同約定追究供應商的責任。五、安裝調試管理（一）安裝調試計劃使用部門根據器械及設備的特點和使用要求，制定安裝調試計劃，并提交至設備管理部門審核。設備管理部門審核通過后，協助使用部門組織實施安裝調試工作。（二）安裝調試實施1.設備管理部門安排專業技術人員或邀請供應商技術人員進行安裝調試工作。2.安裝調試過程中，應嚴格按照操作規程進行操作，確保安裝調試質量。3.使用部門應安排專人配合安裝調試工作，提供必要的協助和支持。（三）安裝調試驗收安裝調試完成后，使用部門組織設備管理部門、質量部門等相關人員進行安裝調試驗收。驗收內容包括器械及設備的安裝位置、連接情況、運行參數、功能實現等方面。驗收合格后，填寫《外來器械及設備安裝調試驗收報告》。六、使用管理（一）使用培訓1.設備管理部門應組織對使用人員進行外來器械及設備的操作培訓，確保使用人員熟悉其性能、操作規程、維護保養要求等。2.使用人員應經過培訓并考核合格后方可上崗操作。培訓記錄應存檔保存。（二）操作規程制定使用部門根據器械及設備的特點和使用要求，制定操作規程，并張貼在顯著位置。操作規程應包括設備的啟動、運行、停止、維護保養、安全注意事項等內容。（三）使用登記使用人員在使用外來器械及設備前，應填寫《外來器械及設備使用登記表》，記錄使用時間、使用人員、使用情況等信息。（四）安全使用1.使用人員應嚴格按照操作規程進行操作，不得擅自更改設備參數或進行違規操作。2.在使用過程中，如發現設備異常情況，應立即停止使用，并報告設備管理部門。3.嚴禁非專業人員擅自拆卸、維修外來器械及設備。七、維護保養管理（一）維護保養計劃制定設備管理部門根據外來器械及設備的使用說明書、運行狀況等，制定年度、季度、月度維護保養計劃。維護保養計劃應明確維護保養內容、維護保養時間、維護保養責任人等信息。（二）維護保養實施1.維護保養責任人按照維護保養計劃，定期對器械及設備進行維護保養工作。維護保養內容包括清潔、潤滑、緊固、調整、檢查等。2.在維護保養過程中，如發現設備零部件磨損、損壞等情況，應及時更換或維修。3.維護保養責任人應填寫《外來器械及設備維護保養記錄》，詳細記錄維護保養情況。（三）定期檢查設備管理部門組織對重要外來器械及設備進行定期檢查，檢查內容包括設備的運行狀況、性能指標、安全防護裝置等。定期檢查應填寫《外來器械及設備定期檢查記錄》，對發現的問題及時進行處理。（四）故障維修1.外來器械及設備發生故障時，使用人員應及時報告設備管理部門。設備管理部門組織維修人員進行故障診斷和維修。2.維修人員應填寫《外來器械及設備故障維修記錄》，記錄故障現象、故障原因、維修措施、維修時間等信息。3.對于維修難度較大的故障，設備管理部門可邀請供應商技術人員或專業維修機構進行維修。八、校準管理（一）校準計劃制定對于需要校準的外來器械及設備，質量部門根據其使用頻率、精度要求等，制定校準計劃。校準計劃應明確校準周期、校準機構、校準費用等信息。（二）校準實施1.設備管理部門按照校準計劃，將需要校準的器械及設備送至具備資質的校準機構進行校準。2.校準機構應出具校準報告，校準報告應包括校準結果、校準結論等內容。3.設備管理部門將校準報告存檔保存，并根據校準結果對器械及設備進行調整或處理。（三）校準標識管理1.經校準合格的器械及設備，應張貼校準合格標識，并注明校準有效期。2.校準不合格的器械及設備，不得使用，應及時進行維修或報廢處理。九、報廢管理（一）報廢鑒定1.外來器械及設備出現下列情況之一的，可申請報廢：已超過規定使用年限，且技術性能落后，無法滿足工作需要的；因意外事故或自然災害等原因，造成設備嚴重損壞，無法修復的；因技術進步，現有設備已被淘汰，不宜繼續使用的；其他原因導致設備無法正常使用，且維修成本過高的。2.設備管理部門組織相關技術人員對擬報廢的器械及設備進行鑒定，填寫《外來器械及設備報廢鑒定表》，提出報廢意見。（二）報廢審批報廢鑒定通過后，設備管理部門將《外來器械及設備報廢鑒定表》提交至分管領導審批。分管領導審批通過后，交財務部門進行資產核銷。（三）報廢處理1.經批準報廢的外來器械及設備，由設備管理部門負責組織處理。處理方式可包括出售、捐贈、報廢拆解等。2.在報廢處理過程中，應做好相關記錄，確保資產處置的合法性和合規性。十、檔案管理（一）檔案建立設備管理部門負責建立外來器械及設備的檔案，檔案內容應包括采購合同、驗收報告、安裝調試報告、使用登記表、維護保養記錄、定期檢查記錄、故障維修記錄、校準報告、報廢鑒定表等相關資料。（二）檔案保管外來器械及設備檔案應妥善保管，保存期限按照公司檔案管理制度執行。檔案保管應做到安全、完整、便于查閱。（三）檔案查閱因工作需要查閱外來器械及設備檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經設備管理部門負責人批準后，方可查閱。查閱檔案時，應在指定地點進行，不得擅自復印、涂改、損毀檔案資料。十一、監督檢查（一）定期檢查公司定期對外來器械及設備的管理情況進行檢查，檢查內容包括采購管理、驗收管理、安裝調試管理、使用管理、維護保養管理、校準管理、報廢管理、檔案管理等方面。檢查結果應形成檢查報告，并及時反饋給相關部