辦公司oa系統(tǒng)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司OA系統(tǒng)的使用，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)信息資源的有效共享與協(xié)同辦公，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：OA系統(tǒng)的使用應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則：確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。3.高效性原則：以提高工作效率為核心，充分發(fā)揮OA系統(tǒng)的功能優(yōu)勢。4.規(guī)范性原則：明確系統(tǒng)操作流程和行為規(guī)范，保證使用的一致性和規(guī)范性。二、職責(zé)分工（一）公司管理層1.負(fù)責(zé)審批OA系統(tǒng)使用相關(guān)的重要事項(xiàng)，如系統(tǒng)功能調(diào)整、權(quán)限設(shè)置等。2.監(jiān)督OA系統(tǒng)在公司的推廣與應(yīng)用，推動(dòng)各部門有效利用系統(tǒng)提升工作效率。（二）信息管理部門1.負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的日常維護(hù)與技術(shù)支持，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。2.及時(shí)處理系統(tǒng)故障和問題，保障員工正常使用。3.根據(jù)公司需求對系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和升級。（三）各部門負(fù)責(zé)人1.負(fù)責(zé)本部門OA系統(tǒng)使用的組織與管理，督促員工規(guī)范使用。2.審核本部門員工提交的OA流程申請等相關(guān)事項(xiàng)。（四）全體員工1.按照本制度規(guī)定正確、規(guī)范地使用OA系統(tǒng)，完成各項(xiàng)工作任務(wù)。2.及時(shí)更新個(gè)人在系統(tǒng)中的信息，保證信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。三、系統(tǒng)登錄與賬號(hào)管理（一）登錄方式員工通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，使用個(gè)人賬號(hào)和密碼登錄OA系統(tǒng)。（二）賬號(hào)申請與開通1.新員工入職時(shí)，由人力資源部門負(fù)責(zé)在OA系統(tǒng)中創(chuàng)建員工賬號(hào)，并分配初始密碼。2.員工賬號(hào)信息包括姓名、所屬部門、崗位等，應(yīng)與實(shí)際情況一致。（三）賬號(hào)安全1.員工應(yīng)妥善保管個(gè)人賬號(hào)和密碼，不得將賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人使用。2.如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)被盜用或存在安全風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)立即通知信息管理部門進(jìn)行處理，并及時(shí)修改密碼。（四）賬號(hào)停用與刪除1.員工離職或崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)通知人力資源部門，由人力資源部門在OA系統(tǒng)中停用該員工賬號(hào)。2.對于長期不使用或已離職員工的賬號(hào)，信息管理部門有權(quán)進(jìn)行刪除處理，但應(yīng)提前通知相關(guān)部門。四、系統(tǒng)功能使用規(guī)范（一）公文管理1.公文起草員工起草公文應(yīng)嚴(yán)格按照公司公文格式要求進(jìn)行，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰。公文起草完成后，應(yīng)認(rèn)真檢查，確認(rèn)無誤后提交審批流程。2.公文審批審批人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對公文進(jìn)行審批，不得拖延。審批意見應(yīng)明確、具體，如有修改意見應(yīng)詳細(xì)說明。3.公文歸檔公文辦理完成后，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將公文在OA系統(tǒng)中進(jìn)行歸檔，以便日后查閱。（二）流程審批1.流程發(fā)起員工根據(jù)工作需要發(fā)起流程審批時(shí)，應(yīng)詳細(xì)填寫流程信息，包括流程名稱、事項(xiàng)說明、涉及部門及人員等。上傳相關(guān)附件，確保附件內(nèi)容真實(shí)、完整且與流程事項(xiàng)相關(guān)。2.流程跟蹤流程發(fā)起人可實(shí)時(shí)跟蹤流程審批進(jìn)度，了解各環(huán)節(jié)審批情況。如發(fā)現(xiàn)流程出現(xiàn)異常，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)審批人溝通協(xié)調(diào)，推動(dòng)流程順利進(jìn)行。3.流程結(jié)束流程審批完成后，系統(tǒng)自動(dòng)記錄流程結(jié)果，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)關(guān)注并執(zhí)行流程審批意見。（三）信息發(fā)布1.信息發(fā)布原則發(fā)布的信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、合法，不得發(fā)布虛假、有害或誤導(dǎo)性信息。信息發(fā)布應(yīng)具有針對性，確保信息能準(zhǔn)確傳達(dá)給目標(biāo)受眾。2.信息發(fā)布流程信息發(fā)布人在OA系統(tǒng)中填寫信息發(fā)布內(nèi)容，選擇發(fā)布范圍、發(fā)布時(shí)間等。提交信息管理部門審核，審核通過后由系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)布。3.信息維護(hù)與更新對于已發(fā)布的信息，如發(fā)現(xiàn)有誤或需要更新，發(fā)布人應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改，并重新提交審核。（四）知識(shí)管理1.知識(shí)分類與上傳員工可根據(jù)工作內(nèi)容和知識(shí)領(lǐng)域，將相關(guān)文檔、資料等上傳至OA系統(tǒng)的知識(shí)管理模塊，并進(jìn)行合理分類。上傳的知識(shí)內(nèi)容應(yīng)具有一定的價(jià)值和通用性，便于其他員工查閱和學(xué)習(xí)。2.知識(shí)檢索與利用員工可通過關(guān)鍵詞等方式在知識(shí)管理模塊中進(jìn)行檢索，快速獲取所需知識(shí)。鼓勵(lì)員工積極分享和交流知識(shí)，提高公司整體知識(shí)水平。五、系統(tǒng)使用紀(jì)律（一）遵守法律法規(guī)員工在使用OA系統(tǒng)過程中，應(yīng)遵守國家法律法規(guī)，不得利用系統(tǒng)從事違法違規(guī)活動(dòng)。（二）嚴(yán)禁濫用職權(quán)不得利用OA系統(tǒng)的審批權(quán)限謀取私利，不得故意刁難或拖延流程審批。（三）保護(hù)公司信息安全1.不得擅自修改、刪除系統(tǒng)數(shù)據(jù)，不得泄露公司在OA系統(tǒng)中的商業(yè)秘密和敏感信息。2.定期更換個(gè)人密碼，設(shè)置強(qiáng)度較高的密碼，包含字母、數(shù)字和特殊字符。（四）保證信息真實(shí)準(zhǔn)確在OA系統(tǒng)中填寫的各類信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)或提供虛假信息。（五）及時(shí)處理工作事項(xiàng)對OA系統(tǒng)中的待辦事項(xiàng)應(yīng)及時(shí)處理，不得積壓延誤，確保工作流程的順暢進(jìn)行。六、培訓(xùn)與支持（一）培訓(xùn)計(jì)劃信息管理部門應(yīng)定期制定OA系統(tǒng)培訓(xùn)計(jì)劃，根據(jù)員工需求和系統(tǒng)功能更新情況，組織開展系統(tǒng)操作培訓(xùn)。（二）培訓(xùn)方式培訓(xùn)方式包括集中培訓(xùn)、在線視頻培訓(xùn)、操作手冊指導(dǎo)等多種形式，以滿足不同員工的學(xué)習(xí)需求。（三）培訓(xùn)內(nèi)容培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋OA系統(tǒng)的基本操作、各功能模塊使用方法、常見問題解決等。（四）技術(shù)支持員工在使用OA系統(tǒng)過程中遇到問題，可通過OA系統(tǒng)中的在線客服、電話等方式向信息管理部門尋求技術(shù)支持。信息管理部門應(yīng)及時(shí)響應(yīng)并解決問題。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.信息管理部門負(fù)責(zé)對OA系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督，包括系統(tǒng)登錄情況、流程審批進(jìn)度、信息發(fā)布準(zhǔn)確性等。2.定期對系統(tǒng)使用數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。（二）考核指標(biāo)1.系統(tǒng)登錄率：統(tǒng)計(jì)員工每月登錄OA系統(tǒng)的次數(shù)，計(jì)算登錄率。2.流程審批及時(shí)率：考核流程審批從發(fā)起至結(jié)束的平均時(shí)間，計(jì)算及時(shí)率。3.信息發(fā)布準(zhǔn)確率：對發(fā)布信息進(jìn)行抽查，統(tǒng)計(jì)信息發(fā)布錯(cuò)誤的比例，計(jì)算準(zhǔn)確率。（三）考核結(jié)果應(yīng)用1.將OA系統(tǒng)使用考核結(jié)果納入員工績效考核體系，與績效獎(jiǎng)金、晉升等掛鉤。2.對于系統(tǒng)使用表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予表彰和獎(jiǎng)