公司現金卡儲值管理制度一、總則（一）目的為規范公司現金卡儲值管理，確保公司資金安全與合理使用，方便員工及相關業務往來，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部員工、與公司有業務往來的合作伙伴以及因工作需要使用現金卡儲值服務的相關人員。（三）基本原則1.安全性原則：確保現金卡儲值資金的安全，防止出現資金被盜刷、挪用等風險。2.規范性原則：嚴格按照規定的流程和標準進行現金卡的發行、儲值、使用、掛失、解掛、注銷等操作。3.便捷性原則：在保障安全和規范的前提下，盡可能為使用人員提供便捷的服務。4.透明性原則：現金卡儲值的相關信息應及時、準確地傳達給使用人員，做到信息公開透明。二、現金卡的種類及功能（一）員工福利卡主要面向公司內部員工，用于發放公司福利，如節日禮品、生日福利、工作餐補貼、交通補貼等。員工可持該卡到指定的合作商家進行消費。（二）業務合作卡針對與公司有業務往來的合作伙伴，用于支付合作款項、業務招待、合作項目費用等。合作伙伴可在規定的范圍內使用該卡進行消費結算。（三）通用消費卡適用于特定的消費場景，如公司指定的辦公用品采購、員工培訓費用支付、公司活動場地租賃等。使用人員可憑卡進行相應的消費。三、現金卡的發行與管理（一）發行主體公司現金卡由財務部門負責統一管理和發行。（二）發行流程1.需求申請：如為員工福利卡，由人力資源部門根據公司福利政策和預算，提前提交現金卡發行需求申請，注明發行數量、用途、預計發放時間等信息。對于業務合作卡，由相關業務部門根據業務合作需要，填寫現金卡發行申請表，說明合作對象、合作項目、發行數量及用途等情況。通用消費卡的發行申請由使用部門提出，明確消費場景、預計使用金額和發行數量等。2.審核審批：財務部門收到申請后，對申請內容進行審核，包括資金預算、用途合理性等方面。審核通過后，報公司管理層進行審批。管理層根據公司整體運營情況和財務狀況，決定是否批準發行申請。3.制作與發放：經批準后，財務部門負責聯系合作制卡機構制作現金卡。制卡過程應嚴格按照安全規范進行，確保卡面信息準確無誤，包括公司名稱、卡類型、卡號、有效期等。現金卡制作完成后，由財務部門根據申請部門提供的人員信息或合作對象信息進行發放。對于員工福利卡，可通過公司內部辦公系統、郵件等方式通知員工領取，并在規定時間內安排集中發放或自行領取；業務合作卡和通用消費卡則根據合作協議或業務需求，直接發放給合作對象或相關使用部門。（三）卡面信息現金卡應明確標識公司名稱、卡類型、卡號、有效期、客服電話等必要信息。卡號應具有唯一性，便于管理和查詢交易記錄。有效期根據實際情況設定，一般為[X]年，到期前可根據需要進行換卡處理。（四）賬戶管理1.財務部門為每張現金卡設立獨立的賬戶，用于記錄卡內余額變動情況。賬戶信息應嚴格保密，只有經過授權的財務人員可進行操作。2.定期對現金卡賬戶進行核對和盤點，確保賬戶余額與實際卡內余額一致，如有差異應及時查明原因并進行調整。四、現金卡儲值管理（一）儲值方式1.線下充值：使用人員可前往公司財務部門指定的地點，通過現金、銀行轉賬等方式進行現金卡儲值。財務人員在收到充值款項后，及時為現金卡進行充值操作，并開具相應的充值憑證。2.線上充值（如有）：根據公司實際情況和安全評估，可開通線上充值渠道，如通過公司官方網站、手機APP等方式進行充值。線上充值應建立嚴格的身份驗證機制，確保充值操作的安全性和準確性。使用人員在進行線上充值前，需按照系統提示完成身份注冊、綁定銀行卡等操作，充值金額實時到賬現金卡賬戶。（二）儲值額度1.員工福利卡儲值額度根據公司福利政策和預算確定，每次儲值金額應符合公司規定的標準。2.業務合作卡儲值額度由業務部門與合作對象協商確定，并報財務部門備案。儲值金額應與合作項目的資金需求相匹配。3.通用消費卡儲值額度根據不同的消費場景和使用需求設定，一般由使用部門提出申請，經財務部門審核后確定。（三）充值記錄財務部門應詳細記錄每筆現金卡的充值時間、充值金額、充值方式、充值人員等信息。充值記錄應妥善保存，保存期限按照公司財務檔案管理規定執行，以便日后查詢和核對。五、現金卡的使用管理（一）使用范圍1.員工福利卡：僅限于員工在指定的合作商家消費公司發放的福利項目，如在指定超市購買生活用品、在指定餐廳就餐、在指定商場購買服裝等。具體的合作商家清單由公司采購部門或人力資源部門定期更新并向員工公布。2.業務合作卡：用于與公司有業務往來的合作伙伴之間的相關費用支付，如業務招待費用、合作項目的服務費用、采購貨款等。使用時應符合公司與合作對象簽訂的合作協議及相關業務規定。3.通用消費卡：只能在公司明確規定的特定消費場景使用，如在公司指定的辦公用品供應商處采購辦公用品、在公司合作的培訓中心支付員工培訓費用、在公司租用的活動場地進行相關活動等。（二）消費流程1.使用人員持現金卡到指定的合作商家消費時，應按照商家的消費流程進行操作。一般情況下，收銀員在受理現金卡時，需通過刷卡設備讀取卡內信息，并輸入消費金額。2.消費金額應在現金卡的可用余額范圍內，如余額不足，使用人員可選擇其他支付方式或對現金卡進行充值后再消費。3.商家完成消費交易后，應向使用人員提供消費小票，小票上應注明消費時間、消費金額、消費商家名稱等信息。使用人員應妥善保存消費小票，以便日后查詢和核對消費記錄。（三）消費限制1.為保障資金安全和合理使用，對現金卡的消費設置一定限制。例如，每次消費金額不得超過[X]元，每日累計消費金額不得超過[X]元等。具體的消費限制標準由公司根據實際情況制定并適時調整。2.禁止現金卡用于套現、轉借他人或進行非法交易等行為。如發現有違反規定使用現金卡的情況，公司將采取相應的措施，包括但不限于凍結現金卡、追回違規消費金額、追究相關人員責任等。（四）消費記錄查詢1.公司財務部門應建立現金卡消費記錄查詢系統，使用人員可通過公司內部辦公系統、手機APP等方式查詢本人現金卡的消費記錄，包括消費時間、消費金額、消費商家等信息。2.財務部門應定期對現金卡消費記錄進行統計和分析，以便及時發現異常消費情況，并采取相應措施進行處理。同時，消費記錄也作為公司財務管理和成本核算的重要依據。六、現金卡的掛失、解掛與注銷（一）掛失1.使用人員發現現金卡丟失或被盜刷后，應立即撥打公司現金卡客服電話進行掛失。客服人員在接到掛失申請后，應及時核實掛失人員身份信息，并對現金卡進行掛失處理，凍結卡內余額，防止資金進一步損失。2.掛失人需提供本人有效身份證件號碼、現金卡卡號、掛失原因等信息，以便客服人員準確記錄掛失情況。掛失后，現金卡將暫停使用。（二）解掛1.若掛失人員找到現金卡或確認不存在資金安全風險后，可申請解掛。解掛申請需通過原掛失渠道進行，如撥打客服電話或提交書面申請（如有要求）。2.客服人員在核實解掛人員身份和現金卡相關信息無誤后，為現金卡辦理解掛手續，恢復現金卡的正常使用功能。（三）注銷1.出現以下情況時，現金卡應進行注銷：現金卡有效期屆滿且不再續期的。使用人員離職、合作關系終止或不再需要使用現金卡的。現金卡丟失且掛失后無法找回，經公司批準后予以注銷的。因其他原因需要注銷現金卡的。2.注銷申請由使用人員或相關部門提出，經財務部門審核確認卡內余額為零且無未結清的交易記錄后，報公司管理層審批。3.審批通過后，財務部門負責聯系合作制卡機構對現金卡進行注銷處理。注銷后的現金卡應妥善保管，以備后續查詢核對。七、財務核算與監督（一）財務核算1.財務部門應按照公司財務管理制度和會計核算準則，對現金卡儲值、消費、掛失、解掛、注銷等業務進行準確的財務核算。2.現金卡賬戶余額變動應及時記錄在公司財務賬簿中，確保賬實相符。每月末，財務部門應對現金卡業務進行結賬處理，并編制相關財務報表，向公司管理層匯報現金卡業務的財務狀況。（二）監督檢查1.公司內部審計部門定期對現金卡業務進行審計監督，檢查現金卡的發行、儲值、使用、管理等環節是否符合本制度規定，是否存在違規操作和資金風險。2.財務部門應加強對現金卡業務的日常監督，定期核對現金卡賬戶余額、消費記錄、充值記錄等信息，及時發現并處理異常情況。3.如發現有違反現金卡管理制度的行為，應及時查明原因，追究相關人員責任，并采取相應的整改措施，防止類似問題再次發生。八、信息安全與保密（一）信息安全1.公司應采取必要的技術措施和管理措施，保障現金卡信息的安全。如在制卡、存儲、傳輸、使用等環節加強數據加密，防止現金卡信息泄露、篡改或丟失。2.對涉及現金卡信息的系統和設備進行定期維護和安全檢查，及時更新安全防護軟件和硬件設施，防范網絡攻擊和惡意軟件入侵。3.建立健全現金卡信息安全應急處理機制，制定應急預案。一旦發生信息安全事件，應立即啟動應急預案，采取有效的措施進行處置，最大限度地減少損失，并及時向公司管理層報告。（二）保密規定1.涉及現金卡業務的財務人員、客服人員及其他相關人員應嚴格遵守保密規定，不得泄露現金卡持卡人的個人信息、卡內余額、消費記錄等敏感信息。2.禁止將現金卡信息用于非公司規定的用途，未經公司書面授權，任何人員不得向第三方提供現金卡相關信息。3.如違反保密規定，公司將視情節輕重給予相應的紀律處分；如因泄密給公司或持卡人造成損失的，將依法追究相關人員的法律責任。九、持卡人權益保障（一）知情權1.公司應向現金卡持卡人提供清晰明確的現金卡使用說明，包括卡的功能、使用范圍、消費流程、充值方式、掛失解掛及注銷規定等信息。2.定期向持卡人公布現金卡業務的相關信息，如合作商家變動情況、消費記錄查詢方式、賬戶余額變動通知等，確保持卡人對現金卡業務有充分的了解。（二）爭議處理1.持卡人在使用現金卡過程中如與合作商家發生消費爭議，可先與商家協商解決。協商不成的，可向公司客服部門反映情況，公司應協助持卡人與商家進行溝通協調，維護持