地產(chǎn)公司聯(lián)系單管理制度一、總則1.目的為規(guī)范地產(chǎn)公司內(nèi)部聯(lián)系單的管理，確保信息準(zhǔn)確、及時(shí)傳遞，提高工作效率，加強(qiáng)部門間協(xié)作與溝通，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于地產(chǎn)公司各部門、項(xiàng)目組之間以及與外部相關(guān)單位之間涉及工作安排、任務(wù)協(xié)調(diào)、問(wèn)題反饋、信息共享等方面的聯(lián)系單管理。3.基本原則準(zhǔn)確性原則：聯(lián)系單內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，避免模糊、歧義或錯(cuò)誤信息。及時(shí)性原則：各部門應(yīng)及時(shí)處理聯(lián)系單，確保信息傳遞的時(shí)效性，不得延誤工作。規(guī)范性原則：聯(lián)系單的格式、填寫(xiě)要求、流轉(zhuǎn)流程等應(yīng)嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行，確保統(tǒng)一規(guī)范。責(zé)任明確原則：明確聯(lián)系單的發(fā)起、接收、處理等各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保工作落實(shí)到人。二、聯(lián)系單的分類與格式1.分類內(nèi)部聯(lián)系單：用于公司內(nèi)部各部門、項(xiàng)目組之間的溝通協(xié)調(diào)，根據(jù)內(nèi)容可分為工作安排聯(lián)系單、問(wèn)題反饋聯(lián)系單、信息共享聯(lián)系單等。外部聯(lián)系單：用于與外部相關(guān)單位（如供應(yīng)商、合作伙伴、政府部門等）之間的業(yè)務(wù)往來(lái)，根據(jù)性質(zhì)可分為合作洽談聯(lián)系單、工作對(duì)接聯(lián)系單、事項(xiàng)告知聯(lián)系單等。2.格式編號(hào)：由年份、部門代碼、順序號(hào)組成，如2023FW001，其中“2023”代表年份，“FW”代表部門代碼（可根據(jù)公司部門設(shè)置自行定義），“001”代表順序號(hào)。標(biāo)題：簡(jiǎn)要概括聯(lián)系單的主題，應(yīng)準(zhǔn)確反映內(nèi)容核心。主送部門：明確聯(lián)系單的接收部門。抄送部門：如有需要，可填寫(xiě)抄送部門，以便相關(guān)部門知曉。正文：詳細(xì)闡述聯(lián)系單的內(nèi)容，包括背景、目的、具體事項(xiàng)、要求、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等，應(yīng)條理清晰、邏輯連貫。附件：如有相關(guān)附件，應(yīng)注明附件名稱及數(shù)量，并在正文中提及附件內(nèi)容。發(fā)起部門：填寫(xiě)聯(lián)系單的發(fā)起部門名稱及聯(lián)系人。日期：記錄聯(lián)系單的發(fā)起日期。三、聯(lián)系單的發(fā)起1.發(fā)起條件當(dāng)部門之間需要協(xié)調(diào)工作、傳遞重要信息、反饋問(wèn)題或請(qǐng)求支持時(shí)，應(yīng)發(fā)起聯(lián)系單。涉及多個(gè)部門的重要決策、項(xiàng)目推進(jìn)等事項(xiàng)，應(yīng)通過(guò)聯(lián)系單進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。2.發(fā)起流程發(fā)起部門的相關(guān)人員根據(jù)工作需要填寫(xiě)聯(lián)系單，確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。填寫(xiě)完畢后，由部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)聯(lián)系單內(nèi)容的真實(shí)性和必要性。將審核通過(guò)的聯(lián)系單提交至公司行政部門或指定的流轉(zhuǎn)平臺(tái)進(jìn)行流轉(zhuǎn)。四、聯(lián)系單的流轉(zhuǎn)與審批1.流轉(zhuǎn)方式紙質(zhì)流轉(zhuǎn)：對(duì)于一些較為簡(jiǎn)單、涉及部門較少的聯(lián)系單，可采用紙質(zhì)形式進(jìn)行流轉(zhuǎn)。發(fā)起部門將聯(lián)系單打印一式多份，按照規(guī)定的流轉(zhuǎn)順序依次傳遞給各相關(guān)部門。電子流轉(zhuǎn)：通過(guò)公司內(nèi)部的辦公系統(tǒng)、郵件等電子方式進(jìn)行流轉(zhuǎn)。發(fā)起部門在辦公系統(tǒng)中填寫(xiě)聯(lián)系單并上傳相關(guān)附件，系統(tǒng)自動(dòng)按照預(yù)設(shè)的流程將聯(lián)系單發(fā)送至各主送部門和抄送部門，接收部門可在系統(tǒng)中進(jìn)行簽收、審批等操作。2.流轉(zhuǎn)流程內(nèi)部聯(lián)系單：發(fā)起部門提交聯(lián)系單后，首先流轉(zhuǎn)至主送部門。主送部門收到聯(lián)系單后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（一般為[X]個(gè)工作日）進(jìn)行處理。如涉及審批事項(xiàng)，主送部門負(fù)責(zé)人應(yīng)簽署審批意見(jiàn)；如僅為知曉或需要配合的事項(xiàng)，主送部門應(yīng)在聯(lián)系單上注明處理情況并簽字確認(rèn)，然后流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。根據(jù)聯(lián)系單內(nèi)容，如需其他部門會(huì)簽或提供意見(jiàn)，主送部門應(yīng)將聯(lián)系單依次發(fā)送至相關(guān)部門，各部門按照要求進(jìn)行處理后流轉(zhuǎn)回主送部門。主送部門匯總各部門意見(jiàn)后，對(duì)聯(lián)系單進(jìn)行最終處理，并將處理結(jié)果反饋給發(fā)起部門。外部聯(lián)系單：發(fā)起部門提交聯(lián)系單后，由公司行政部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行初步審核，審核通過(guò)后加蓋公司公章。將加蓋公章的聯(lián)系單發(fā)送至外部相關(guān)單位，外部單位接收后進(jìn)行處理，并將反饋意見(jiàn)以書(shū)面形式或通過(guò)指定方式回復(fù)給發(fā)起部門。發(fā)起部門收到外部單位反饋后，根據(jù)情況進(jìn)行進(jìn)一步處理，如需內(nèi)部協(xié)調(diào)或?qū)徟?，按照?nèi)部聯(lián)系單的流轉(zhuǎn)流程進(jìn)行操作。3.審批要求聯(lián)系單的審批應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的審批權(quán)限和流程進(jìn)行，各級(jí)審批人員應(yīng)認(rèn)真審核聯(lián)系單內(nèi)容，簽署明確的審批意見(jiàn)。審批意見(jiàn)應(yīng)包括同意、不同意及具體理由，如不同意，應(yīng)明確指出問(wèn)題所在并提出修改建議。對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、金額較大或影響范圍較廣的聯(lián)系單，應(yīng)經(jīng)過(guò)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。五、聯(lián)系單的處理1.處理原則接收部門應(yīng)及時(shí)處理收到的聯(lián)系單，不得推諉拖延。按照聯(lián)系單要求的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行處理，確保工作落實(shí)到位。處理過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或需要進(jìn)一步溝通協(xié)調(diào)，應(yīng)及時(shí)與發(fā)起部門或其他相關(guān)部門聯(lián)系。2.處理方式執(zhí)行：對(duì)于明確的工作任務(wù)或要求，接收部門應(yīng)按照聯(lián)系單內(nèi)容組織實(shí)施，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成工作，將工作成果反饋給發(fā)起部門。反饋：接收部門對(duì)聯(lián)系單內(nèi)容有疑問(wèn)、意見(jiàn)或建議時(shí)，應(yīng)及時(shí)與發(fā)起部門溝通，以書(shū)面形式或通過(guò)口頭溝通后以書(shū)面形式反饋給發(fā)起部門。協(xié)調(diào)：當(dāng)聯(lián)系單涉及多個(gè)部門需要共同處理時(shí)，各相關(guān)部門應(yīng)積極配合，共同協(xié)商解決方案，明確各自職責(zé)和工作分工，確保工作順利推進(jìn)。3.處理記錄接收部門應(yīng)在聯(lián)系單上記錄處理情況，包括處理時(shí)間、處理結(jié)果、相關(guān)責(zé)任人等信息。對(duì)于重要聯(lián)系單或涉及多個(gè)環(huán)節(jié)的處理過(guò)程，應(yīng)形成詳細(xì)的工作記錄或報(bào)告，以便追溯和查詢。六、聯(lián)系單的存檔與查詢1.存檔要求聯(lián)系單處理完畢后，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。紙質(zhì)聯(lián)系單應(yīng)分類整理，裝訂成冊(cè)，并注明年度、類別、編號(hào)等信息，存放在專門的檔案柜中。電子聯(lián)系單應(yīng)按照公司電子文檔管理規(guī)范進(jìn)行存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)和命名規(guī)則，確保文件能夠方便快捷地查詢和調(diào)用。2.存檔期限一般聯(lián)系單的存檔期限為[X]年，重要聯(lián)系單、涉及項(xiàng)目資料等應(yīng)長(zhǎng)期存檔。存檔期限屆滿后，按照公司檔案銷毀程序進(jìn)行銷毀處理。3.查詢方式公司內(nèi)部人員如需查詢聯(lián)系單，可通過(guò)公司行政部門或檔案管理部門進(jìn)行申請(qǐng)。申請(qǐng)時(shí)應(yīng)注明查詢的聯(lián)系單編號(hào)、主題、時(shí)間段等相關(guān)信息，經(jīng)審批同意后，由檔案管理部門提供查詢服務(wù)。對(duì)于涉及商業(yè)機(jī)密、敏感信息的聯(lián)系單，查詢應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定進(jìn)行，確保信息安全。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)聯(lián)系單的流轉(zhuǎn)和處理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期統(tǒng)計(jì)各部門聯(lián)系單的收發(fā)數(shù)量、處理及時(shí)率、審批通過(guò)率等指標(biāo)。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行通報(bào)，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。2.考核指標(biāo)處理及時(shí)率：考核接收部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)處理聯(lián)系單的比例，計(jì)算公式為：處理及時(shí)率=及時(shí)處理的聯(lián)系單數(shù)量/應(yīng)處理的聯(lián)系單數(shù)量×100%。審批通過(guò)率：考核審批環(huán)節(jié)中聯(lián)系單通過(guò)審批的比例，計(jì)算公式為：審批通過(guò)率=通過(guò)審批的聯(lián)系單數(shù)量/提交審批的聯(lián)系單數(shù)量×100%。聯(lián)系單質(zhì)量：考核聯(lián)系單內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性等，通過(guò)定期抽查聯(lián)系單進(jìn)行評(píng)估。3.考核結(jié)果應(yīng)用將聯(lián)系單管理的考核結(jié)果納入部門和個(gè)人的績(jī)效考核體系，與績(jī)效獎(jiǎng)金、晉升、評(píng)優(yōu)等掛鉤。對(duì)于聯(lián)系單處