河道檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強河道檔案資料的管理，確保河道檔案資料的完整、準確、系統和安全，充分發揮河道檔案資料在河道管理、保護、開發利用等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內與河道相關的各類檔案資料的管理，包括但不限于河道規劃、建設、運行、維護、監測等方面形成的文件、圖表、數據、報告等資料。（三）管理原則1.集中統一管理原則：河道檔案資料由公司指定的部門或專人進行集中統一管理，確保檔案資料的完整性和系統性。2.真實準確原則：檔案資料應如實反映河道的實際情況，數據準確、內容真實，嚴禁弄虛作假。3.安全保密原則：加強檔案資料的安全保密措施，防止檔案資料的丟失、損壞、泄露，確保檔案資料的安全。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案資料管理體系，便于檔案資料的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案資料管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善河道檔案資料管理制度，并組織實施。2.集中統一管理河道檔案資料，對各類檔案資料進行分類、整理、歸檔、保管和統計。3.建立河道檔案資料數據庫，實現檔案資料的信息化管理，提高檔案資料的檢索和利用效率。4.負責檔案資料的安全保密工作，制定安全保密制度，采取必要的安全保密措施，確保檔案資料的安全。5.組織開展檔案資料的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案資料，按照規定程序進行鑒定和銷毀。6.負責對各部門檔案資料管理工作進行指導、監督和檢查，定期組織檔案資料管理培訓，提高檔案資料管理人員的業務水平。（二）各部門職責1.負責本部門在河道管理工作中形成的各類檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作，并按照規定的時間和要求移交檔案管理部門。2.嚴格執行檔案資料管理制度，確保本部門檔案資料的完整、準確和安全。3.配合檔案管理部門做好檔案資料的查詢、借閱和利用工作，按照規定的程序辦理相關手續。4.負責本部門檔案資料管理工作的自查自糾，及時發現和解決存在的問題，并向檔案管理部門報告。（三）檔案資料管理人員職責1.認真學習和掌握檔案資料管理的法律法規和業務知識，嚴格遵守檔案資料管理制度。2.負責檔案資料的日常管理工作，包括檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、統計、檢索、借閱等。3.對檔案資料進行分類、編號、編目，建立檔案資料目錄索引，便于查詢和利用。4.定期對檔案資料進行檢查、核對，確保檔案資料的完整、準確和安全。5.做好檔案資料的安全保密工作，嚴格遵守檔案資料查閱、借閱制度，防止檔案資料的丟失、損壞、泄露。6.積極參加檔案資料管理培訓，不斷提高自身業務水平和綜合素質。三、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.河道規劃文件，包括河道總體規劃、專項規劃、年度計劃等。2.河道建設項目文件，包括項目建議書、可行性研究報告、初步設計、施工圖設計、工程招投標文件、工程合同、工程竣工驗收文件等。3.河道運行管理文件，包括河道巡查記錄、水位流量監測數據、水質監測報告、河道清淤疏浚記錄、河道設施維護記錄等。4.河道保護文件，包括河道管理范圍內建設項目審批文件、河道采砂管理文件、河道生態保護文件等。5.河道相關的科研報告、技術標準、規范、圖集等資料。6.其他與河道管理工作相關的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案資料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.收集的檔案資料應按照一定的分類標準進行整理，便于后續的歸檔和管理。（三）整理方法1.分類：按照檔案資料的形成時間、來源、內容等進行分類，一般可分為規劃類、建設類、運行管理類、保護類等。2.編號：對每一類檔案資料進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于查詢和管理。3.編目：編制檔案資料目錄，目錄應包括檔案資料的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂：對紙張較大或較薄的檔案資料進行裝訂，確保檔案資料的整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案資料的類別、編號、名稱等信息。四、檔案資料的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應在每年年底前將本年度形成的檔案資料整理完畢，并移交檔案管理部門歸檔。2.對于重大河道建設項目、重要河道管理工作等形成的檔案資料，應在項目結束或工作完成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案資料填寫《檔案資料移交清單》，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案資料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案資料進行核對、檢查，對不符合要求的檔案資料退回移交部門重新整理。3.檔案管理部門對核對無誤的檔案資料進行編號、編目、裝盒，并按照檔案資料的分類順序上架存放。4.檔案管理部門將《檔案資料移交清單》歸檔保存，作為檔案資料管理的重要依據。五、檔案資料的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準要求。3.檔案庫房內應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（二）保管方式1.檔案資料應按照分類順序上架存放，便于查詢和管理。2.對于重要的檔案資料，應采取備份保存的方式，如電子備份、縮微膠片備份等，確保檔案資料的安全。3.檔案資料應定期進行檢查、核對，發現問題及時處理，確保檔案資料的完整、準確和安全。（三）保管期限1.河道檔案資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案資料包括河道總體規劃、重大河道建設項目文件、涉及河道管理的重要法律法規和政策文件等。3.長期保管的檔案資料包括河道專項規劃、一般河道建設項目文件、河道運行管理和保護工作中形成的重要文件等，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的檔案資料包括河道巡查記錄、水位流量監測數據、水質監測報告等一般性文件，保管期限一般為3年至10年。5.檔案資料的保管期限應根據國家有關規定和公司實際情況確定，并在檔案資料整理時明確標注。六、檔案資料的利用（一）利用范圍1.公司內部各部門因工作需要查閱、借閱檔案資料。2.外部單位因工作需要查閱、借閱檔案資料，須經公司相關部門批準。（二）利用程序1.查閱：公司內部人員查閱檔案資料，應填寫《檔案資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應按照規定提供檔案資料，并做好查閱記錄。2.借閱：公司內部人員借閱檔案資料，應填寫《檔案資料借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門負責人審批。檔案管理部門負責人審批同意后，辦理借閱手續，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。借閱人員應按時歸還檔案資料，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。3.外部單位查閱、借閱：外部單位查閱、借閱檔案資料，應出具單位介紹信和查閱、借閱申請函，注明查閱、借閱目的、查閱、借閱內容等，經公司相關部門審核同意后，報公司分管領導審批。公司分管領導審批同意后，檔案管理部門按照規定提供檔案資料，并做好查閱、借閱記錄。外部單位查閱、借閱檔案資料應在公司指定的場所進行，不得擅自將檔案資料帶出公司。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案資料的人員應愛護檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。2.查閱、借閱檔案資料的人員應嚴格遵守檔案資料的保密制度，不得泄露檔案資料的內容。3.檔案管理部門應定期對檔案資料的利用情況進行統計分析，及時發現問題并采取措施加以解決。七、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案資料鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門負責人和檔案資料管理人員組成，負責對檔案資料的鑒定工作。（二）鑒定標準1.檔案資料是否已失去保存價值，包括是否已完成歷史使命、是否已被新的資料所替代等。2.檔案資料的準確性、完整性和系統性，如檔案資料是否存在錯誤、遺漏、重復等情況。3.檔案資料的保密期限是否已過，如涉及國家機密、商業秘密等的檔案資料，應按照國家有關規定確定保密期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案資料進行清理，列出需要鑒定的檔案資料清單。2.鑒定小組對需要鑒定的檔案資料進行逐一審查，根據鑒定標準確定檔案資料的保管期限和是否需要銷毀。3.鑒定小組對鑒定結果進行討論和審核，形成鑒定報告。4.鑒定報告經公司分管領導審批后，作為檔案資料鑒定和銷毀的依據。（四）銷毀程序1.對已確定需要銷毀的檔案資料，檔案管理部門應編制《檔案資料銷毀清單》，一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份報公司分管領導審批。2.經公司分管領導審批同意后，檔案管理部門應按照規定的程序進行銷毀。銷毀檔案資料時，應指定專人負責監銷，確保銷毀過程的安全、徹底。3.銷毀完畢后，監銷人員應在《檔案資料銷毀清單》上簽字確認，并將《檔案資料銷毀清單》歸檔保存。八、檔案資料的信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的河道檔案資料信息化管理系統，實現檔案資料的數字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案資料管理的效率和水平。（二）信息化建設內容1.檔案資料數字化：對紙質檔案資料進行掃描、錄入，形成電子檔案資料，并進行分類、編號、編目等處理。2.建立檔案資料數據庫：將數字化的檔案資料存儲到數據庫中，建立檔案資料目錄索引，實現檔案資料的信息化管理。3.開發檔案資料管理軟件：開發檔案資料管理軟件，實現檔案資料的錄入、查詢、借閱、統計、鑒定、銷毀等功能，提高檔案資料管理的工作效率。4.建立檔案資料共享平臺：建立檔案資料共享平臺，實現公司內部各部門之間檔案資料的共享和利用，提高工作協同效率。（三）信息化管理要求1.檔案資料管理人員應熟練掌握檔案資料信息化管理系統的操作技能，確保檔案資料的數