公司負責人檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司負責人檔案管理，全面、客觀、真實地反映公司負責人的工作經歷、業務能力、業績表現等情況，為公司的人事決策、干部選拔任用、培訓發展、監督考核等提供依據，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各級負責人，包括但不限于董事長、總經理、副總經理、各部門負責人等。（三）管理原則1.真實性原則：檔案內容必須真實、準確，如實反映公司負責人的實際情況。2.完整性原則：全面收集公司負責人在工作中形成的各類文件資料，確保檔案內容完整。3.保密性原則：嚴格遵守保密規定，對公司負責人檔案中的信息予以保密，防止信息泄露。4.動態管理原則：隨著公司負責人工作的變動和時間的推移，及時更新檔案內容，保持檔案的時效性。二、檔案內容（一）個人基本信息1.履歷信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯系方式等。2.教育背景：從最高學歷開始填寫，包括畢業院校、所學專業、入學時間、畢業時間等。3.工作經歷：按時間順序詳細記錄工作單位、擔任職務、工作職責、工作起止時間等。（二）任職文件公司下達的關于負責人任職的正式文件，明確任職崗位、任職期限等信息。（三）考核評價材料1.年度考核材料：每年的年度考核結果，包括考核等級、考核評語、考核得分等。2.任期考核材料：負責人任期屆滿時的考核評價材料，全面評估任期內的工作表現。3.專項考核材料：針對特定項目或任務進行的專項考核材料。（四）業績成果材料1.工作總結：負責人定期撰寫的工作總結，闡述工作進展、取得的成績、存在的問題及改進措施等。2.項目成果：參與的重要項目相關材料，如項目報告、獲獎證書、經濟效益數據等。3.創新成果：在管理、技術、業務等方面的創新舉措及取得的成果證明材料。（五）培訓學習材料1.參加培訓記錄：參加公司內部培訓、外部培訓、進修、研討會等的相關記錄，包括培訓名稱、培訓時間、培訓地點等。2.培訓證書：獲得的各類培訓證書復印件。（六）獎懲材料1.獎勵材料：獲得的公司級、上級主管部門或政府部門的獎勵文件、榮譽證書等。2.處罰材料：受到的公司內部處罰決定、外部行政處罰等相關材料。（七）廉潔自律材料1.廉潔報告：定期提交的廉潔自律報告，匯報廉潔從業情況。2.審計報告：公司內部審計或外部審計機構出具的審計報告，涉及廉潔方面的內容。（八）其他材料1.重要會議發言材料：在公司重要會議上的發言記錄或發言稿。2.調研報告：撰寫的與公司業務相關的調研報告。3.個人述職報告：按要求提交的個人述職報告。4.其他有保存價值的材料：如個人獲得的專利、發表的文章等。三、檔案收集（一）收集責任部門1.公司負責人所在部門負責及時收集本部門負責人產生的各類文件資料，并定期移交至公司檔案管理部門。2.人力資源部門負責收集與負責人人事管理相關的材料，如考核評價、培訓記錄、獎懲等，并移交檔案管理部門。3.其他相關部門負責收集涉及公司負責人的專項工作材料，并及時移交。（二）收集時間要求1.年度考核材料應在考核結束后[X]個工作日內收集整理完畢并移交。2.任期考核材料應在任期屆滿后[X]個工作日內完成收集移交。3.其他日常產生的文件資料應在形成后的[X]個工作日內移交檔案管理部門。（三）收集方式1.直接移交：相關責任部門將整理好的檔案材料直接送交公司檔案管理部門。2.電子文檔傳輸：對于可電子存儲的文件資料，通過公司內部網絡或指定郵箱傳輸至檔案管理部門。四、檔案整理（一）分類按照檔案內容的類別進行分類，如個人基本信息、任職文件、考核評價、業績成果等。（二）編號為每份檔案材料賦予唯一的編號，編號規則應便于識別和管理。（三）裝訂對紙質檔案材料進行裝訂，確保整齊、牢固，便于查閱。（四）編目編制檔案目錄，詳細記錄每份材料的編號、名稱、日期、來源等信息，方便查找和利用。五、檔案保管（一）保管部門公司設立專門的檔案管理部門負責公司負責人檔案的保管工作，配備必要的檔案保管設施和設備。（二）保管環境檔案保管場所應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度適宜，防止檔案材料受潮、霉變、蟲蛀等。（三）安全管理1.建立嚴格的檔案借閱、查閱登記制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。2.安裝必要的安全防護設備，如監控系統、防盜門窗等，確保檔案安全。3.定期對檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處理。六、檔案查閱（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱公司負責人檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，報檔案管理部門負責人同意方可查閱。2.公司外部單位或個人查閱公司負責人檔案的，需持有單位介紹信或相關證明文件，經公司分管領導審批后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱范圍根據查閱目的和審批情況，確定查閱檔案的具體范圍，不得擅自擴大查閱內容。（三）查閱記錄對每次查閱檔案的情況進行詳細記錄，包括查閱時間、查閱人、查閱內容、查閱目的等。七、檔案借閱（一）借閱申請公司內部人員如需借閱公司負責人檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可辦理借閱手續。（二）借閱期限檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。（三）借閱歸還借閱人應在規定期限內歸還檔案，檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人的責任。八、檔案保密（一）保密責任1.檔案管理部門工作人員應嚴格遵守保密制度，對檔案內容予以保密。2.所有接觸公司負責人檔案的人員均有保密義務，不得泄露檔案中的任何信息。（二）保密措施1.檔案保管場所應設置專門的保密區域，限制無關人員進入。2.對涉及保密內容的檔案材料，應進行加密存儲或單獨保管。3.在檔案查閱、借閱過程中，嚴格控制知悉范圍，防止信息擴散。九、檔案信息化管理（一）數字化掃描對公司負責人檔案進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫，實現檔案信息的快速檢索和利用。（二）數據維護定期對電子檔案數據進行備份，確保數據安全。同時，及時更新電子檔案內容，保證與紙質檔案一致。（三）系統使用建立檔案管理信息系統，授權相關人員使用，通過系統進行檔案的查閱、借閱申請、審批等操作，提高檔案管理工作效率。十、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案材料超過保管期限且無繼續保存價值的。2.檔案材料因損壞、變質等原因無法繼續使用的。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、數量、銷毀原因等。2.經公司分管領導審批同意后，由檔案管理部門會同相