辦公室公共設備管理制度一、總則（一）目的為了加強公司辦公室公共設備的管理，確保設備的正常運行，提高使用效率，延長設備使用壽命，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有辦公室公共設備，包括但不限于電腦、打印機、復印機、傳真機、投影儀、空調、辦公桌椅等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：辦公室公共設備由公司行政部門統(tǒng)一管理，負責設備的采購、調配、維護、報廢等工作。2.合理使用原則：各部門和員工應合理使用公共設備，不得隨意損壞或挪作他用。3.定期維護原則：行政部門應定期對公共設備進行維護保養(yǎng)，確保設備性能良好，正常運行。4.節(jié)約資源原則：鼓勵員工節(jié)約使用公共設備，降低能耗，減少浪費。二、設備采購與配置（一）需求申請各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公室公共設備需求申請表》，詳細說明設備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等，經(jīng)部門負責人簽字后提交行政部門。（二）審批流程行政部門收到需求申請表后，進行初步審核，核實需求的合理性和必要性。對于金額較大或涉及多個部門的設備采購申請，需提交公司領導審批。審批通過后，行政部門負責組織采購。（三）采購方式1.集中采購：對于通用型的辦公室公共設備，如電腦、打印機等，采用集中采購的方式，由行政部門統(tǒng)一與供應商簽訂采購合同。2.分散采購：對于特殊規(guī)格或定制的設備，經(jīng)公司領導批準后，可由使用部門自行采購，但需按照公司采購流程進行操作。（四）設備配置1.行政部門根據(jù)審批后的采購申請，按照公司規(guī)定的標準和要求進行設備配置。配置的設備應滿足工作需要，同時考慮性價比。2.新設備到貨后，行政部門負責組織驗收。驗收內容包括設備的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀、性能等。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，并通知使用部門領取。三、設備使用與管理（一）使用登記1.各部門領取公共設備后，應指定專人負責設備的管理和使用，并在《辦公室公共設備使用登記表》上進行登記。2.使用登記表應記錄設備名稱、型號、領用時間、使用人、使用情況等信息。（二）使用培訓1.對于新購置的設備，行政部門應組織相關人員進行使用培訓，確保使用人員熟悉設備的操作方法和注意事項。2.使用人員應按照培訓要求正確操作設備，不得擅自更改設備設置或拆卸設備部件。（三）日常維護1.使用人員負責設備的日常清潔和保養(yǎng)，保持設備外觀整潔，定期檢查設備運行情況，及時發(fā)現(xiàn)并報告設備故障。2.行政部門定期對公共設備進行巡檢，檢查設備的使用情況、維護記錄等，發(fā)現(xiàn)問題及時督促使用部門整改。（四）安全管理1.使用人員應注意設備的安全使用，避免因操作不當引發(fā)安全事故。如發(fā)現(xiàn)設備存在安全隱患，應立即停止使用，并報告行政部門。2.對于涉及機密信息的設備，使用人員應嚴格遵守公司的保密制度，采取必要的安全措施，防止信息泄露。（五）設備借用1.因工作需要借用公共設備的，需填寫《辦公室公共設備借用申請表》，經(jīng)設備管理部門負責人和借用部門負責人簽字后，方可借用。2.借用期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需延長借用期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借用人員應妥善保管借用的設備，不得轉借他人或用于非工作用途。如因保管不善造成設備損壞或丟失的，借用人員應照價賠償。（六）設備歸還1.借用設備使用完畢后，借用人員應及時歸還設備，并在《辦公室公共設備借用申請表》上注明歸還時間。2.設備管理部門在收到歸還的設備后，應進行檢查驗收。如發(fā)現(xiàn)設備有損壞或丟失的，借用人員應按照規(guī)定進行賠償。四、設備維護與維修（一）維護計劃行政部門根據(jù)設備的使用情況和廠家建議，制定公共設備年度維護計劃。維護計劃應包括維護內容、維護時間、維護人員等信息。（二）日常維護1.使用人員按照設備操作規(guī)程進行日常維護，如清潔設備、更換耗材等。2.行政部門定期對設備進行巡檢，檢查設備的運行狀況，及時發(fā)現(xiàn)并解決一般性問題。（三）故障維修1.設備出現(xiàn)故障時，使用人員應及時報告行政部門。行政部門接到報告后，對故障進行初步判斷，確定維修方案。2.對于一般性故障，行政部門維修人員可自行維修；對于復雜故障或無法自行維修的設備，行政部門應聯(lián)系設備廠家或專業(yè)維修機構進行維修。3.維修完成后，維修人員應填寫《辦公室公共設備維修記錄單》，記錄故障原因、維修內容、維修時間、維修費用等信息。（四）維修費用1.屬于設備正常維護保養(yǎng)范圍內的維修費用，由公司承擔。2.因使用人員操作不當或人為損壞導致的設備維修費用，由使用人員承擔。3.維修費用的報銷按照公司財務制度執(zhí)行。五、設備報廢與處置（一）報廢條件1.設備已超過規(guī)定的使用年限，且無法正常使用或維修成本過高。2.因技術進步或其他原因，設備已被淘汰，無法滿足工作需要。3.設備因意外事故或自然災害等原因造成嚴重損壞，無法修復。（二）報廢申請使用部門或設備管理部門填寫《辦公室公共設備報廢申請表》，詳細說明設備報廢原因、設備名稱、型號、購置時間、使用情況等，并附上設備照片。經(jīng)部門負責人簽字后，提交行政部門審核。（三）審核與審批行政部門收到報廢申請表后，組織相關人員進行審核，核實設備是否符合報廢條件。對于金額較大的設備報廢申請，需提交公司領導審批。（四）報廢處置1.經(jīng)審批同意報廢的設備，行政部門負責組織報廢處置。報廢處置方式包括出售給廢品回收公司、捐贈給相關單位等。2.報廢設備處置過程中，應做好記錄，包括處置時間、處置方式、處置價格等信息。處置收入應按照公司財務制度上繳國庫。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門定期對辦公室公共設備的使用、維護、管理等情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.公司設立舉報電話和郵箱，接受員工對公共設備管理中違規(guī)行為的舉報。對于舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵。（二）考核評價1.將辦公室公共設備管理情況納入部門和員工的績效考核體系。考核內容包括設備使用效率、設備維護保養(yǎng)情況、設備完好率等。