日常專柜采購管理制度總則1.目的為規范公司日常專柜采購行為，加強采購管理，確保采購工作的高效、有序進行，保障公司利益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及日常專柜采購的部門及人員。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。效益性原則：在保證質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。公正性原則：采購過程應公開、公平、公正，杜絕不正當交易。及時性原則：根據業務需求，及時安排采購，確保專柜商品的供應。采購組織與職責1.采購部門職責負責制定采購計劃，根據各部門需求及庫存情況，合理安排采購任務。尋找、篩選、評估供應商，建立供應商檔案，維護良好的合作關系。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益。跟進采購訂單執行情況，協調解決采購過程中的問題。定期對采購工作進行總結分析，提出改進建議。人員配置采購經理：全面負責采購部門的管理工作，制定采購策略，審核采購計劃和合同，協調與其他部門的關系。采購專員：具體執行采購任務，包括供應商聯系、訂單下達、貨物驗收等。2.需求部門職責根據業務需要，及時、準確地向采購部門提交采購申請，明確采購商品的規格、數量、質量要求等。參與采購過程中的供應商評估、樣品確認等工作，提供專業意見。協助采購部門進行到貨驗收，對驗收結果負責。人員配置需求部門負責人：審核本部門采購申請，協調與采購部門的溝通，監督采購工作的執行情況。需求專員：具體提出采購需求，跟進采購進度，反饋使用過程中的問題。采購流程1.采購申請需求部門根據業務發展和庫存情況，填寫《采購申請表》，詳細注明采購商品的名稱、規格、型號、數量、預計到貨日期、用途等信息。《采購申請表》經需求部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購審批采購部門收到《采購申請表》后，由采購經理進行初步審核，重點審核采購需求的合理性、必要性以及預算情況。對于金額較大或重要的采購項目，采購經理審核后需提交公司領導審批。領導審批通過后，采購部門方可開展采購工作。3.供應商選擇與評估采購專員根據采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，評估其經營范圍、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面，確定入圍供應商名單。采購部門定期對供應商進行評估，評估指標包括交貨及時性、產品質量穩定性、價格合理性、售后服務響應速度等。根據評估結果，調整供應商名單，淘汰不合格供應商。4.采購談判與合同簽訂采購專員與選定的供應商進行采購談判，就商品價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款進行協商。談判達成一致后，采購專員起草采購合同，明確雙方權利義務。采購合同經采購經理審核后，提交公司法律顧問審核，確保合同合法合規。合同審核通過后，由公司法定代表人或授權代表與供應商簽訂采購合同。5.采購訂單下達采購專員根據采購合同，制作《采購訂單》，明確訂單編號、供應商名稱、商品名稱、規格、數量、價格、交貨日期、交貨地點等信息。《采購訂單》經采購經理審核后，發送給供應商，并要求供應商簽字確認。6.采購訂單跟蹤與催貨采購專員定期跟蹤采購訂單執行情況，與供應商保持溝通，了解生產進度、發貨情況等。如發現供應商可能無法按時交貨，采購專員應及時與供應商溝通協商解決辦法，并向采購經理匯報。必要時，采取催貨措施，確保貨物按時到貨。7.到貨驗收貨物到貨前，采購專員通知需求部門準備驗收工作。需求部門組織相關人員按照采購合同及相關標準對到貨商品進行驗收，重點檢查商品的規格、數量、質量等是否符合要求。驗收合格后，需求部門填寫《驗收單》，經參與驗收人員簽字確認。如驗收不合格，需求部門應及時與供應商溝通協商退換貨等事宜，并將情況反饋給采購部門。8.付款結算采購部門根據驗收合格的《驗收單》及采購合同，辦理付款申請手續。付款申請經采購經理審核、財務部門審核、公司領導審批后，按照合同約定的付款方式進行付款結算。采購預算管理1.預算編制采購部門會同財務部門及其他相關部門，根據公司年度經營計劃和業務需求，編制年度采購預算。采購預算應明確各類采購項目的金額、時間安排等，確保采購活動與公司預算相匹配。2.預算執行采購部門嚴格按照采購預算執行采購任務，不得超預算采購。如因特殊情況需要調整采購預算，應按照公司預算調整程序進行審批。財務部門對采購預算執行情況進行監控，定期分析預算執行差異原因，及時提出改進建議。采購風險管理1.風險識別與評估采購部門定期對采購過程中可能面臨的風險進行識別，如供應商違約風險、市場價格波動風險、質量風險、法律風險等。對識別出的風險進行評估，分析其發生的可能性和影響程度，確定風險等級。2.風險應對措施針對不同等級的風險，制定相應的風險應對措施。例如，對于供應商違約風險，可通過選擇多家供應商、簽訂詳細的合同條款、收取履約保證金等方式降低風險；對于市場價格波動風險，可采用套期保值、與供應商協商價格調整機制等措施。建立風險預警機制，及時發現風險變化情況，提前采取應對措施，降低風險損失。采購監督與審計1.內部監督公司內部審計部門定期對采購活動進行監督檢查，重點檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。采購部門應積極配合內部審計部門的工作，提供相關資料和信息。2.外部審計公司根據需要，委托外部審計機構對采購活動進行專項審計，確保采購工作合法合規、透明公正。對于審計發現的問題，采購部門應及時整改，并將整改情況反饋給審計部門。采購人員行為規范1.職業道德采購人員應遵守職業道德規范，誠實守信，廉潔奉公，不得接受供應商的賄賂、回扣等不正當利益。保守公司商業秘密，不得泄露采購信息及供應商信息。2.工作紀律采購人員應嚴格遵守公司考勤制度，按時上下班，不得無故曠工、遲到、早退。認真履行工作職責，積極主動完成采購任務，不得推諉