物業(yè)對講規(guī)定

物業(yè)對講系統(tǒng)使用與管理制度一、總則1.目的為規(guī)范本高端小區(qū)物業(yè)對講系統(tǒng)的使用、維護及管理，確保其正常運行，提高物業(yè)與業(yè)主之間的溝通效率，提升服務質(zhì)量，保障小區(qū)的安全與秩序，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于本小區(qū)物業(yè)管理公司全體員工以及小區(qū)內(nèi)所有與物業(yè)對講系統(tǒng)相關的操作和維護活動，同時適用于小區(qū)業(yè)主對物業(yè)對講分機的正常使用。3.管理原則物業(yè)對講系統(tǒng)的管理遵循“統(tǒng)一管理、規(guī)范使用、及時維護、安全可靠”的原則。物業(yè)公司應確保系統(tǒng)的功能得到充分發(fā)揮，為業(yè)主提供便捷、高效、安全的溝通渠道。二、物業(yè)對講系統(tǒng)設備構成與功能概述1.設備構成-管理中心主機：設置在物業(yè)管理中心，是整個對講系統(tǒng)的核心控制設備，用于接收、處理和轉發(fā)來自各單元門口機、住戶分機的呼叫信號，實現(xiàn)多方通話功能，并具備記錄通話信息、報警信息等功能。-單元門口機：安裝在各單元樓門口，具備呼叫住戶、物業(yè)管理中心，密碼開鎖、刷卡開鎖等功能，同時配備攝像頭，可實現(xiàn)視頻通話，方便住戶確認來訪人員身份。-住戶分機：安裝在各住戶室內(nèi)，用于接收單元門口機、管理中心主機的呼叫，實現(xiàn)與來訪人員、物業(yè)人員的雙向通話，并可遠程控制單元門開鎖。-信號傳輸線路：包括電源線、視頻線、音頻線等，用于連接管理中心主機、單元門口機和住戶分機，確保信號的穩(wěn)定傳輸。-輔助設備：如電源供應器、交換機、放大器等，保障系統(tǒng)的正常運行。2.功能概述-呼叫功能：住戶可通過分機呼叫管理中心，單元門口機可呼叫住戶分機和管理中心主機，管理中心主機能呼叫住戶分機和單元門口機，實現(xiàn)三方之間的即時通訊。-視頻通話功能：在呼叫過程中，住戶、管理中心和單元門口機之間可進行視頻通話，方便確認對方身份。-開鎖功能：住戶可通過分機遠程控制單元門開鎖；管理中心在核實情況后，也可通過主機遠程開鎖；同時，業(yè)主還可通過密碼或刷卡方式在單元門口機自行開鎖。-報警功能：住戶在緊急情況下可通過分機向管理中心發(fā)送報警信號，管理中心主機將實時接收并顯示報警信息。-信息記錄功能：管理中心主機能夠記錄所有的呼叫、通話、開鎖、報警等操作信息，便于查詢和統(tǒng)計。三、物業(yè)員工使用規(guī)定1.管理中心主機使用規(guī)范-值班人員操作要求-管理中心主機必須保證24小時有專人值班接聽。值班人員應提前15分鐘到崗，做好交接工作，檢查主機設備運行狀態(tài)是否正常。-當有呼叫信號時，值班人員應在三聲鈴響內(nèi)迅速接聽。接聽時需使用規(guī)范用語，如“您好，[小區(qū)名稱]物業(yè)管理中心，請問有什么可以幫您？”，態(tài)度熱情、禮貌。-對于業(yè)主的咨詢和訴求，值班人員應詳細記錄，并及時協(xié)調(diào)相關部門處理。對于緊急情況，如業(yè)主報警等，要立即啟動應急預案，并在第一時間通知巡邏保安前往現(xiàn)場。-信息查詢與記錄-值班人員有權查詢主機記錄的呼叫、通話、報警等信息，但僅限于工作需要。查詢時需填寫《物業(yè)對講系統(tǒng)信息查詢登記表》，注明查詢時間、查詢?nèi)?、查詢目的等信息?值班人員應認真做好值班記錄，詳細記錄每一次呼叫的時間、來源（單元號、房號）、內(nèi)容、處理結果等信息。記錄要準確、完整，字跡清晰。-禁止行為-嚴禁值班人員在工作時間利用管理中心主機進行與工作無關的通話或操作。-未經(jīng)上級領導批準，不得隨意更改主機的系統(tǒng)設置參數(shù)。2.巡邏保安使用規(guī)范-攜帶設備要求-巡邏保安應配備便攜式對講設備（與物業(yè)對講系統(tǒng)兼容），保持設備電量充足，信號良好。在巡邏過程中，要確保設備隨時處于可使用狀態(tài)。-呼叫與響應-巡邏保安在遇到異常情況或需要與管理中心溝通時，應及時通過便攜式對講設備呼叫管理中心主機。呼叫時要準確清晰地說明所在位置、事件情況等信息。-接到管理中心主機的呼叫或指令后，巡邏保安應立即響應，并按照指令迅速執(zhí)行相關任務。執(zhí)行任務過程中，要及時向管理中心反饋任務進展情況。-設備保管-巡邏保安應妥善保管便攜式對講設備，避免設備受到碰撞、摔落、水浸等損壞。如設備出現(xiàn)故障，應及時報告管理中心，并將設備交至維修部門維修。3.維修人員使用規(guī)范-維修操作流程-維修人員在對物業(yè)對講系統(tǒng)設備進行維修時，應先向管理中心報備，填寫《物業(yè)對講系統(tǒng)維修申請表》，注明維修設備名稱、位置、故障現(xiàn)象等信息，經(jīng)批準后方可進行維修。-維修過程中，要嚴格按照設備維修手冊和操作規(guī)程進行操作，確保維修質(zhì)量和人員安全。維修完成后，要對設備進行測試，確認設備恢復正常運行，并填寫《物業(yè)對講系統(tǒng)維修記錄單》，記錄維修內(nèi)容、維修時間、維修人員等信息。-設備調(diào)試與檢測-如需對設備進行調(diào)試或檢測，維修人員應提前通知管理中心和相關業(yè)主，告知調(diào)試或檢測的時間、內(nèi)容和可能對業(yè)主造成的影響，取得業(yè)主的理解和配合。調(diào)試或檢測完成后，要向管理中心和業(yè)主反饋結果。-配件更換-若維修過程中需要更換設備配件，維修人員應使用符合系統(tǒng)要求的正規(guī)配件，并做好配件更換記錄，包括配件名稱、型號、更換時間、更換原因等信息。同時，要對更換下來的故障配件進行分析和處理，以便總結經(jīng)驗，提高維修水平。四、業(yè)主使用規(guī)定1.分機使用說明-安裝與使用指導-物業(yè)公司在業(yè)主入住時，應向業(yè)主提供物業(yè)對講分機的使用說明書，并安排專人進行現(xiàn)場演示和指導，確保業(yè)主了解分機的基本功能和操作方法。-業(yè)主應妥善保管好分機設備，避免因人為原因造成設備損壞。如發(fā)現(xiàn)分機出現(xiàn)故障，應及時聯(lián)系物業(yè)管理中心報修。-正常使用規(guī)范-業(yè)主在使用分機時，應注意保持通話環(huán)境安靜，以便清晰地與來訪人員或物業(yè)人員進行溝通。-當有單元門口機呼叫時，業(yè)主應及時接聽，并通過視頻確認來訪人員身份。確認無誤后，如需開門，可按下分機上的開鎖鍵。如發(fā)現(xiàn)可疑人員，應立即通知物業(yè)管理中心。-業(yè)主如需呼叫物業(yè)管理中心，可直接按下分機上的呼叫管理中心按鈕，簡要說明需求和問題。2.密碼與刷卡開鎖規(guī)定-密碼設置與管理-業(yè)主可根據(jù)需要自行設置單元門口機的開鎖密碼。密碼應妥善保管，不得隨意告知他人。如懷疑密碼泄露，應及時聯(lián)系物業(yè)管理中心進行密碼重置。-物業(yè)管理中心應建立密碼管理檔案，記錄業(yè)主設置的密碼信息，包括密碼設置時間、房號、業(yè)主姓名等，以便在必要時進行查詢和管理。-刷卡使用規(guī)定-業(yè)主在入住時，物業(yè)公司將為業(yè)主發(fā)放門禁卡（與物業(yè)對講系統(tǒng)關聯(lián)）。業(yè)主應妥善保管門禁卡，不得轉借、復制或私自改造門禁卡。-如門禁卡丟失或損壞，業(yè)主應及時到物業(yè)管理中心掛失并補辦。補辦門禁卡需繳納相應的工本費。3.緊急報警功能使用-報警操作方法-業(yè)主在遇到緊急情況，如遭遇入室盜竊、人身安全受到威脅等時，可通過按動分機上的緊急報警按鈕向物業(yè)管理中心發(fā)送報警信號。報警時，盡量保持冷靜，簡要說明緊急情況的性質(zhì)和所在位置。-報警后續(xù)處理-物業(yè)管理中心在收到業(yè)主的報警信號后，將立即啟動應急預案，通知巡邏保安和相關人員迅速趕赴現(xiàn)場。業(yè)主應積極配合物業(yè)人員的工作，提供必要的信息和協(xié)助。五、系統(tǒng)維護與保養(yǎng)規(guī)定1.日常巡檢制度-巡檢周期與內(nèi)容-維修人員應按照規(guī)定的巡檢周期對物業(yè)對講系統(tǒng)設備進行日常巡檢。管理中心主機每日巡檢一次，單元門口機和住戶分機每周巡檢一次，信號傳輸線路每月巡檢一次。-巡檢內(nèi)容包括設備外觀是否完好、有無損壞跡象；設備運行狀態(tài)是否正常，如顯示屏是否清晰、按鍵是否靈敏、聲音是否正常等；信號傳輸是否穩(wěn)定，有無中斷或干擾現(xiàn)象；電源供應是否正常，設備溫度是否過高。-巡檢記錄與報告-維修人員在巡檢過程中應認真填寫《物業(yè)對講系統(tǒng)日常巡檢記錄表》，詳細記錄巡檢時間、設備名稱、位置、巡檢情況等信息。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時記錄問題現(xiàn)象和處理建議。-對于巡檢中發(fā)現(xiàn)的一般性問題，維修人員應及時進行處理；對于較嚴重的問題，如設備故障無法當場修復等，應及時向上級報告，并制定維修計劃，盡快組織維修。2.定期保養(yǎng)制度-保養(yǎng)周期與項目-物業(yè)對講系統(tǒng)設備應進行定期保養(yǎng)，以確保設備的性能和使用壽命。管理中心主機每季度進行一次全面保養(yǎng)，單元門口機和住戶分機每半年進行一次保養(yǎng)，信號傳輸線路每年進行一次檢查和維護。-保養(yǎng)項目包括設備清潔，清除設備表面的灰塵、污漬等；設備內(nèi)部檢查，檢查電路板、連接線等是否松動、老化；設備功能測試，對呼叫、通話、開鎖、報警等功能進行全面測試，確保功能正常；軟件系統(tǒng)升級，根據(jù)廠家要求及時對系統(tǒng)軟件進行升級，以提升系統(tǒng)性能和穩(wěn)定性。-保養(yǎng)記錄與驗收-維修人員在完成設備保養(yǎng)工作后，應填寫《物業(yè)對講系統(tǒng)定期保養(yǎng)記錄表》，記錄保養(yǎng)時間、設備名稱、保養(yǎng)項目、保養(yǎng)結果等信息。-保養(yǎng)工作完成后，應由維修部門負責人進行驗收。驗收合格后，在保養(yǎng)記錄上簽字確認。如驗收不合格，維修人員應重新進行保養(yǎng)，直至驗收通過。3.故障維修制度-故障報修流程-業(yè)主發(fā)現(xiàn)物業(yè)對講系統(tǒng)設備出現(xiàn)故障時，可通過撥打物業(yè)管理中心電話或直接到管理中心進行報修。管理中心值班人員應詳細記錄業(yè)主的報修信息，包括房號、故障設備名稱、故障現(xiàn)象等，并及時通知維修人員。-物業(yè)員工在工作過程中發(fā)現(xiàn)設備故障，應立即填寫《物業(yè)對講系統(tǒng)故障報修單》，注明故障發(fā)現(xiàn)時間、故障設備位置、故障現(xiàn)象等信息，提交給維修部門。-維修響應時間-對于緊急故障，如管理中心主機故障、單元門口機無法正常使用等，維修人員應在接到報修通知后30分鐘內(nèi)到達現(xiàn)場進行處理。-對于一般故障，如住戶分機通話聲音異常等，維修人員應在接到報修通知后24小時內(nèi)到達現(xiàn)場進行維修。-維修跟蹤與反饋-維修人員在維修過程中應及時向管理中心反饋維修進展情況，如遇到困難或需要協(xié)調(diào)的問題，應及時報告。-維修完成后，維修人員應及時通知業(yè)主進行驗收，并請業(yè)主在《物業(yè)對講系統(tǒng)維修驗收單》上簽字確認。同時，維修人員應將維修結果反饋給管理中心，管理中心對維修情況進行跟蹤和回訪，確保業(yè)主對維修服務滿意。六、安全與保密規(guī)定1.系統(tǒng)安全管理-設備安全防護-物業(yè)管理中心應確保物業(yè)對講系統(tǒng)設備的安裝位置安全可靠，避免設備受到外力破壞、水浸、雷擊等影響。對于室外安裝的單元門口機等設備，應采取必要的防護措施，如安裝防水罩、防雷裝置等。-定期對設備進行安全檢查，檢查設備的接地是否良好，電源線、信號線是否存在安全隱患等。如發(fā)現(xiàn)安全問題，應及時進行整改，確保設備安全運行。-數(shù)據(jù)安全保護-管理中心主機存儲的呼叫、通話、報警等數(shù)據(jù)屬于重要信息，應采取嚴格的安全保護措施。維修人員在對主機進行維護和檢修時，如需涉及數(shù)據(jù)操作，必須經(jīng)過上級領導批準，并在操作前對數(shù)據(jù)進行備份。-嚴禁任何人員未經(jīng)授權私自獲取、篡改或刪除系統(tǒng)數(shù)據(jù)。物業(yè)公司應定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全的地方，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。2.信息保密制度-業(yè)主信息保密-物業(yè)員工在使用物業(yè)對講系統(tǒng)過程中，可能會獲取到業(yè)主的相關信息，如房號、聯(lián)系方式、家庭成員信息等。物業(yè)員工必須嚴格遵守信息保密制度，不得將業(yè)主信息泄露給任何無關人員。-對于業(yè)主在使用對講系統(tǒng)過程中反映的個人隱私問題，物業(yè)員工應嚴格保密，不得隨意傳播。如有違反保密規(guī)定的行為，將按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理。-公司內(nèi)部信息保密-物業(yè)對講系統(tǒng)的管理和維護涉及到公司的一些內(nèi)部信息，如系統(tǒng)設置參數(shù)、維修記錄、值班安排等。物業(yè)員工應妥善保管這些信息，不得向外泄露。-對于公司內(nèi)部的對講機使用頻率、密碼等信息，必須嚴格保密，防止被不法分子利用。七、培訓與考核規(guī)定1.培訓制度-新員工入職培訓-新員工入職時，物業(yè)公司應組織物業(yè)對講系統(tǒng)相關知識和操作技能的培訓。培訓內(nèi)容包括系統(tǒng)的基本構成、功能特點、操作方法、常見故障處理等。-培訓方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、實際操作等多種形式，確保新員工能夠熟練掌握物業(yè)對講系統(tǒng)的使用和維護技能。培訓結束后，應進行考核，考核合格后方可正式上崗。-定期培訓與提升-物業(yè)公司應定期組織物業(yè)員工進行物業(yè)對講系統(tǒng)的培訓和技能提升。培訓內(nèi)容可根據(jù)系統(tǒng)的更新升級、實際工作中出現(xiàn)的問題等進行調(diào)整和補充。-邀請設備廠家的技術人員進行專業(yè)培訓，講解系統(tǒng)的新技術、新功能以及維修保養(yǎng)要點等。同時，鼓勵員工之間進行經(jīng)驗交流和分享，共同提高業(yè)務水平。2.考核制度-操作技能考核-定期對物業(yè)員工進行物業(yè)對講系統(tǒng)操作技能考核，考核內(nèi)容包括設備的操作熟練程度、呼叫處理流程、開鎖操作規(guī)范、緊急情況應對等?？己朔绞娇刹捎矛F(xiàn)場操作、模擬場景等方式進行。-對于考核不合格的員工，應進行補考和再培訓，直至考核合格。連續(xù)兩次考核不合格的員工，將根據(jù)公司相關規(guī)定進行處理。-維護知識考核-對維修人員進行物業(yè)對講系統(tǒng)維護知識考核，考核內(nèi)容