完善收發(fā)文管理制度一、總則（一）目的為了加強公司收發(fā)文管理，確保文件傳遞準確、及時、高效，提高公司行政管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.準確原則：收發(fā)文信息應真實、準確、完整，確保文件內容符合事實及相關規(guī)定。2.及時原則：收文及時登記、傳閱、辦理，發(fā)文按時擬稿、審核、印發(fā)，避免延誤。3.規(guī)范原則：收發(fā)文流程、格式、存檔等應符合公司統(tǒng)一規(guī)范要求。4.保密原則：嚴格遵守公司保密制度，妥善保管文件，防止文件泄露。二、收文管理（一）收文渠道1.公司外部來文：包括上級主管部門文件、政府部門文件、合作單位來函、客戶來文等，通過郵政快遞、專人送達、電子郵件等方式傳遞至公司。2.公司內部文件：由各部門自行起草、流轉的文件，通過公司內部辦公系統(tǒng)、紙質文檔等方式傳遞。（二）收文登記1.設立專門的收文登記簿，對收到的文件進行詳細登記。登記內容包括文件編號、來文單位、文件標題、文號、密級、份數、日期、附件、收文時間、處理情況等。2.收文人員在收到文件后，應立即進行登記，并在文件首頁加蓋收文章，注明收文日期。（三）文件分類與分送1.根據文件的性質、內容和涉及部門，對收文進行分類。可分為上級文件、平級文件、下級文件、內部文件、外部函件等類別。2.對于需傳閱的文件，收文人員按照文件規(guī)定的傳閱范圍和順序，及時將文件送交相關領導和部門傳閱。傳閱人員應在文件傳閱單上簽字，注明傳閱日期。（四）文件辦理1.承辦部門收到傳閱文件后，應根據文件要求及時辦理。對于需要回復的文件，承辦部門應在規(guī)定時間內擬好回復意見，經部門負責人審核后，交辦公室統(tǒng)一回復。2.對于需要貫徹執(zhí)行的文件，承辦部門應制定具體的實施方案，并負責組織實施。實施過程中，應及時向相關領導匯報進展情況。3.對于涉及多個部門的文件，由辦公室協調相關部門共同辦理。各部門應積極配合，按照職責分工完成各自的工作任務。（五）文件催辦1.辦公室定期對收文的辦理情況進行催辦，確保文件及時得到處理。催辦方式可采用電話催辦、書面催辦等。2.對于超過規(guī)定辦理期限的文件，承辦部門應說明原因，并加快辦理進度。對無故拖延的部門和個人，辦公室應進行通報批評。（六）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應將文件的原件、復印件、辦理過程中形成的相關材料等整理齊全，交辦公室歸檔。2.辦公室按照檔案管理規(guī)定，對歸檔文件進行分類、編號、裝訂，建立檔案目錄，妥善保管。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文范圍公司內部正式文件、通知、通報、報告、請示、批復、函等。（二）發(fā)文流程1.擬稿各部門根據工作需要，由專人負責擬寫文件。擬稿人應確保文件內容準確、簡潔、規(guī)范，符合公司政策和法律法規(guī)要求。文件內容應明確發(fā)文目的、主題、事項、要求等，語言表達清晰，邏輯嚴謹。2.審核擬稿完成后，擬稿人將文件交部門負責人審核。部門負責人應對文件內容的準確性、必要性、可行性等進行審核，提出修改意見。涉及多個部門的文件，需經相關部門會簽后，再由部門負責人審核。會簽部門應認真審查文件內容，提出明確的意見和建議。3.簽發(fā)經部門負責人審核后的文件，交公司領導簽發(fā)。公司領導根據文件內容和職責分工，對文件進行簽發(fā)。重要文件、涉及公司重大決策的文件，需經總經理辦公會研究決定后，由總經理簽發(fā)。4.編號辦公室對已簽發(fā)的文件進行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則為：[公司簡稱][年份][文件類別][序號]。例如：[XX公司][20XX][通][001]。5.排版與校對辦公室根據公司公文格式要求，對文件進行排版。排版應做到字體規(guī)范、格式統(tǒng)一、頁面整潔。排版完成后，由擬稿人或專人進行校對。校對應認真細致，確保文件內容準確無誤，格式規(guī)范。6.印發(fā)校對無誤后的文件，由辦公室負責印發(fā)。印發(fā)數量根據文件需要確定，重要文件可印發(fā)紙質版和電子版，一般性文件可只印發(fā)電子版。辦公室在文件印發(fā)后，應及時將文件分發(fā)給相關部門和人員，并做好發(fā)放記錄。（三）發(fā)文注意事項1.嚴格控制發(fā)文數量，可發(fā)可不發(fā)的文件堅決不發(fā)。能通過口頭、電話、內部辦公系統(tǒng)等方式傳達的事項，一般不印發(fā)文件。2.發(fā)文應注重針對性和實效性，避免文件內容空洞、冗長。文件語言要簡潔明了，便于理解和執(zhí)行。3.涉及公司機密的文件，應嚴格按照公司保密制度進行管理，標明密級，控制發(fā)放范圍。四、文件保密管理（一）密級劃分公司文件分為絕密、機密、秘密三個密級。1.絕密文件：是指公司最重要的核心機密，一旦泄露會給公司帶來極其嚴重的損失。如公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大投資決策、核心技術資料等。2.機密文件：是指公司重要的機密信息，泄露后會給公司造成較大的損失。如公司財務報表、人事檔案、業(yè)務合同等。3.秘密文件：是指公司一般性的機密信息，泄露后會給公司帶來一定的影響。如一般性工作安排、內部規(guī)章制度等。（二）保密措施1.對密級文件，應嚴格限定知悉范圍，只有經過授權的人員才能接觸和處理。知悉人員應妥善保管文件，不得私自復制、傳播、轉借。2.在文件的起草、打印、傳遞、傳閱、保管、銷毀等環(huán)節(jié)，應采取相應的保密措施。如使用加密存儲設備、專人傳遞、專用文件柜保管等。3.對于涉及公司機密的會議、活動，應制定保密方案，對參會人員進行保密教育，防止機密信息泄露。4.定期對公司員工進行保密培訓，提高員工的保密意識和技能。對違反保密制度的行為，應依法依規(guī)進行嚴肅處理。五、文件信息化管理（一）辦公系統(tǒng)應用1.公司應充分利用內部辦公系統(tǒng)進行文件的收、發(fā)、傳閱、存儲等管理。員工應熟練掌握辦公系統(tǒng)的操作方法，按照規(guī)定流程在系統(tǒng)內處理文件。2.在辦公系統(tǒng)中，應建立完善的文件管理模塊，包括文件目錄、文件檢索、文件借閱、文件審批等功能，方便文件的查找和使用。3.加強辦公系統(tǒng)的安全管理，設置不同的用戶權限，確保文件信息的安全。定期對辦公系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的正常運行。（二）電子文件存儲1.公司所有文件應同時存儲紙質版和電子版。電子版文件應按照分類和編號規(guī)則，存儲在公司指定的服務器或存儲設備上。2.對電子文件進行定期備份，防止數據丟失。備份數據應存儲在不同的物理位置，并由專人負責管理。3.建立電子文件索引目錄，便于快速查找和調用文件。對重要電子文件，應進行加密存儲，確保文件安全。六、文件查閱與借閱管理（一）查閱管理1.公司員工因工作需要查閱文件，應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、文號、查閱目的等，經部門負責人批準后，到辦公室查閱。2.辦公室指定專人負責提供文件查閱服務，查閱人員應在指定地點查閱文件，不得擅自將文件帶出辦公室。查閱過程中，應愛護文件，不得在文件上涂改、圈劃、批注等。3.涉及公司機密的文件，未經公司領導批準，不得查閱。（二）借閱管理1.因工作需要借閱文件的，借閱人應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、文號、借閱期限、用途等，經部門負責人審核，公司領導批準后，到辦公室辦理借閱手續(xù)。2.辦公室對借閱文件進行登記，借閱人應在規(guī)定期限內歸還文件。如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應對借閱文件妥善保管，不得轉借他人。如文件發(fā)生遺失、損壞等情況，借閱人應承擔相應的責任。七、文件銷毀管理（一）銷毀范圍1.已過期、失效、無保存價值的文件。2.經鑒定需要銷毀的機密文件。（二）銷毀程序1.各部門定期對本部門需銷毀的文件進行清理，填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、文號、數量、銷毀原因等，經部門負責人審核后，交辦公室。2.辦公室對各部門提交的《文件銷毀申請表》進行匯總