強化檔案內管理制度總則目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理方面的相關活動?；驹瓌t1.集中統一原則：公司檔案實行集中統一管理，由行政部負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。2.真實準確原則：檔案內容必須真實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案信息的準確性和可靠性。3.安全保密原則：加強檔案的安全防護措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密，嚴格執行檔案查閱、借閱審批制度。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、檢索和利用，為公司各項工作提供有效支持。檔案管理職責行政部職責1.貫徹執行國家有關檔案管理的法律法規和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責收集、整理、保管公司各類檔案，包括文書檔案、人事檔案、財務檔案、業務檔案等，并定期進行歸檔和更新。3.建立檔案信息管理系統，對檔案進行分類、編號、存儲和檢索，提高檔案管理的信息化水平。4.負責檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案進行清理，并按照規定程序進行銷毀。5.組織開展檔案利用工作，為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務，做好檔案利用登記和統計工作。6.負責檔案庫房的安全管理，配備必要的消防、防潮、防蟲等設施設備，確保檔案的安全保存。7.定期對公司檔案管理工作進行檢查和評估，總結經驗，發現問題及時整改，不斷提高檔案管理水平。各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交行政部統一保管。2.按照檔案管理制度的要求，做好本部門日常工作中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案的齊全完整。3.協助行政部做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供有關檔案利用的資料和信息。4.嚴格遵守檔案查閱、借閱等各項規定，做好本部門員工查閱、借閱檔案的登記和歸還工作。員工職責1.妥善保管在工作中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求及時整理并移交本部門檔案管理人員。2.嚴格遵守檔案查閱、借閱規定，不得擅自查閱、借閱不屬于自己工作范圍內的檔案。3.在檔案利用過程中，不得涂改、損壞、丟失檔案，如有違反，應承擔相應責任。檔案的收集與整理收集范圍1.文書檔案：包括公司各類文件、通知、報告、請示、批復、會議紀要、合同協議、工作計劃與總結等。2.人事檔案：員工個人基本信息、履歷、學歷學位證書、職稱證書、勞動合同、績效考核記錄、培訓記錄、獎懲情況等。3.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料、財務管理制度等。4.業務檔案：市場調研報告、客戶資料、項目方案、招投標文件、業務合同、產品資料等。5.其他檔案：公司證照、榮譽證書、工程圖紙、設備資料、宣傳資料等。收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對于重要文件和資料，應及時進行收集，并在文件形成后的[X]個工作日內移交行政部。3.收集的檔案應保持原件的完整性，不得擅自裁剪、涂改、偽造檔案內容。4.如有電子文檔，應確保其格式規范、內容完整，并與紙質檔案相對應。整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素進行分類，具體分類如下：文書檔案：可分為黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術類、財務審計類等。人事檔案：按照員工類別進行分類，如管理人員檔案、技術人員檔案、普通員工檔案等。財務檔案：根據會計年度和檔案類型進行分類，如會計憑證檔案、賬簿檔案、報表檔案等。業務檔案：按照業務類型進行分類，如市場營銷檔案、項目管理檔案、客戶服務檔案等。其他檔案：根據檔案性質進行分類，如證照檔案、榮譽檔案、設備檔案等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于檔案的識別和管理。編號規則如下：一級編號：用大寫字母表示檔案類別，如“W”表示文書檔案，“R”表示人事檔案，“C”表示財務檔案，“Y”表示業務檔案，“Q”表示其他檔案。二級編號：用數字表示檔案的具體分類，如“W1”表示黨群工作類，“W2”表示行政管理類等。三級編號：用順序號表示每一份檔案，如“W1001”表示黨群工作類的第一份檔案。3.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于查閱和保管。裝訂時應注意以下事項：去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。保持文件頁面的整齊，如有破損或褶皺應進行修復。按照文件順序進行裝訂，頁碼應連續、準確。檔案的保管保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應永久保管。如公司成立文件、重大決策文件、重要合同協議、財務審計報告等。2.定期保管：定期保管的檔案期限分為[X]年、[X]年和[X]年三種。具體保管期限根據檔案的性質和重要程度確定。如一般性文件、業務資料等可保管[X]年；重要文件、合同等可保管[X]年；涉及公司核心機密的文件可保管[X]年。保管地點1.公司設立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。保管要求1.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.建立檔案保管賬目，對檔案的入庫、出庫、保管情況進行詳細記錄，做到賬物相符。3.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，確保檔案的安全完整。4.對電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的介質上，并定期進行數據維護和更新，防止數據丟失或損壞。檔案的鑒定與銷毀鑒定工作1.行政部應定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由行政部負責人、檔案管理人員及相關部門人員組成。2.檔案鑒定小組根據檔案的保管期限、歷史價值、現實利用價值等因素，對檔案進行全面鑒定，確定檔案的存毀。3.鑒定檔案時，應充分征求檔案形成部門和相關業務部門的意見，確保鑒定結果的準確性和合理性。銷毀程序1.對已鑒定為失去保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊，詳細記錄檔案的名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經行政部負責人審核后，報公司主管領導審批。3.審批通過后，由行政部指定專人負責檔案銷毀工作，銷毀過程應進行現場監督，并在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，應將檔案銷毀清冊永久保存，以備查考。檔案的查閱與借閱查閱規定1.公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息，并經所在部門負責人簽字同意后，提交行政部審批。2.行政部對《檔案查閱申請表》進行審核，符合查閱條件的，辦理查閱登記手續，并安排專人陪同查閱。3.查閱檔案時，應在行政部指定的查閱地點進行，不得將檔案帶出查閱場所。查閱人員應愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案內容。4.查閱結束后，查閱人員應將檔案歸還行政部，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。借閱規定1.因特殊原因需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息，并經所在部門負責人和行政部負責人簽字同意后，報公司主管領導審批。2.行政部對《檔案借閱申請表》進行審核，符合借閱條件的，辦理借閱登記手續，向借閱人員發放檔案，并明確借閱期限。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自擴大借閱范圍。如因工作需要延長借閱期限的，應提前向行政部申請辦理續借手續。4.借閱人員應按時歸還檔案，如需繼續使用，應重新辦理借閱手續。如發生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應承擔相應責任，并按照公司規定進行賠償。檔案信息化管理系統建設1.公司應建立檔案信息管理系統，實現檔案的電子化管理。檔案信息管理系統應具備檔案錄入、查詢、檢索、統計、借閱審批等功能，提高檔案管理的工作效率和服務質量。2.檔案信息管理系統應與公司其他業務系統進行有效集成，實現信息資源的共享和協同辦公。數據錄入1.行政部負責將檔案信息錄入檔案信息管理系統，確保錄入數據的準確性和完整性。2.在錄入檔案信息時，應按照檔案編號規則進行編號，并建立相應的電子目錄，便于查詢和檢索。3.對已有的紙質檔案，應逐步進行數字化處理，掃描成電子文件后錄入檔案信息管理系統，實現紙質檔案和電子檔案的同步管理。系統維護1.定期對檔案信息管理系統進行維護和更新，確保系統的正常運行。2.對