總公司采購管理制度一、總則1.1目的本制度旨在規范總公司采購流程，加強采購管理，確保采購工作的高效、透明、合規，保障公司利益，滿足公司運營和發展需求。1.2適用范圍本制度適用于總公司各部門及所屬子公司的采購活動，包括但不限于物資采購、服務采購等。1.3基本原則1.合法性原則：采購活動應嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定。2.效益性原則：在滿足公司需求的前提下，追求采購成本最小化，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應公平對待所有供應商，確保競爭充分，選擇最優供應商。4.廉潔自律原則：采購人員應廉潔奉公，杜絕不正當交易。二、采購組織與職責2.1采購決策機構公司設立采購決策委員會，負責重大采購項目的決策。采購決策委員會成員包括公司高層管理人員、相關部門負責人等。其職責為審議采購預算、采購策略、重大采購項目等。2.2采購執行部門采購部門作為采購執行機構，負責具體采購業務的實施。其職責包括：1.制定采購計劃和采購方案。2.尋找、篩選和評估供應商。3.組織采購談判和合同簽訂。4.跟蹤采購合同執行情況，協調解決采購過程中的問題。2.3需求部門需求部門負責提出采購需求，明確采購物資或服務的規格、數量、質量要求等，并對采購項目進行驗收。2.4財務部門財務部門負責審核采購預算、采購合同付款條款，監督采購資金的使用，進行采購成本核算和財務分析。2.5審計部門審計部門負責對采購活動進行審計監督，檢查采購流程的合規性、采購決策的科學性、采購績效的合理性等。三、采購預算管理3.1預算編制1.各部門應根據年度工作計劃和業務需求，在每年[具體時間]前編制下一年度采購預算草案，提交采購部門匯總。2.采購部門結合公司整體戰略和資源狀況，對各部門采購預算草案進行審核和平衡，形成公司年度采購預算草案，報公司管理層審批。3.公司年度采購預算經公司決策機構批準后下達執行。3.2預算執行1.采購部門應嚴格按照批準的采購預算組織采購活動，不得超預算采購。2.如因特殊原因需要調整采購預算，需求部門應提出書面申請，說明調整原因和金額，經采購部門審核、財務部門會簽、公司管理層審批后執行。3.3預算監控與分析1.財務部門定期對采購預算執行情況進行監控，及時發現和解決預算執行中的問題。2.采購部門每月對采購預算執行情況進行分析，總結經驗教訓，提出改進措施，確保采購預算的有效執行。四、采購流程4.1采購申請1.需求部門根據業務需要填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資或服務的名稱、規格、數量、質量要求、預計采購時間、用途等信息，并提交部門負責人審批。2.部門負責人對采購申請的必要性、合理性進行審核，簽署意見后提交采購部門。4.2采購審批1.采購部門收到采購申請后，根據采購金額大小進行分類審批。對于金額較小的采購申請（金額標準由公司自行設定），由采購部門負責人直接審批。對于金額較大的采購申請，采購部門負責人審核后報公司管理層審批。2.經審批通過的采購申請進入采購流程，未通過的采購申請返回需求部門并說明理由。4.3供應商選擇與管理1.供應商開發：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。對潛在供應商進行調查、評估，選擇符合公司要求的供應商進行合作。2.供應商評估：定期對供應商的產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面進行評估，評估結果作為供應商合作的依據。3.供應商淘汰：對于評估不合格、違反合同約定或出現其他嚴重問題的供應商，采購部門應及時與其終止合作，并從供應商數據庫中刪除。4.4采購談判與合同簽訂1.采購談判：采購部門與選定的供應商進行采購談判，明確采購物資或服務的價格、數量、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。2.合同簽訂：采購談判達成一致后，采購部門起草采購合同，經公司法律顧問審核后，報公司管理層審批。審批通過后，與供應商簽訂采購合同。4.5采購執行與驗收1.采購執行：采購部門根據采購合同要求，跟蹤供應商的備貨、生產進度，確保按時、按質、按量交貨。2.到貨驗收：物資或服務到貨前，采購部門通知需求部門組織驗收。需求部門按照合同約定的質量標準對采購物資或服務進行驗收，填寫《驗收報告》。如驗收不合格，采購部門應及時與供應商協商解決，直至達到驗收標準或采取退貨等措施。4.6付款管理1.采購部門在收到供應商發票后，核對發票信息與采購合同、驗收報告一致后，填寫《付款申請表》，提交財務部門審核。2.財務部門對《付款申請表》進行審核，重點審核發票真偽、金額準確性、付款條件是否符合合同約定等。審核通過后，報公司管理層審批。3.公司管理層審批通過后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間支付貨款。五、采購風險管理5.1風險識別1.采購部門定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括但不限于供應商違約風險、質量風險、價格波動風險、法律風險等。2.結合采購項目特點和實際情況，分析各類風險發生的可能性和影響程度。5.2風險評估建立風險評估機制，對識別出的風險進行量化評估，確定風險等級。根據風險等級制定相應的風險應對措施。5.3風險應對1.供應商違約風險選擇信用良好、實力較強的供應商，簽訂詳細的采購合同，明確違約責任。加強對供應商的日常管理和監督，定期評估供應商信用狀況。設立供應商履約保證金制度，如供應商違約，扣除相應保證金。2.質量風險嚴格審核供應商資質和產品質量，要求供應商提供樣品或質量檢測報告。在采購合同中明確質量標準和驗收方法，加強到貨驗收。對于關鍵物資，可采取駐廠監造等方式確保質量。3.價格波動風險關注市場價格動態，與供應商協商簽訂價格調整條款或采用套期保值等方式鎖定價格。建立價格預警機制，及時調整采購策略。4.法律風險采購合同經公司法律顧問審核，確保合同條款符合法律法規要求。加強采購人員法律法規培訓，提高法律意識。六、采購績效評估6.1評估指標1.采購成本：計算采購物資或服務的實際采購價格與預算價格的差異率，評估采購成本控制效果。2.采購質量：統計驗收合格的采購物資或服務數量占采購總量的比例，評估采購質量水平。3.采購效率：計算采購周期（從采購申請到到貨驗收的時間間隔），評估采購工作效率。4.供應商滿意度：通過問卷調查等方式收集供應商對公司采購工作的滿意度評價。6.2評估周期采購績效評估每季度進行一次，由采購部門負責組織實施，相關部門配合提供數據和信息。6.3評估結果應用1.將采購績效評估結果與采購人員的績效考核掛鉤，作為績效獎金發放、晉升、評優等的依據。2.根據評估結果總結采購工作中的經驗教訓，針對存在的問題制定改進措施，持續提高采購績效。七、信息管理7.1采購信息收集采購部門應收集與采購活動相關的各類信息，包括供應商信息、市場價格信息、采購政策法規信息等，并進行整理和分析。7.2采購信息共享建立采購信息共享平臺，實現采購部門、需求部門、財務部門等相關部門之間的信息共享。各部門在平臺上發布和查詢采購相關信息，提高工作效率和協同性。7.3采購檔案管理采購部門負責建立采購檔案，對采購過程中的各類文件和資料進行歸檔保存，包括采購申請表、采購合同、驗收報告、發票等。采購檔案應妥善保管，以備查閱和審計。八、監督與檢查8.1內部監督1.審計部門定期對采購活動進行審計監督，檢查采購流程是否合規、采購決策是否科學、采購績效是否達標等。2.公司內部設立舉報機制，鼓勵員工對采購過程中的違規行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。8