總工辦合同管理制度一、總則1.目的為加強總工辦合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于總工辦對外簽訂的各類合同，包括但不限于技術開發合同、技術轉讓合同、技術咨詢合同、技術服務合同等。3.基本原則依法合規原則：合同的簽訂、履行等應遵守國家法律法規和公司的相關規定。公平公正原則：合同條款應體現公平公正，保障雙方合法權益。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，嚴格履行合同約定。風險防控原則：加強合同風險識別、評估和防控，確保公司利益不受損失。二、合同簽訂流程1.合同立項總工辦根據公司業務需求，提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，明確合同項目名稱、對方當事人、合同標的、合同金額、履行期限等基本信息。合同立項申請應經總工辦負責人審核，報公司分管領導批準。2.合同起草合同立項批準后，由具體承辦人員負責合同起草工作。承辦人員應收集與合同相關的資料，進行充分的市場調研和法律風險分析。合同文本應使用公司統一的合同模板，根據實際情況進行修改和完善。合同條款應明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義。合同草稿完成后，承辦人員應提交給部門負責人審核。部門負責人應重點審核合同條款的合法性、合理性、可行性，確保合同符合公司利益。3.合同審核合同草稿經部門負責人審核后，提交給公司法務部門進行法律審核。法務部門應從法律角度對合同條款進行審查，提出修改意見和建議。根據法務部門的審核意見，承辦人員對合同草稿進行修改完善。修改后的合同再次提交給部門負責人審核，審核通過后報公司分管領導審批。公司分管領導應從業務、財務、法律等方面對合同進行全面審批，簽署審批意見。對于重大合同，還應提交公司總經理辦公會或董事會審議。4.合同簽訂合同經審核批準后，由授權代表與對方當事人簽訂合同。授權代表應嚴格按照公司授權范圍簽署合同，不得超越授權。簽訂合同前，應仔細核對合同文本與審批意見是否一致，確保合同條款準確無誤。合同簽訂后，應及時加蓋公司合同專用章，并留存一份原件歸檔。對于一式多份的合同，應確保各份合同內容一致，并按照規定的流程分發給相關部門和人員。三、合同履行管理1.合同執行計劃制定合同簽訂后，承辦人員應根據合同約定，制定詳細的合同執行計劃，明確各階段的工作任務、責任人、時間節點等。合同執行計劃應報部門負責人審核，并在公司內部進行備案。2.合同履行跟蹤承辦人員應定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時掌握合同履行進度，發現問題及時解決。對于合同履行過程中出現的重大問題或風險，承辦人員應及時向部門負責人匯報，并提出解決方案。3.合同付款管理合同付款應嚴格按照合同約定的付款方式、付款時間和金額進行。付款申請應填寫《付款申請表》，附上合同相關條款、發票、驗收報告等證明材料。付款申請應經承辦人員、部門負責人、財務部門審核，報公司分管領導審批后，由財務部門辦理付款手續。財務部門應建立合同付款臺賬，對每筆付款進行詳細記錄，確保付款信息準確無誤。4.合同變更管理合同履行過程中，如需變更合同條款，應經雙方協商一致，并簽訂書面的合同變更協議。合同變更協議應按照合同簽訂流程進行審核和批準。承辦人員應及時將合同變更情況通知相關部門和人員，并對合同執行計劃進行相應調整。四、合同終止管理1.合同終止條件合同期滿、雙方協商一致、合同目的實現、一方違約導致合同無法履行等情形下，合同可以終止。2.合同終止通知合同終止前，承辦人員應提前通知對方當事人，并明確合同終止的原因、時間等信息。對方當事人應在收到通知后，按照合同約定進行確認或提出異議。3.合同終止清算合同終止后，承辦人員應組織相關人員對合同履行情況進行清算，核實雙方的權利義務是否履行完畢。對于合同款項的收付、貨物的交付、服務的完成等情況進行核對，確保無遺留問題。合同終止清算完成后，應形成《合同終止清算報告》，報部門負責人審核后存檔。五、合同檔案管理1.合同檔案收集合同簽訂、履行、變更、終止過程中形成的各類文件、資料，包括合同文本、審批文件、往來信函、發票、驗收報告等，均應作為合同檔案進行收集。承辦人員應在合同事項完成后及時將相關資料整理歸檔，確保檔案資料的完整性和準確性。2.合同檔案整理對收集到的合同檔案資料進行分類、編號、裝訂，建立清晰的檔案目錄。按照合同類別、時間順序等對合同檔案進行排列，便于查閱和管理。3.合同檔案保管設立專門的合同檔案室或檔案柜，對合同檔案進行妥善保管。合同檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。制定合同檔案保管期限，按照規定對檔案進行定期清理和銷毀。保管期限屆滿后，如需銷毀合同檔案，應按照公司檔案管理制度的規定進行審批和處理。4.合同檔案查閱公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經部門負責人批準后，到合同檔案室查閱。查閱合同檔案時，應遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料。查閱完畢后，應及時歸還檔案。外單位人員查閱合同檔案的，應經公司分管領導批準，并按照相關規定辦理查閱手續。查閱過程中，應安排專人陪同，確保檔案安全。六、合同風險管理1.風險識別與評估定期對合同進行風險識別和評估，分析合同履行過程中可能面臨的風險，如法律風險、市場風險、信用風險等。建立合同風險評估指標體系，采用定性與定量相結合的方法，對合同風險進行評估，確定風險等級。2.風險應對措施根據合同風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于高風險合同，應采取重點監控、加強審核等措施；對于中風險合同，應采取適當的防范措施；對于低風險合同，可進行一般管理。加強對合同履行過程的監督和管理，及時發現和解決風險問題。對于可能導致重大損失的風險事件，應及時啟動應急預案，降低風險損失。3.風險預警機制建立合同風險預警機制，通過設定關鍵風險指標和預警閾值，對合同風險進行實時監測。當合同風險指標達到預警閾值時，及時發出預警信號，提醒相關人員采取措施防范風險。七、合同監督與考核1.監督檢查公司內部審計部門、法務部門等應定期對總工辦合同管理情況進行監督檢查，檢查內容包括合同簽訂流程的執行情況、合同履行情況、合同檔案管理情況等。對于監督檢查中發現的問題，應及時提出整改意見，要求責任部門限期整改。整改完成后，應進行復查，確保問題得到徹底解決。2.考核評價建立合同管理考核評價制度，對合同管理人員的工作績效進行考核評價。考核評價指標包括合同簽訂質量、合同履