成本部資料管理制度一、總則（一）目的為加強成本部資料管理，確保成本資料的完整性、準確性、規(guī)范性和保密性，提高成本管理工作效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司成本部所有資料的管理，包括但不限于成本預算、成本核算、成本分析、成本控制等相關(guān)資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：成本部資料實行集中統(tǒng)一管理，由專人負責資料的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。2.分類管理原則：按照資料的類別、性質(zhì)、用途等進行分類管理，便于查找和使用。3.規(guī)范標準原則：資料的收集、整理、歸檔等工作應遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標準，確保資料的質(zhì)量。4.安全保密原則：加強資料的安全保密工作，防止資料泄露、丟失或損壞，確保公司利益不受損害。二、資料分類及編號（一）成本預算資料1.年度成本預算：包括公司年度各項成本費用預算編制說明、預算報表等。2.項目成本預算：針對具體項目編制的成本預算，包括項目成本預算編制說明、預算明細等。3.預算調(diào)整資料：記錄成本預算調(diào)整的原因、依據(jù)、調(diào)整內(nèi)容等相關(guān)資料。編號規(guī)則：CYYS001[年份]，其中CY代表成本預算，YS代表預算類別，001為順序號，[年份]為編制年份。例如，2023年度公司年度成本預算編號為CYYS0012023。（二）成本核算資料1.成本核算憑證：如發(fā)票、收據(jù)、報銷單、出入庫單等，作為成本核算的原始依據(jù)。2.成本核算報表：包括月度、季度、年度成本核算報表，反映公司成本核算結(jié)果。3.成本核算分析報告：對成本核算結(jié)果進行分析，找出成本變動原因、存在問題及改進建議等。編號規(guī)則：CYHS001[年份][月份]，其中CY代表成本核算，HS代表核算類別，001為順序號，[年份]為核算年份，[月份]為核算月份。例如，2023年5月份成本核算報表編號為CYHS001202305。（三）成本分析資料1.成本分析報告：定期對公司成本情況進行分析，包括成本結(jié)構(gòu)分析、成本趨勢分析、成本效益分析等。2.專項成本分析資料：針對特定項目或成本問題進行的專項分析，如項目成本超支原因分析、某項成本費用變動分析等。編號規(guī)則：CYFX001[年份][分析期]，其中CY代表成本分析，F(xiàn)X代表分析類別，001為順序號，[年份]為分析年份，[分析期]為分析的時間段。例如，2023年上半年成本分析報告編號為CYFX0012023上半年。（四）成本控制資料1.成本控制目標：明確公司及各項目的成本控制目標及考核指標。2.成本控制措施：記錄公司為控制成本采取的各項措施，如成本節(jié)約獎勵制度、成本審批流程等。3.成本控制執(zhí)行情況報告：反映成本控制措施的執(zhí)行效果及存在問題。編號規(guī)則：CYKZ001[年份]，其中CY代表成本控制，KZ代表控制類別，001為順序號，[年份]為控制年份。例如，2023年度成本控制目標編號為CYKZ0012023。（五）其他資料1.成本相關(guān)合同：與成本管理有關(guān)的各類合同，如采購合同、租賃合同等。2.成本調(diào)研資料：關(guān)于市場成本行情、同行業(yè)成本水平等方面的調(diào)研資料。3.成本管理工作記錄：如成本會議紀要、成本工作安排等。編號規(guī)則：CYQT001[資料類別編號]，其中CY代表其他成本資料，QT代表其他，001為順序號，[資料類別編號]根據(jù)具體資料類別對應前面已有的編號。例如，一份成本相關(guān)采購合同編號為CYQT001CYHS001202305（假設該合同與2023年5月份成本核算相關(guān)）。三、資料收集（一）收集責任1.成本部各崗位人員負責本崗位工作相關(guān)資料的收集，并及時移交資料管理人員。2.涉及多個崗位的資料，由相關(guān)崗位共同負責收集，指定牽頭人進行匯總整理。（二）收集范圍1.內(nèi)部資料：包括公司各部門提供的與成本相關(guān)的文件、報表、數(shù)據(jù)等。2.外部資料：如市場價格信息、行業(yè)成本數(shù)據(jù)、供應商報價等。（三）收集頻率1.成本預算資料：年度成本預算每年[具體時間]收集編制，項目成本預算根據(jù)項目進度適時收集編制。2.成本核算資料：成本核算憑證應在業(yè)務發(fā)生后及時收集，成本核算報表按月、季、年定期收集編制。3.成本分析資料：成本分析報告按月度、季度、年度定期編制收集，專項成本分析資料根據(jù)需要及時收集。4.成本控制資料：成本控制目標每年年初制定收集，成本控制措施及執(zhí)行情況報告根據(jù)實際情況定期或不定期收集。5.其他資料：根據(jù)資料性質(zhì)和使用需求，不定期收集。（四）收集要求1.資料應真實、準確、完整，不得偽造、篡改。2.收集的資料應字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子資料，應確保格式規(guī)范、存儲安全，并定期進行備份。四、資料整理（一）整理原則1.按照資料分類及編號規(guī)則進行分類整理，確保資料歸類準確。2.對資料進行排序、編目，便于查找和使用。3.去除重復、無效的資料，保證資料的精煉性。（二）整理方法1.紙質(zhì)資料：按照類別和時間順序進行排序，編制目錄清單，裝訂成冊。2.電子資料：建立電子文件夾，按照分類進行存儲，文件夾命名應規(guī)范清晰，并建立相應的索引文檔。（三）整理流程1.資料收集后，資料管理人員應及時對資料進行初步審核，檢查資料的完整性和準確性。2.按照整理原則和方法進行分類整理，對不符合要求的資料及時返回相關(guān)人員進行補充或修正。3.整理完成后，資料管理人員應再次核對資料，確保整理結(jié)果準確無誤。五、資料歸檔（一）歸檔責任資料管理人員負責資料的歸檔工作，確保資料歸檔及時、準確、完整。（二）歸檔范圍經(jīng)整理后的成本部各類資料均應進行歸檔。（三）歸檔時間1.月度資料應在次月[具體時間]內(nèi)歸檔。2.季度資料應在季度結(jié)束后[具體時間]內(nèi)歸檔。3.年度資料應在次年[具體時間]前歸檔。（四）歸檔要求1.紙質(zhì)資料應裝入檔案盒，在檔案盒封面注明資料類別、年度、月份等信息，并建立檔案臺賬。2.電子資料應存儲在專用的存儲設備上，按照檔案編號進行命名存儲，并建立電子檔案索引目錄。3.歸檔資料應編制詳細的目錄清單，一式兩份，一份隨檔案保存，一份單獨留存以便查閱。六、資料保管（一）保管責任資料管理人員負責資料的保管工作，確保資料安全、完整。（二）保管方式1.紙質(zhì)資料應存放在專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.電子資料應進行定期備份，備份存儲設備應異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.成本預算資料：年度成本預算保存[X]年，項目成本預算保存至項目結(jié)束后[X]年。2.成本核算資料：保存[X]年。3.成本分析資料：保存[X]年。4.成本控制資料：保存[X]年。5.其他資料：根據(jù)資料性質(zhì)和相關(guān)規(guī)定確定保管期限。（四）資料清查1.資料管理人員應定期對保管的資料進行清查，每年至少進行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括資料的數(shù)量、完整性、存儲狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并記錄清查結(jié)果。七、資料查閱（一）查閱權(quán)限1.成本部內(nèi)部人員因工作需要查閱資料的，可直接向資料管理人員提出申請，經(jīng)部門負責人批準后查閱。2.公司其他部門人員因工作需要查閱成本部資料的，需填寫《資料查閱申請表》，經(jīng)成本部負責人和申請部門負責人批準后，由資料管理人員陪同查閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱成本部資料的，需提供有效證明文件，填寫《資料查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，由資料管理人員按照規(guī)定提供查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱流程1.查閱人填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、類別、查閱目的等信息。2.申請表經(jīng)相關(guān)負責人批準后交資料管理人員。3.資料管理人員根據(jù)申請表提供相應資料，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱資料名稱等信息。4.查閱人應在規(guī)定的查閱地點查閱資料，不得擅自將資料帶出或轉(zhuǎn)借他人，如需復印或摘錄資料，應經(jīng)資料管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）查閱記錄資料管理人員應對每次查閱情況進行詳細記錄，查閱記錄應包括查閱申請表、查閱時間、查閱人信息、查閱資料名稱及內(nèi)容摘要等，查閱記錄應妥善保存，以備查詢。八、資料借閱（一）借閱權(quán)限1.成本部內(nèi)部人員因工作需要借閱資料的，需填寫《資料借閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后借閱。2.公司其他部門人員因工作需要借閱成本部資料的，需填寫《資料借閱申請表》，經(jīng)成本部負責人和申請部門負責人批準后借閱，借閱期限一般不超過[X]個工作日。3.外部單位或個人原則上不得借閱成本部資料，特殊情況需經(jīng)公司總經(jīng)理批準，并按照公司相關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）借閱流程1.借閱人填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、類別、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)相關(guān)負責人批準后交資料管理人員。3.資料管理人員根據(jù)申請表提供相應資料，并與借閱人辦理借閱登記手續(xù)，填寫《資料借閱登記表》，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、借閱資料名稱、預計歸還時間等信息。4.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，如需延期歸還，應提前向資料管理人員提出申請，經(jīng)批準后方可延期。（三）歸還要求1.借閱人歸還資料時，資料管理人員應認真核對資料的完整性和準確性，檢查資料是否有損壞、涂改等情況。2.如發(fā)現(xiàn)資料有問題，借閱人應承擔相應責任，資料管理人員應及時報告部門負責人，并采取相應措施。3.資料歸還后，資料管理人員應在《資料借閱登記表》上注明歸還時間，并將借閱申請表和借閱登記表歸檔保存。九、資料保密（一）保密責任成本部所有人員均有責任保守成本資料的秘密，不得泄露給無關(guān)人員。（二）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密的成本資料，應嚴格限制知悉范圍，僅允許相關(guān)人員查閱和使用。2.在資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等過程中，應采取必要的保密措施，防止資料泄露。3.對存儲有成本資料的電子設備和存儲介質(zhì)，應設置密碼保護，并定期進行殺毒和數(shù)據(jù)備份。4.與外部單位或個人合作涉及成本資料的，應簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責任和義務。（三）違規(guī)處理對違反資料保密規(guī)定的人員，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等處理，并依法追究其法律責任。十、資料銷毀（一）銷毀條件1.資料保管期限已滿，且不再具有保存價值的。2.因公司業(yè)務調(diào)整、機構(gòu)變更等原因，資料已不再使用且無留存必要的。3.資料存在嚴重損壞、變質(zhì)等情況，無法修復且無利用價值的。（二）銷毀流程1.資料管理人員根據(jù)資料保管期限和實際情況，定期清理到期應銷毀的資料，并填寫《資料銷毀申請表》，注明資料名