我執行采購管理制度總則1.目的為加強公司采購管理，規范采購工作流程，確保采購活動的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證公司生產經營活動的順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部所有采購活動，包括但不限于原材料采購、設備采購、辦公用品采購、服務采購等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。效益原則：在保證采購質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。公平公正原則：采購過程應公開透明，確保所有供應商享有平等的競爭機會。誠實守信原則：采購人員及相關部門應誠實守信，履行合同約定。采購組織與職責1.采購部門采購部作為公司采購的執行部門，負責具體采購業務的操作。制定采購計劃，根據公司生產經營需求，結合庫存情況，編制年度、季度、月度采購計劃。尋找、篩選、評估供應商，建立供應商檔案，維護供應商關系。執行采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益。跟蹤采購訂單執行情況，協調解決采購過程中的問題。2.需求部門提出采購需求，明確采購物品或服務的規格、數量、質量要求等。參與采購供應商的評估和選擇。協助采購部進行采購合同的簽訂和驗收工作。3.財務部門負責審核采購預算，確保采購費用在預算范圍內。辦理采購款項的支付手續，對采購發票進行審核。參與采購成本的分析和控制。4.質量管理部門制定采購物品的質量檢驗標準。參與供應商的評估，對采購物品進行質量檢驗和驗收。對不合格采購物品提出處理意見。采購流程1.采購申請需求部門根據生產經營計劃或實際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品或服務的名稱、規格、數量、需求時間、用途等信息。《采購申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至采購部。2.采購審批采購部收到《采購申請表》后，對采購需求進行初步審核，核實需求的合理性和必要性。根據采購金額大小，按照公司審批權限規定，報相關領導審批。對于重大采購項目，需組織相關部門進行論證和評審。3.供應商選擇與評估采購部根據采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行資格審查，收集其營業執照、資質證書、業績證明等相關資料。采購部組織相關部門對供應商進行實地考察或評估，評估內容包括供應商的生產能力、質量控制、價格水平、售后服務、信譽等方面。根據評估結果，建立供應商檔案，選擇合格的供應商列入《合格供應商名錄》。4.采購談判與合同簽訂采購部與選定的供應商進行采購談判，就采購物品或服務的價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款進行協商。談判達成一致后，起草采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同經法務部門審核后，報公司領導審批。審批通過后，由采購部與供應商簽訂采購合同。5.采購訂單下達采購部根據采購合同，填寫《采購訂單》，明確采購物品或服務的具體信息、交貨時間、交貨地點等。《采購訂單》經采購部負責人審核簽字后，發送給供應商。6.采購跟蹤與催貨采購部定期跟蹤采購訂單的執行情況，及時了解供應商的生產進度、發貨情況等。如發現供應商可能無法按時交貨，采購部應及時與供應商溝通，了解原因，并要求其采取措施確保按時交貨。對于重要物資的采購，采購部可派人到供應商處進行催貨，確保采購任務順利完成。7.到貨驗收采購物品到貨前，采購部應通知需求部門和質量管理部門做好驗收準備。到貨時，由質量管理部門按照質量檢驗標準對采購物品進行檢驗，需求部門負責數量和外觀的驗收。驗收合格后，填寫《驗收單》，相關人員簽字確認。如驗收不合格，應及時與供應商協商處理，要求其補貨、換貨或退貨等。8.采購付款采購部將驗收合格的采購發票、采購合同、驗收單等相關資料提交給財務部門。財務部門對提交的資料進行審核，審核無誤后，按照采購合同約定的付款方式和時間辦理付款手續。采購預算管理1.預算編制采購部應根據公司年度生產經營計劃和采購需求，編制年度采購預算草案。年度采購預算草案經財務部門審核、公司領導審批后，形成正式的年度采購預算。采購部應將年度采購預算分解為季度和月度采購預算，確保采購活動按計劃進行。2.預算執行與控制采購部應嚴格按照采購預算執行采購任務，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，采購部應提出書面申請，說明調整原因和金額，經財務部門審核、公司領導審批后，方可調整。財務部門定期對采購預算的執行情況進行監控和分析，及時發現問題并采取措施加以解決。采購風險管理1.風險識別采購部應定期對采購過程中可能面臨的風險進行識別，包括但不限于供應商風險、市場風險、質量風險、合同風險等。分析風險產生的原因和可能造成的影響。2.風險評估采購部根據風險識別的結果，對各類風險進行評估，確定風險的等級和可能性。對于高風險的采購項目，應制定專門的風險應對措施。3.風險應對針對不同類型的風險，采取相應的應對措施。如對于供應商風險，可增加供應商數量、建立供應商備份機制等；對于市場風險，可加強市場調研、簽訂價格調整條款等；對于質量風險，可加強質量檢驗、要求供應商提供質量擔保等；對于合同風險，可加強合同審核、建立合同執行跟蹤機制等。供應商管理1.供應商開發采購部根據公司業務發展和采購需求，積極開發新的供應商。通過多種渠道收集供應商信息，對潛在供應商進行初步篩選和評估。對符合基本條件的供應商進行實地考察，了解其生產經營情況、質量控制能力、價格水平等。2.供應商評估與選擇采購部定期組織相關部門對供應商進行評估，評估內容包括質量、價格、交貨期、服務、信譽等方面。根據評估結果，對供應商進行分類管理，將優秀供應商列入《合格供應商名錄》，對不合格供應商進行淘汰。在選擇供應商時，應遵循公平、公正、公開的原則，優先選擇質量可靠、價格合理、交貨及時、服務良好的供應商。3.供應商考核采購部建立供應商考核機制，定期對供應商的表現進行考核。考核指標包括交貨準時率、產品合格率、售后服務滿意度等。根據考核結果，對供應商進行獎懲，激勵供應商不斷提高服務質量和供應水平。4.供應商關系維護采購部應與供應商保持良好的溝通與合作關系，定期走訪供應商，了解其生產經營情況和需求。及時解決與供應商之間的問題和糾紛，維護雙方的合法權益。鼓勵供應商不斷改進產品質量和服務水平，共同推動公司發展。采購信息管理1.采購文件管理采購部負責采購文件的收集、整理、歸檔和保管，包括采購申請表、采購合同、采購訂單、驗收單、供應商資料等。采購文件應分類存放，便于查閱和使用。定期對采購文件進行清理和銷毀，確保文件的安全性和完整性。2.采購數據分析采購部應定期對采購數據進行分析，包括采購金額、采購數量、采購頻率、供應商分布等。通過數據分析，總結采購規律，發現存在的問題，為采購決策提供依據。向公司領導和相關部門提供采購數據分析報告，為公司管理提供支持。監督與檢查1.內部監督公司內部審計部門定期對采購活動進行審計監督，檢查采購流程是否合規、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。采購部應配合內部審計部門的工作，提供相關資料和信息。2.外部監督接受政府有關部門、行業協會等的監督檢查，及時整改存在的問題。積極配合社會輿論監督，維護公司良好形象。違規處理1.對于在采購活動