機關小紅頭管理制度一、總則（一）目的為規范公司機關小紅頭文件的管理，提高文件處理效率，確保文件傳達的準確性和及時性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司機關各部門在工作中形成、使用和管理的小紅頭文件。（三）基本原則1.準確規范原則：文件內容應符合國家法律法規、公司政策及相關規定，表述準確、格式規范。2.及時高效原則：文件的起草、審核、簽發、印發等環節應嚴格按照規定時間和程序進行，確保文件及時傳達和執行。3.安全保密原則：嚴格遵守公司保密制度，確保文件在流轉過程中的安全，防止文件泄露。二、文件定義與分類（一）定義機關小紅頭文件是指公司機關各部門以公司名義印發的、用于傳達公司決策部署、指導工作開展、規范內部管理等具有特定效力和用途的文件。（二）分類1.決策部署類：傳達公司重要決策、工作部署和戰略方向的文件。2.工作指導類：對公司各項業務工作提供指導意見、操作規范和技術要求的文件。3.管理規范類：規范公司內部管理流程、工作制度、崗位職責等方面的文件。4.通知通報類：傳達公司各類通知、通報事項，包括會議通知、工作進展通報、獎懲通報等。三、文件起草（一）起草職責1.各部門負責本部門職責范圍內文件的起草工作。文件起草人應熟悉相關業務，準確把握文件主旨，確保文件內容真實、準確、完整。2.涉及多個部門的文件，由主辦部門牽頭，會同相關部門共同起草。（二）起草要求1.主題明確：文件應圍繞一個中心主題展開，避免內容繁雜、重點不突出。2.邏輯清晰：文件結構應合理，層次分明，條款之間應具有邏輯性和連貫性。3.語言簡潔：文字表述應簡潔明了，避免使用生僻詞匯和復雜句式，便于理解和執行。4.格式規范：文件格式應符合公司統一規定，包括字體、字號、行距、頁邊距等。（三）起草流程1.起草人根據工作需要和領導要求，確定文件主題和框架結構。2.收集相關資料，進行調查研究，確保文件內容具有充分的依據和可行性。3.起草文件初稿，并認真核對內容，確保準確無誤。4.將初稿提交部門負責人審核，部門負責人應提出修改意見，起草人根據意見進行修改完善。四、文件審核（一）審核職責1.部門負責人對本部門起草的文件進行初審，重點審核文件內容是否符合部門職責和公司政策，格式是否規范，語言是否準確等。2.涉及多個部門的文件，由牽頭部門組織相關部門進行會審，各部門應從自身業務角度提出審核意見。3.公司辦公室對所有文件進行統一審核，重點審核文件的合法性、合規性、準確性、完整性以及格式規范等方面。（二）審核內容1.政策法規依據：文件內容是否符合國家法律法規、公司政策及相關規定。2.內容準確性：文件表述是否準確，數據是否可靠，措施是否可行。3.格式規范性：文件格式是否符合公司統一要求，排版是否整齊美觀。4.語言簡潔性：文字表述是否簡潔明了，避免歧義。5.部門協調性：涉及多個部門的文件，是否充分征求了相關部門意見，部門之間是否協調一致。（三）審核流程1.起草人將修改后的文件提交部門負責人初審，部門負責人簽署審核意見后報公司辦公室。2.公司辦公室收到文件后，進行全面審核，并提出審核意見，反饋給起草部門。3.起草部門根據審核意見進行修改完善，再次提交公司辦公室審核，直至審核通過。五、文件簽發（一）簽發職責1.文件由公司領導按照職責分工進行簽發。重要文件需經公司主要領導簽發。2.簽發人應對文件內容進行認真審閱，簽署明確的意見，并注明簽發日期。（二）簽發流程1.起草部門將審核通過的文件呈送公司領導簽發。2.公司領導在文件簽發頁簽署意見后，交公司辦公室進行編號、印發。六、文件編號（一）編號規則機關小紅頭文件編號采用統一格式，具體為：[公司簡稱][年份][序號]，例如：[公司簡稱]〔20XX〕XX號。（二）編號管理1.公司辦公室負責文件編號的統一管理，按照編號規則為每份文件分配唯一編號。2.編號應連續編排，不得重復或跳號。七、文件印發（一）印發職責1.公司辦公室負責文件的印發工作，包括文件的排版、印刷、裝訂、分發等。2.印發文件時，應確保文件格式規范、內容清晰、印刷質量良好。（二）印發流程1.公司辦公室根據領導簽發的文件，進行排版和校對，確保無誤后安排印刷。2.印刷完成后，進行裝訂和分發。文件分發應按照規定的范圍和份數進行，確保相關部門和人員及時收到文件。3.建立文件印發臺賬，記錄文件的編號、名稱、印發日期、印發份數、分發范圍等信息。八、文件傳閱（一）傳閱范圍根據文件內容和工作需要，確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍一般包括公司領導、相關部門負責人及其他需要知曉文件內容的人員。（二）傳閱流程1.公司辦公室將文件送至傳閱人手中，并在文件傳閱單上注明傳閱開始時間。2.傳閱人應在規定時間內完成傳閱，并在傳閱單上簽字確認。如遇特殊情況不能及時傳閱，應向公司辦公室說明原因。3.傳閱結束后，公司辦公室負責收回文件，并檢查傳閱情況，確保文件傳閱完整。九、文件歸檔（一）歸檔范圍機關小紅頭文件辦理完畢后，應及時進行歸檔。歸檔范圍包括文件的正本、定稿、附件、領導批示等相關材料。（二）歸檔要求1.歸檔文件應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續完備。2.按照文件形成的時間順序和類別進行分類整理，編制歸檔目錄。3.歸檔文件應采用紙質和電子兩種形式保存，電子文件應按照公司電子檔案管理規定進行存儲和管理。（三）歸檔流程1.文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件整理好，移交公司辦公室歸檔。2.公司辦公室對歸檔文件進行審核，符合歸檔要求的予以接收，并按照規定進行整理和存儲。十、文件借閱（一）借閱范圍因工作需要，公司內部人員可借閱機關小紅頭文件。借閱范圍一般限于與工作相關的人員。（二）借閱流程1.借閱人填寫文件借閱申請表，注明借閱文件的名稱、編號、借閱原因、借閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，交公司辦公室。2.公司辦公室對借閱申請表進行審核，審核通過后，將文件借給借閱人，并在借閱登記本上記錄借閱信息。3.借閱人應在規定時間內歸還文件，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。（三）借閱要求1.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人，不得擅自復印、摘錄、傳播文件內容。2.借閱人歸還文件時，公司辦公室應檢查文件是否完好無損，如有損壞或遺失，應按照公司規定進行賠償。十一、文件保密（一）保密措施1.嚴格遵守公司保密制度，對涉及公司機密的文件，應采取加密存儲、專人保管等保密措施。2.文件起草、審核、簽發、印發、傳閱、歸檔等環節的工作人員，應嚴格履行保密職責，不得泄露文件內容。3.未經公司批準，任何人不得擅自將公司文件帶出公司或提供給外部單位和個人。（二）保密責任1.對違反文件保密規定的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、辭退等。2.因違反保密規定給公司造成損失的，應依法承擔賠償責任。構成犯罪的，依法追究刑事責任。十二、文件清理與銷毀（一）清理范圍定期對機關小紅頭文件進行清理，清理范圍包括已過保管期限、失去保存價值或因其他原因不需要繼續保存的文件。（二）清理流程1.公司辦公室每年定期對文件進行清查，確定需要清理的文件清單。2.對擬清理的文件進行審核，經公司領導批準后，按