材料商供應管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范公司材料商供應管理工作，確保材料供應的及時性、質量穩定性和成本合理性，保障公司生產經營活動的順利進行。2.適用范圍本制度適用于公司與各類材料供應商之間的采購業務往來，包括原材料、零部件、輔助材料等的采購管理。3.基本原則公平公正原則：在選擇材料商、采購交易等過程中，遵循公平公正的原則，確保所有供應商享有平等的機會。質量優先原則：優先選擇能夠提供高質量材料的供應商，以保證公司產品質量和生產安全。成本效益原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和供應商管理，降低采購成本，提高公司經濟效益。合作共贏原則：與供應商建立長期穩定的合作關系，實現互利共贏，共同發展。二、材料商選擇與評估1.供應商信息收集市場調研：采購部門定期進行市場調研，收集潛在材料商的信息，包括供應商的名稱、地址、聯系方式、經營范圍、生產能力、產品質量、價格水平等。行業推薦：關注行業動態和專業媒體報道，收集其他企業推薦的優質材料商信息。供應商自薦：接受供應商主動提交的合作意向書及相關資料。2.供應商篩選初步篩選：根據收集到的供應商信息，采購部門對潛在供應商進行初步篩選，排除不符合基本要求的供應商，如經營狀況不佳、信譽不良等。資質審核：對通過初步篩選的供應商進行資質審核，要求其提供營業執照、生產許可證、質量認證文件、稅務登記證等相關資質證明文件，并確保其真實有效。3.供應商實地考察考察計劃：對于重要材料的供應商或初次合作的供應商，采購部門制定實地考察計劃，明確考察的內容、時間、人員等。考察內容：實地考察供應商的生產場地、生產設備、質量管理體系、環保措施、人員配備等情況，評估其生產能力和管理水平。考察報告：考察人員撰寫考察報告，記錄考察情況，對供應商的綜合實力進行評價，并提出是否適合合作的建議。4.供應商評估指標體系質量指標：包括產品合格率、退貨率、質量穩定性等，評估供應商提供產品的質量水平。價格指標：比較供應商的報價與市場平均價格水平，評估其價格競爭力。交貨期指標：考核供應商的按時交貨率、交貨延遲次數等，確保材料按時供應。服務指標：評價供應商的售前、售中、售后服務質量，如響應速度、解決問題能力等。信譽指標：考察供應商的商業信譽、合同履行情況、是否存在違規違紀行為等。5.供應商評估方法定期評估：采購部門定期（每季度或每半年）對供應商進行評估，根據評估指標體系，收集相關數據和信息，對供應商進行打分評價。動態評估：在與供應商合作過程中，如發現供應商出現質量問題、交貨延遲等情況，及時進行動態評估，調整合作策略。綜合評估：結合定期評估和動態評估結果，對供應商進行綜合評估，確定供應商的等級，分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。6.供應商分級管理優秀供應商：給予優先合作機會、更大的采購份額、更寬松的付款條件等優惠政策，同時加強與優秀供應商的戰略合作，共同開展技術研發、質量改進等活動。良好供應商：保持穩定的合作關系，定期進行溝通和交流，督促其不斷改進和提高。合格供應商：加強對其采購過程的監控，要求其按時、按質、按量供應材料，如出現問題及時整改。不合格供應商：暫停或終止合作關系，不再向其采購材料，并將其列入黑名單，禁止再次合作。三、采購合同管理1.合同簽訂流程合同起草：采購部門根據采購需求和與供應商協商的結果，起草采購合同，明確雙方的權利和義務、采購產品的規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款。合同審核：采購合同起草完成后，提交法務部門、財務部門等相關部門進行審核，重點審核合同條款的合法性、合規性、完整性以及對公司利益的保護程度等。合同簽訂：經審核通過的采購合同，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂。簽訂后的合同原件由公司檔案室統一保管，采購部門留存復印件。2.合同執行跟蹤建立合同執行臺賬：采購部門建立合同執行臺賬，詳細記錄合同的執行情況，包括采購訂單下達、交貨時間、驗收情況、付款記錄等。交貨跟蹤：在合同約定的交貨期前，采購部門及時與供應商溝通，確認交貨準備情況，跟蹤貨物運輸進度，確保按時到貨。驗收跟蹤：貨物到貨后，采購部門組織相關部門按照合同約定的質量標準進行驗收，對驗收過程中發現的問題及時與供應商溝通協商解決，并記錄在合同執行臺賬中。3.合同變更管理變更申請：在合同執行過程中，如因市場變化、產品規格調整、交貨期變更等原因需要對合同進行變更，采購部門應及時填寫合同變更申請表，說明變更的原因、內容及對雙方權利義務的影響等。變更審批：合同變更申請表提交后，按照公司內部審批流程進行審批，經相關部門和領導同意后方可進行變更。變更執行：采購部門與供應商就合同變更事宜進行協商，達成一致后簽訂補充協議或變更合同條款，并按照變更后的合同執行。4.合同終止管理正常終止：合同履行完畢后，采購部門確認雙方的權利義務已全部履行，合同自然終止。提前終止：在合同履行過程中，如因一方違約、不可抗力等原因需要提前終止合同，采購部門應及時通知對方，并按照合同約定和相關法律法規辦理終止手續。終止結算：合同終止后，采購部門與供應商進行結算，核對已交貨數量、質量、金額等，清理雙方的債權債務關系。四、材料采購流程1.采購需求提出生產部門：生產部門根據生產計劃和庫存情況，定期提出材料采購需求，填寫采購申請單，注明所需材料的名稱、規格型號、數量、需求時間等信息。其他部門：其他部門如工程部門、研發部門等因項目需要或技術改進等原因提出的材料采購需求，也應填寫采購申請單，并說明需求的原因和用途。2.采購申請審批部門負責人審核：采購申請單提交后，由部門負責人進行審核，重點審核采購需求的合理性、必要性以及是否在部門預算范圍內等。財務部門審核：財務部門對采購申請單進行審核，主要審核采購金額是否符合財務預算、付款方式是否合理等。領導審批：經部門負責人和財務部門審核通過的采購申請單，提交公司領導進行審批，公司領導根據公司整體經營情況和資金狀況等進行最終審批。3.采購訂單下達選擇供應商：采購部門根據采購申請單和供應商評估結果，選擇合適的供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購產品的詳細信息、交貨時間、交貨地點、價格、付款方式等條款。訂單確認：采購訂單下達后，及時與供應商進行確認，確保供應商收到訂單并能夠按照訂單要求按時、按質、按量供應材料。4.采購過程監控進度跟蹤：采購部門定期跟蹤采購訂單的執行進度，及時了解供應商的生產、備貨、運輸等情況，如發現問題及時與供應商溝通協調解決。質量監控：在采購過程中，采購部門應加強對采購材料質量的監控，要求供應商提供產品質量檢驗報告等相關文件，必要時可安排人員到供應商處進行實地檢驗。5.材料驗收驗收準備：材料到貨前，采購部門通知相關部門做好驗收準備工作，明確驗收標準、驗收人員等。驗收實施：貨物到貨后，采購部門組織相關部門按照驗收標準對材料進行驗收，驗收內容包括數量、規格型號、外觀質量、質量證明文件等。驗收結果處理：驗收合格的材料辦理入庫手續；驗收不合格的材料，采購部門及時與供應商聯系，要求其更換或處理，并做好記錄。五、材料付款管理1.付款申請供應商申請：供應商按照采購合同約定的付款時間和方式，向公司提交付款申請單，注明付款金額、付款賬號等信息。采購部門審核：采購部門收到供應商付款申請單后，對付款申請的真實性、準確性、合規性進行審核，重點審核采購合同的執行情況、貨物驗收情況等。財務部門審核：財務部門對采購部門審核通過的付款申請單進行財務審核，主要審核付款金額是否與合同約定一致、發票是否合規、資金是否充足等。2.付款審批部門負責人審批：經采購部門和財務部門審核通過的付款申請單，提交部門負責人進行審批，部門負責人根據公司資金狀況和付款政策等進行審批。領導審批：部門負責人審批通過的付款申請單，提交公司領導進行最終審批，公司領導根據公司整體資金安排和經營決策等進行審批。3.付款執行財務部門付款：經領導審批通過的付款申請單，財務部門按照公司財務管理制度和付款審批結果，及時安排付款。付款方式包括銀行轉賬、支票、匯票等。付款記錄：財務部門在付款后，及時記錄付款日期、付款金額、付款對象等信息，并將付款憑證復印件交采購部門存檔。六、供應商關系維護1.定期溝通召開供應商會議：采購部門定期（每半年或一年）組織召開供應商會議，與供應商進行面對面的溝通交流，通報公司的采購需求、質量要求、交貨期要求等信息，聽取供應商的意見和建議。日常溝通：采購部門與供應商保持日常溝通，及時解決合作過程中出現的問題，協調雙方的工作安排。2.供應商培訓質量培訓：根據公司產品質量要求，對供應商進行質量培訓，幫助供應商提高質量管理水平，確保其提供的材料符合公司質量標準。技術培訓：對于一些技術含量較高的材料采購，采購部門組織相關技術人員對供應商進行技術培訓，使其了解公司的技術要求和產品特點，以便更好地配合公司開展工作。3.供應商激勵物質激勵：對于表現優秀的供應商，給予一定的物質獎勵，如獎金、禮品、優先合作機會等。精神激勵：通過公開表彰、頒發榮譽證書等方式，對優秀供應商進行精神激勵，增強其合作積極性和榮譽感。4.供應商投訴處理投訴受理：采購部門設立供應商投訴渠道，接受供應商的投訴和建議。對于供應商的投訴，采購部門應及時受理，并記錄投訴內容、投訴人等信息。調查處理：采購部門對供應商投訴進行調查核實，分析問題產生的原因，提出處理意見和整改措施，并及時反饋給供應商。跟蹤反饋：對供應商投訴處理結果進行跟蹤反饋，確保問題得到徹底解決，同時對處理結果進行評估，總結經驗教訓，不斷改進供應商管理工作。七、監督與考核1.內部監督審計部門監督：審計部門定期對材料商供應管理工作進行審計監督，檢查采購合同的簽訂、執行情況，付款情況，供應商管理情況等，發現問題及時提出整改意見。采購部門自查：采購部門定期對自身的采購業務進行自查，發現問題及時整改，并將自查情況報告公司領導。2.考核指標采購成本控制：考核采購部門是否完成采購成本降低目標，采購價格是否合理。交貨期保障：考核采購部門是否確保材料按時供應，按時交貨率是否達到規定標準。質量合格率：考核采購材料的質量合格率，是否滿足公司生產經營需要。供應商管理：考核采購部門對供應商的選擇、評估、管理等工作是否規范有效。3.考核方式定期考核：每季度或每半年對采購部門和相關人員進行考核，根據考核指標體系進行打分評價。年度考核：每年對采購部門和相關人員進行年度考核，綜合全年考核結果，確定最終考核等級。4.考核結果應用績效獎金發放：根據考核結果，發放采購部