樣本存放室管理制度一、總則（一）目的為加強公司樣本存放室的規范化管理，確保樣本的安全、完整、有序存放，保障公司業務的正常開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及樣本存放的部門和人員。（三）基本原則1.安全第一原則：確保樣本存放過程中的安全性，防止樣本損壞、丟失、泄露等情況發生。2.分類管理原則：根據樣本的性質、用途、來源等進行分類存放，便于查找和管理。3.規范操作原則：明確樣本存放、取用、歸還等操作流程，確保各項操作符合規定。4.責任追究原則：對違反本制度的行為進行責任追究，以維護制度的嚴肅性。二、樣本存放室的管理職責（一）人事總監職責1.全面負責樣本存放室管理制度的制定、修訂和監督執行。2.協調解決樣本存放室管理過程中出現的重大問題。（二）樣本存放室管理人員職責1.負責樣本存放室的日常管理工作，包括樣本的接收、存放、保管、取用、歸還等。2.定期對樣本存放室進行巡查，確保樣本存放環境符合要求，設備設施正常運行。3.建立樣本管理臺賬，記錄樣本的出入庫情況、存放位置、狀態等信息。4.協助相關部門做好樣本的盤點工作。5.負責樣本存放室的安全保衛工作，防止樣本被盜、被破壞等情況發生。（三）樣本使用部門職責1.按照規定的流程申請和使用樣本，確保樣本使用的合理性和必要性。2.對本部門使用的樣本負責，妥善保管，不得擅自轉借、轉讓或丟棄。3.在樣本使用完畢后，及時歸還樣本存放室，并辦理相關手續。三、樣本的分類與編號（一）樣本分類1.按照樣本的性質分類，如產品樣本、技術樣本、市場調研樣本等。2.按照樣本的用途分類，如研發用樣本、生產用樣本、銷售用樣本等。3.按照樣本的來源分類，如公司內部樣本、外部合作樣本、客戶提供樣本等。（二）樣本編號1.為每個樣本賦予唯一的編號，編號應具有系統性和邏輯性。2.編號規則可根據公司實際情況制定，一般應包含樣本類別、年份、順序號等信息。3.在樣本管理臺賬中記錄樣本編號，便于查詢和管理。四、樣本的存放（一）存放環境要求1.樣本存放室應保持干燥、通風、清潔，溫度和濕度應符合樣本保存的要求。2.配備必要的消防器材和安全設施，確保樣本存放室的安全。3.樣本存放架應分類設置，標識清晰，便于樣本的存放和查找。（二）存放方式1.根據樣本的性質和特點，選擇合適的存放方式，如常溫存放、冷藏存放、冷凍存放、密封存放等。2.對易受潮、易氧化、易揮發等樣本，應采取特殊的防護措施，確保樣本質量不受影響。3.樣本應整齊擺放，不得隨意堆放，避免相互擠壓、碰撞。（三）存放期限1.根據樣本的性質和用途，確定合理的存放期限。2.對于超過存放期限的樣本，應進行清理和處置，避免占用存儲空間和影響樣本質量。3.在樣本存放期限屆滿前，樣本存放室管理人員應提前通知樣本使用部門，提醒其及時處理。五、樣本的取用（一）申請流程1.樣本使用部門如需取用樣本，應填寫《樣本取用申請表》，注明樣本編號、名稱、用途、數量、預計歸還日期等信息。2.《樣本取用申請表》經部門負責人審核簽字后，提交樣本存放室管理人員。3.樣本存放室管理人員根據申請內容進行核對，如庫存充足，予以批準，并辦理樣本取用手續。（二）取用操作1.樣本使用人員憑《樣本取用申請表》和有效證件到樣本存放室取用樣本。2.樣本存放室管理人員應按照規定的流程，為樣本使用人員提供樣本，并在樣本管理臺賬上記錄取用情況。3.樣本使用人員在取用樣本時，應仔細檢查樣本的外觀、數量、質量等情況，如發現問題應及時與樣本存放室管理人員溝通。（三）歸還流程1.樣本使用完畢后，樣本使用人員應及時將樣本歸還樣本存放室。2.樣本存放室管理人員對歸還的樣本進行驗收，檢查樣本的完整性、質量等情況，如無問題，辦理歸還手續，并在樣本管理臺賬上記錄歸還情況。3.如發現歸還的樣本有損壞、丟失等情況，樣本使用人員應承擔相應的責任，并按照公司規定進行賠償。六、樣本的盤點（一）盤點周期1.定期對樣本進行盤點，盤點周期可根據公司實際情況確定，一般為季度或年度。2.在特殊情況下，如公司組織結構調整、樣本存放室管理人員變動等，應及時進行盤點。（二）盤點方法1.采用實地盤點的方法，對樣本的數量、質量、存放位置等進行逐一核對。2.編制樣本盤點表，記錄盤點結果，并與樣本管理臺賬進行核對。3.如發現賬實不符的情況，應及時查明原因，并進行調整。（三）盤點報告1.盤點結束后，樣本存放室管理人員應撰寫盤點報告，報告內容包括盤點時間、范圍、方法、結果、賬實不符情況及原因分析、處理建議等。2.盤點報告經樣本存放室管理人員簽字后，提交人事總監審核。3.人事總監根據盤點報告，對樣本存放室管理工作進行評估，提出改進措施和建議。七、樣本的處置（一）處置方式1.對于超過存放期限、質量不合格、已無使用價值等樣本，應進行清理和處置。2.處置方式可包括銷毀、報廢、捐贈、出售等，具體處置方式應根據樣本的性質和公司規定確定。（二）處置流程1.樣本使用部門或樣本存放室管理人員提出樣本處置申請，填寫《樣本處置申請表》，注明樣本編號、名稱、處置原因、處置方式等信息。2.《樣本處置申請表》經部門負責人審核簽字后，提交人事總監審批。3.人事總監根據申請內容進行審批，如同意處置，明確處置方式和責任人，并安排相關人員進行處置。4.樣本處置過程應進行記錄，記錄內容包括處置時間、地點、方式、數量、參與人員等信息。5.處置完畢后，樣本存放室管理人員應在樣本管理臺賬上注銷相關樣本信息。八、樣本存放室的安全管理（一）安全制度1.制定樣本存放室安全管理制度，明確安全責任和安全操作規程。2.加強對樣本存放室管理人員的安全培訓，提高安全意識和應急處理能力。（二）安全設施1.配備必要的安全設施，如消防器材、防盜報警裝置、監控設備等，并確保其正常運行。2.定期對安全設施進行檢查和維護，及時發現和排除安全隱患。（三）安全檢查1.定期對樣本存放室進行安全檢查，檢查內容包括安全制度執行情況、安全設施運行情況、樣本存放情況等。2.對檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求相關責任人限期整改。3.建立安全檢查記錄檔案，記錄每次檢查的時間、內容、結果、整改情況等信息。（四）應急處理1.制定樣本存放室應急預案，明確應急處理流程和責任分工。2.定期組織應急演練，提高應急處理能力。3.發生安全事故時，應立即啟動應急預案，采取有效措施進行處理，并及時報告公司領導和相關部門。九、監督與考核（一）監督檢查1.人事總監定期對樣本存放室管理制度的執行情況進行監督檢查。2.樣本存放室管理人員應定期對樣本使用部門的樣本使用和保管情況進行檢查。（二）考核評價1.建立樣本存放室管理工作考核評價機制，對樣本存放室管理人員和樣本使用部門進行考核評價。2.考核評價指標可包括樣本管理臺賬記錄情況、樣本存放環境情況