污水廠資料管理制度一、總則（一）目的為加強污水廠資料管理，確保資料的完整性、準確性、規范性和安全性，提高資料利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于污水廠各部門及全體員工在資料的形成、收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統一管理原則：污水廠資料實行集中統一管理，由專門的資料管理部門或人員負責。2.真實性原則：資料應如實反映污水廠的生產經營、管理活動等實際情況。3.完整性原則：確保各類資料齊全、完整，不遺漏重要信息。4.準確性原則：資料內容準確無誤，數據真實可靠。5.規范性原則：資料的形成、整理、歸檔等應符合相關標準和規范。6.安全性原則：保障資料的安全，防止資料丟失、損壞、泄露等情況發生。二、資料分類與編號（一）資料分類1.生產運行資料：包括污水處理工藝流程圖、運行記錄、水質監測報告、設備運行記錄等。2.設備管理資料：設備臺賬、設備維護保養記錄、設備操作規程、設備故障維修記錄等。3.安全管理資料：安全管理制度、安全檢查記錄、安全培訓資料、應急預案等。4.質量管理資料：質量方針、質量目標、質量檢驗報告、質量控制記錄等。5.人力資源資料：員工檔案、考勤記錄、培訓記錄、績效考核資料等。6.行政管理資料：文件收發記錄、會議紀要、辦公用品采購記錄等。7.財務資料：財務報表、預算資料、費用報銷記錄等。8.工程建設資料：項目立項文件、設計圖紙、施工記錄、竣工驗收報告等。（二）編號規則1.資料編號采用“部門代碼+年份+順序號”的形式。2.部門代碼：根據污水廠各部門名稱首字母縮寫確定，如生產運行部為SY，設備管理部為SB等。3.年份：資料形成年份的后兩位數字。4.順序號：按照資料形成的先后順序依次編號，從001開始。例如：SY23001表示生產運行部2023年形成的第1份資料。三、資料形成與收集（一）資料形成1.各部門及員工應按照工作職責和業務流程，及時、準確地形成各類資料。2.資料應采用紙質、電子等多種形式保存，確保內容一致。3.形成資料的人員應在資料上簽名，并注明日期，以明確責任。（二）資料收集1.各部門指定專人負責本部門資料的收集工作，定期將收集到的資料整理后移交資料管理部門。2.資料管理部門應定期對各部門資料收集情況進行檢查，確保資料及時、完整收集。3.對于外來文件、資料，如政府部門文件、行業標準等，由相關部門負責收集，并及時移交資料管理部門。四、資料整理與歸檔（一）資料整理1.資料管理部門收到各部門移交的資料后，應按照分類標準進行整理。2.對紙質資料進行分類、排序、編目，去除重復、無效的資料。3.對電子資料進行分類存儲，建立清晰的文件夾結構，文件名應規范、準確反映資料內容。（二）資料歸檔1.整理后的資料應及時歸檔，按照編號順序依次存放。2.歸檔資料應編制歸檔目錄，注明資料名稱、編號、日期、保管期限等信息，便于查找和管理。3.對于重要資料，應進行備份，分別存儲在不同的介質上，并異地存放，以防止數據丟失。五、資料保管（一）保管場所1.資料管理部門應設立專門的資料檔案室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.資料檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應符合相關標準要求。（二）保管期限1.各類資料的保管期限根據其重要性和使用價值確定，分為永久、長期、短期。2.永久保管的資料包括污水廠的重要文件、合同協議、財務報表等。3.長期保管的資料保管期限一般為10年以上，如設備檔案、生產運行記錄等。4.短期保管的資料保管期限一般為110年，如一般性的文件、報表等。5.保管期限屆滿后，由資料管理部門提出銷毀意見，報經主管領導批準后進行銷毀。（三）保管要求1.歸檔資料應分類存放，排列整齊，便于查找。2.定期對資料進行清查、核對，確保資料的完整性和準確性。3.對破損、褪色的資料應及時進行修復或復制，以保證資料的可讀性。4.嚴禁在資料檔案室吸煙、存放易燃、易爆物品，確保資料安全。六、資料查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱資料的，應填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等信息。2.《資料查閱申請表》經部門負責人簽字同意后，交資料管理部門。3.資料管理部門根據申請內容，提供相應的資料，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱日期、查閱資料名稱等信息。4.查閱人員應在資料管理部門指定的場所查閱資料，不得擅自將資料帶出資料檔案室。查閱過程中應愛護資料，不得在資料上涂改、標記、污損等。（二）借閱1.因工作需要借閱資料的，應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱期限、借閱目的等信息。2.《資料借閱申請表》經部門負責人和資料管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。3.資料管理部門根據申請內容，提供相應的資料，并辦理借閱手續，收取借閱押金（根據資料重要性和價值確定）。借閱人應在借閱期限屆滿前歸還資料，資料管理部門在確認資料無損壞、遺失等情況后，退還借閱押金。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。5.借閱人員應妥善保管借閱的資料，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄資料內容。如因特殊情況需要復制資料，應經資料管理部門負責人批準，并按照規定收取復制費用。七、資料保密（一）保密范圍1.涉及污水廠商業秘密、技術秘密、財務信息等資料。2.未經公開的污水廠生產經營數據、客戶信息等資料。（二）保密措施1.資料管理部門應與接觸保密資料的人員簽訂保密協議，明確保密責任和義務。2.對保密資料應進行標識，注明“保密”字樣，并采取加密存儲、限制訪問等措施。3.查閱、借閱保密資料的人員應嚴格遵守保密規定，不得泄露資料內容。4.資料管理部門應定期對保密資料進行清查，確保資料安全。如發現保密資料有泄露風險，應及時采取措施進行處理。八、資料信息化管理（一）信息化建設1.建立污水廠資料管理信息系統，實現資料的電子化存儲、檢索、借閱等功能。2.資料管理信息系統應具備權限管理功能，根據人員職責設置不同的訪問權限，確保資料安全。3.定期對資料管理信息系統進行維護和升級，保證系統的正常運行。（二）數據錄入與維護1.資料管理部門應安排專人負責資料管理信息系統的數據錄入工作，確保錄入數據的準確性和完整性。2.對新形成的資料應及時錄入系統，對已錄入系統的資料信息發生變更時，應及時進行更新維護。3.定期對資料管理信息系統的數據進行備份，防止數據丟失。九、資料銷毀（一）銷毀條件1.保管期限屆滿且無繼續保存價值的資料。2.因機構調整、業務變更等原因不再使用且無保存必要的資料。3.已過保密期限且無需保密的資料。（二）銷毀程序1.資料管理部門對擬銷毀的資料進行清理、核對，編制《資料銷毀清單》，注明資料名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。2.《資料銷毀清單》經資料管理部門負責人審核、主管領導批準后，方可進行銷毀。3.資料銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進行，確保資料無法恢復。銷毀過程中應有專人監銷，并在《資料銷毀清單》上簽字確認。4.銷毀后的《資料銷毀清單》應存檔保存，保存期限與原資料保管期限相同。十、監督與考核（一）監督檢查1.資料管理部門定期對各部門資料管理情況進行監督檢查，檢查內容包括資料的形成、收集、整理、歸檔、保管等環節。2.對監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知，要求相關部門限期整改。