中醫館檔案制度管理制度一、總則（一）目的為加強中醫館檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在中醫館運營、醫療服務、教學科研等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中醫館各部門、科室及全體員工。（三）檔案定義本制度所指檔案是中醫館在醫療、管理、教學、科研、經營等活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一原則：檔案工作實行集中統一管理，由館內專門的檔案管理部門負責統籌規劃、組織協調和監督指導全館檔案工作。2.真實性原則：確保檔案內容真實反映中醫館各項活動的實際情況，不得篡改、偽造檔案。3.完整性原則：全面收集、整理和保存中醫館在各個工作環節中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規定，對涉及國家機密、商業秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立獨立的檔案管理部門，配備專業的檔案管理人員，負責中醫館檔案的集中管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定和完善中醫館檔案管理制度，并組織實施。2.負責全館檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、存儲等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各種檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等工作，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全與完整。5.按照規定對到期檔案進行鑒定和銷毀，辦理相關手續。6.積極開展檔案信息開發利用工作，為中醫館的醫療、管理、教學、科研等工作提供檔案資料支持和服務。7.組織開展檔案業務培訓和宣傳教育活動，提高全館員工的檔案意識和檔案管理水平。8.負責與上級檔案管理部門及其他相關單位的聯系與溝通，及時報送檔案工作情況，接受業務指導和監督檢查。（三）各部門、科室職責1.負責本部門、科室檔案的形成、積累和初步整理工作，指定專人負責檔案管理，并接受館檔案管理部門的業務指導和監督。2.按照檔案管理制度的要求，定期向檔案管理部門移交應歸檔的文件材料，確保檔案的齊全完整。3.積極配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等利用工作，提供必要的協助。（四）員工職責1.嚴格遵守檔案管理制度，在工作中形成的各類文件材料應及時整理、歸檔，不得據為己有或拒絕歸檔。2.妥善保管個人工作中涉及的檔案資料，不得擅自銷毀、涂改、轉借他人。3.如需查閱、借閱檔案，應按照規定辦理相關手續，并在使用完畢后及時歸還。4.發現檔案丟失、損壞或泄密等情況，應及時報告本部門負責人及檔案管理部門。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類中醫館檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括館級行政會議文件、工作計劃與總結、規章制度、人事檔案、財務檔案、審計檔案等。2.醫療業務類：涵蓋中醫臨床診療記錄、病歷檔案、醫療技術資料、醫療質量控制文件、醫療糾紛處理檔案等。3.教學科研類：教學計劃、教案、教學成果、科研項目申報與結題材料、學術論文、著作等。4.藥品管理類：藥品采購計劃、藥品驗收記錄、藥品庫存管理文件、藥品不良反應報告等。5.醫療器械管理類：醫療器械采購合同、設備驗收報告、設備維護記錄、設備報廢處理文件等。6.醫保管理類：醫保政策文件、醫保報銷記錄、醫保管理工作制度等。7.客戶服務類：患者信息檔案、客戶投訴與處理記錄、滿意度調查材料等。8.市場營銷類：市場推廣計劃、宣傳資料、廣告合同、營銷活動記錄等。9.后勤保障類：房屋租賃合同、水電維修記錄、物資采購與供應文件等。10.其他類：不屬于上述分類的其他特殊檔案，如重大活動檔案、捐贈檔案等。（二）檔案編號1.為便于檔案的管理和查詢，對每一類檔案進行統一編號。編號采用數字編碼方式，按照一定的規則進行編制。2.編號格式：[大類代碼][小類代碼][順序號]。其中，大類代碼用兩位數字表示，對應上述十大類檔案；小類代碼用兩位數字表示，根據各大類檔案的具體內容進一步細分；順序號用四位數字表示，按照檔案形成的時間順序或重要程度依次排列。3.例如，行政管理類中的人事檔案編號為：0101[具體人事檔案類別代碼][順序號]。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門、科室在工作中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質文件、電子文件、圖表、聲像等各種形式。2.中醫館與外部單位簽訂的合同、協議、合作文件等。3.員工個人在工作中獲得的榮譽證書、科研成果證書、培訓結業證書等。4.其他與中醫館業務相關的具有保存意義的文件材料。（二）收集要求1.各部門、科室應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案管理制度的規定，及時、準確地收集本部門、科室的文件材料。2.文件材料應齊全完整，字跡清晰，簽署完備，日期準確，紙張優良，格式規范。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆書寫需長期保存的文件材料。3.電子文件應采用通用格式進行存儲，并確保其內容的完整性和可讀性。同時，應做好電子文件的備份工作，防止數據丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和內在聯系，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進行分類整理。同一類別的文件應按照時間順序、重要程度等進行排列。3.每份文件應單獨裝訂成冊，并在首頁附上文件目錄，注明文件名稱、日期、文號、責任者等信息。（四）整理方法1.紙質文件整理去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。對紙張大小不一致的文件進行折疊或裁剪，使其規格統一。按照分類順序，依次排列文件，并進行編號、編目。將整理好的文件裝入檔案盒，并在盒脊上標注檔案類別、年度、保管期限等信息。2.電子文件整理按照文件類別和時間順序，對電子文件進行分類存儲，建立清晰的文件夾結構。為電子文件命名時，應遵循統一規范，確保文件名能夠準確反映文件內容和性質。對于重要的電子文件，應建立相應的索引目錄，便于快速查找和利用。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時間1.各部門、科室應在每年年底前，將本年度形成的應歸檔文件材料整理完畢，并移交至檔案管理部門。2.對于一些重大項目、重要活動形成的文件材料，應在項目結束或活動完成后的一個月內及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門、科室的檔案管理人員按照檔案整理要求，對本部門、科室的文件材料進行初步整理，并編制檔案移交清單。2.檔案移交清單應一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案一同移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門在收到移交的檔案后，應按照檔案管理規定進行審核驗收。如發現檔案整理不符合要求或文件材料不齊全，應及時通知移交部門進行補充和整改。4.審核驗收合格后，檔案管理部門在檔案移交清單上簽字確認，并將檔案妥善保管。（三）移交要求1.移交的檔案應保持整理后的原貌，不得隨意更改或刪除文件內容。2.檔案移交清單應詳細列出檔案的類別、名稱、數量、日期等信息，確保與實際移交的檔案一致。3.對于涉及多個部門、科室共同形成的檔案，由主辦部門負責整理歸檔，并與相關部門協商確定移交事宜。六、檔案的保管與保護（一）檔案庫房建設1.檔案庫房應選擇干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等條件良好的房間，確保檔案的安全保管。2.庫房內應配備必要的檔案存儲設備，如檔案柜、貨架、密集架等，并根據檔案的分類和保管期限進行合理排列。3.庫房應設置專門的辦公區域，配備電腦、打印機、復印機、裝訂機等辦公設備，方便檔案管理工作的開展。（二）檔案保管條件1.庫房溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。2.應定期對庫房溫濕度進行監測和記錄，采取相應的溫濕度調節措施，確保檔案處于適宜的保存環境。3.庫房應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等設施設備，如滅火器、報警器、除濕機、防蟲藥、防鼠板等，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管：凡是反映中醫館主要職能活動和歷史面貌的，對中醫館和國家具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是在較長時間內對中醫館工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是在較短時間內對中醫館工作有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限為1年至15年。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，一般每年至少進行一次全面檢查，每季度進行一次抽樣檢查。2.檢查內容包括檔案的保管狀況、數量、質量、安全等方面。如發現檔案存在損壞、丟失、霉變等問題，應及時采取措施進行處理。3.檢查人員應認真填寫檔案檢查記錄，對檢查結果進行詳細記錄，并提出改進意見和建議。（五）檔案的修復與復制1.對于破損、褪色、霉變等有損壞的檔案，應及時進行修復。修復工作應遵循保持檔案原貌、使用適宜的修復材料和方法的原則，確保檔案的真實性和完整性。2.根據工作需要，經檔案管理部門負責人批準，可以對檔案進行復制。復制檔案應使用清晰、準確的復制設備，確保復制件與原件內容一致。3.復制件應注明“復制件”字樣，并與原件一同妥善保管。七、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應遵循保密、合法、合理、高效的原則，確保檔案的安全和正常使用。2.檔案利用應優先滿足中醫館內部醫療、管理、教學、科研等工作的需要。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應根據利用者的需求，提供相應的檔案資料供其查閱。查閱檔案時，利用者應在檔案查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應按照規定辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續借手續。3.出具證明：根據利用者的申請，檔案管理部門可以為其出具與檔案內容相關的證明材料。證明材料應加蓋檔案管理部門公章，并注明用途和有效期限。（三）借閱手續1.借閱檔案時，利用者應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的類別、名稱、數量、借閱期限、用途等信息，并經所在部門負責人簽字同意。2.檔案管理部門對《檔案借閱申請表》進行審核，審核通過后，向利用者發放《檔案借閱證》，并按照申請表上的內容提供相應的檔案。3.利用者應憑《檔案借閱證》到檔案管理部門借閱檔案，并在借閱登記冊上簽字確認。借閱登記冊應詳細記錄借閱日期、借閱人、檔案名稱、數量、歸還日期等信息。4.利用者歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和真實性，如發現檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。（四）利用限制1.涉及國家機密、商業秘密和個人隱私的檔案，未經授權不得查閱、借閱和公開。2.檔案原件一般不予外借，如因特殊情況確需外借的，須經檔案管理部門負責人批準，并采取嚴格的保護措施。3.利用者在查閱、借閱檔案過程中，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽換、污損等，不得擅自將檔案轉借他人。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地分析檔案內容和價值的原則，確保鑒定結果的準確性和客觀性。2.檔案鑒定工作應定期進行，一般每[X]年進行一次。（二）鑒定組織與人員1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括檔案管理人員、業務骨干以及相關部門的代表。2.檔案鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定內容與方法1.鑒定工作主要對檔案的內容、來源、時間、形式等方面進行全面審查，分析其歷史價值、現實利用價值和保存價值。2.采用直接鑒定法，逐份逐頁地對檔案進行審查，剔除失去保存價值的檔案。（四）銷毀審批程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行鑒定后，編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出檔案的類別、名稱、數量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經檔案管理部門負責人審核簽字后，報館領導審批。3.經館領導批準后，方可對檔案進行銷毀。（五）銷毀方式檔案銷毀應采用安全、有效的方式進行，確保檔案信息徹底銷毀。一般采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，并在檔案管理部門和相關部門人員的監督下進行。（六）銷毀記錄檔案銷毀過程中，應安排專人負責記錄銷毀情況，包括銷毀時間、地點、銷毀方式、銷毀檔案的名稱和數量等信息。記錄應妥善保存，以備查考。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立中醫館檔案信息管理