二級學院辦公室管理制度一、總則（一）目的為加強二級學院辦公室的規范化管理，提高工作效率和服務質量，確保辦公室各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于二級學院辦公室全體工作人員。（三）基本原則1.遵守國家法律法規和學校的各項規章制度。2.堅持以服務教學、科研和師生為宗旨，高效、準確地履行工作職責。3.實行崗位責任制，明確各崗位的職責和工作流程。4.倡導團結協作、敬業奉獻的工作精神，不斷提高工作水平。二、崗位職責（一）辦公室主任職責1.全面負責二級學院辦公室的管理工作，制定工作計劃和規章制度，并組織實施。2.協調辦公室與學院各部門之間的工作關系，確保各項工作的順利銜接。3.負責學院重要文件、報告的審核和簽發，組織起草學院工作計劃、總結、報告等重要文稿。4.安排和組織學院各類會議，做好會議記錄，傳達會議精神，并督促檢查會議決議的執行情況。5.負責學院對外聯絡工作，接待來訪客人，處理來信來電，維護學院良好形象。6.組織開展學院辦公室人員的思想政治教育和業務培訓，提高工作人員素質。7.負責辦公室經費的管理和使用，嚴格執行財務制度，合理安排各項開支。8.完成學院領導交辦的其他工作任務。（二）行政秘書職責1.協助辦公室主任做好辦公室的日常行政管理工作，負責文件的收發、登記、傳閱、歸檔和保管等工作。2.負責學院辦公用品、設備的采購、管理和維護，做好辦公用品的領用登記工作。3.協助組織學院各類會議，做好會議的準備工作，包括會議室的布置、會議資料的準備等，并負責會議期間的服務工作。4.負責學院印章的管理和使用，嚴格按照印章管理制度辦理蓋章手續。5.協助做好學院網站的信息更新和維護工作，及時發布學院的各類通知和新聞信息。6.完成辦公室主任交辦的其他臨時性工作任務。（三）教學秘書職責1.負責二級學院教學日常管理工作，包括教學計劃的制定與實施、課程安排、教材征訂、考試安排等。2.協助學院領導和系部做好專業建設、課程建設、教學改革等工作，收集整理相關資料，撰寫教學工作總結和報告。3.負責學生學籍管理工作，包括學生的入學注冊、學籍異動、畢業審核等，做好學生成績的管理和歸檔工作。4.組織開展教學檢查工作，及時發現和解決教學過程中存在的問題，定期向學院領導匯報教學情況。5.協助教師做好教學相關工作，如教學資料的整理、教學文件的歸檔等，為教師教學提供服務支持。6.完成辦公室主任交辦的其他教學管理相關工作任務。（四）科研秘書職責1.負責二級學院科研工作的日常管理，包括科研項目的申報、立項、中期檢查、結題驗收等工作。2.協助學院領導和教師做好科研團隊建設、科研平臺建設等工作，積極組織開展學術交流活動。3.負責科研經費的管理和監督，協助教師做好科研經費預算編制、經費報銷等工作，確保科研經費的合理使用。4.收集、整理和統計學院科研成果，做好科研成果的登記、申報和獎勵工作，及時發布科研信息。5.建立和完善學院科研檔案管理制度，做好科研文件、資料的歸檔和保管工作。6.完成辦公室主任交辦的其他科研管理相關工作任務。三、工作流程（一）文件管理流程1.收文辦公室行政秘書負責接收上級部門、校內各單位及其他外部單位發來的文件。文件收到后，先進行初步登記，包括文件名稱、文號、來文單位、日期等信息。對文件進行分類，根據文件內容確定主辦部門或承辦人，并及時將文件送相關人員傳閱。2.發文由相關部門或個人起草文件初稿，經部門負責人審核后，交辦公室主任審核簽發。辦公室行政秘書根據簽發后的文件進行編號、排版、打印，并加蓋學院印章。文件印發后，由行政秘書負責將文件發送給相關部門或個人，并做好發文登記。3.文件傳閱行政秘書按照確定的傳閱范圍，將文件依次送相關人員傳閱。傳閱人員在文件傳閱單上簽字，注明傳閱時間，如有意見或建議應及時反饋給行政秘書。傳閱完畢的文件由行政秘書及時收回，進行整理歸檔。4.文件歸檔行政秘書定期對文件進行整理歸檔，按照文件類別、年度、保管期限等進行分類存放。歸檔文件應齊全完整，字跡清晰，簽署完備，便于查閱和利用。（二）會議組織流程1.會議籌備辦公室主任根據學院工作安排和領導要求，確定會議主題、時間、地點、參會人員等。行政秘書負責會議的籌備工作，包括通知參會人員、準備會議資料、布置會議室等。根據會議內容，準備會議相關文件、報告、發言稿等資料，并提前發放給參會人員。2.會議召開會議開始前，行政秘書負責檢查會議準備情況，確保會議設備正常運行，會議資料齊全。會議期間，行政秘書做好會議記錄，包括會議討論內容、決議事項、發言要點等。負責會議的服務工作，如茶水供應、會議秩序維護等。3.會議紀要會議結束后，行政秘書及時整理會議記錄，撰寫會議紀要。會議紀要經辦公室主任審核后，發放給參會人員，并督促相關人員落實會議決議事項。4.會議文件歸檔將會議相關文件、資料、會議紀要等進行整理歸檔，以備查閱。（三）辦公用品管理流程1.需求申報各部門根據工作需要，定期填寫辦公用品需求申請表，注明所需辦公用品的名稱、規格、數量等信息。將申請表提交給辦公室行政秘書。2.采購審批行政秘書對各部門的需求申請表進行匯總整理，根據庫存情況進行初步審核。對于需要采購的辦公用品，填寫采購審批表，報辦公室主任審批。3.采購實施根據審批后的采購申請，行政秘書按照學校的采購規定和流程，選擇合適的供應商進行采購。采購過程中，要嚴格控制采購成本，確保所購辦公用品的質量。4.入庫管理辦公用品采購回來后，行政秘書負責組織驗收，核對辦公用品的名稱、規格、數量、質量等是否與采購申請一致。驗收合格后，辦理入庫手續，填寫入庫登記表，并將辦公用品存放在指定的倉庫。5.領用發放各部門人員根據工作需要，憑領用登記表到辦公室領取辦公用品。行政秘書在發放辦公用品時，要認真核對領用人員身份和領用數量，并做好領用登記。6.庫存盤點定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。對于庫存不足的辦公用品，及時申報采購；對于積壓的辦公用品，要分析原因，采取相應措施進行處理。（四）印章管理流程1.印章保管學院印章由辦公室主任指定專人負責保管，印章保管人員應妥善保管印章，確保印章安全。印章應存放在專用保險柜內，鑰匙由保管人員隨身攜帶，不得隨意放置。2.印章使用使用學院印章時，需填寫印章使用申請表，注明使用事由、用印文件名稱、用印份數等信息，并經相關領導審批。審批通過后，印章保管人員方可在規定的位置加蓋印章，并做好用印登記。嚴禁在空白紙張或文件上加蓋印章。3.印章歸還印章使用完畢后，使用人員應及時將印章歸還保管人員，并在印章使用登記表上簽字確認。保管人員要對歸還的印章進行檢查，確保印章完好無損。4.印章交接印章保管人員因工作變動等原因需要交接印章時，應辦理印章交接手續，填寫印章交接登記表。交接雙方要認真核對印章的數量、完好情況等，并簽字確認。同時，辦公室主任應在場監交。四、考勤與請假制度（一）考勤制度1.辦公室工作人員應嚴格遵守學校的作息時間，按時上下班，不得遲到、早退。2.實行簽到制度，每天上午上班后和下午下班前，工作人員應在簽到表上簽到。3.因工作需要外出時，應填寫外出登記表，注明外出時間、地點、事由等信息，并告知辦公室主任或其他相關人員。4.辦公室定期對工作人員的考勤情況進行檢查和統計，對于遲到、早退、曠工等行為，按照學校的相關規定進行處理。（二）請假制度1.工作人員請假應提前填寫請假申請表，注明請假事由、請假時間等信息。2.請假1天以內（含1天）的，由辦公室主任審批；請假1天以上的，經辦公室主任審核后，報學院領導審批。3.請假人員應在請假獲批后，將請假申請表交辦公室備案，并安排好工作交接。4.請假結束后，應及時到辦公室銷假。如因特殊情況需要延長假期的，應提前辦理續假手續。五、財務管理制度（一）經費預算1.辦公室根據年度工作計劃和工作任務，編制辦公室經費預算，包括辦公用品費、會議費、差旅費、設備購置及維護費等。2.經費預算應詳細列出各項費用的預算金額，并說明預算依據和用途。3.預算編制完成后，報學院領導審批，經批準后的預算作為辦公室經費支出的依據。（二）經費報銷1.辦公室工作人員應嚴格遵守學校的財務報銷制度，按照規定的報銷流程和審批權限進行報銷。2.報銷費用時，應提供真實、合法、有效的發票及相關報銷憑證，并在發票背面注明費用用途、經手人等信息。3.填寫報銷單時，應確保內容完整、準確，金額大小寫一致，并按照報銷單格式要求粘貼好報銷憑證。4.報銷單經部門負責人審核后，報辦公室主任審批；金額較大的報銷事項，還需報學院領導審批。5.審批通過后的報銷單交財務部門辦理報銷手續。（三）經費使用監督1.辦公室定期對經費使用情況進行檢查和分析，確保經費使用合理、合規，符合預算安排。2.對于違反財務制度的費用支出，不予報銷，并追究相關人員的責任。3.接受學校財務部門和審計部門的監督檢查，及時整改存在的問題。六、保密制度（一）保密范圍1.涉及學院教學、科研、管理等方面的機密文件、資料、數據等。2.學院尚未公開的重大決策、工作計劃、發展規劃等信息。3.師生的個人隱私信息，如學生成績、教師科研成果等。4.其他需要保密的事項。（二）保密措施1.加強對工作人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書。2.對機密文件、資料實行專人專管，嚴格限制接觸范圍，存放于保密文件柜中。3.涉及機密信息的計算機、存儲設備等應設置密碼保護，并定期更新。嚴禁在連接互聯網的計算機上存儲、處理機密信息。4.在對外交