公司證件掃描件管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司證件掃描件的管理，確保公司證件掃描件的安全、有效使用，防范因證件掃描件管理不善帶來的風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作中涉及公司證件掃描件的獲取、使用、存儲(chǔ)、保管、銷毀等相關(guān)活動(dòng)。3.定義本制度所稱公司證件掃描件，是指通過掃描設(shè)備將公司營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明、資質(zhì)證書、許可證等各類紙質(zhì)證件轉(zhuǎn)化為電子圖像文件。二、職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)公司各類證件原件的保管，并按照規(guī)定提供證件掃描件的掃描服務(wù)。定期對(duì)公司證件掃描件進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。對(duì)公司證件掃描件的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.使用部門根據(jù)工作需要，向行政部門提出獲取公司證件掃描件的申請(qǐng)，并明確使用目的、使用期限等。嚴(yán)格按照申請(qǐng)用途使用公司證件掃描件，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或挪作他用。使用完畢后，及時(shí)將公司證件掃描件歸還行政部門或按照規(guī)定進(jìn)行妥善保管。3.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)建立公司證件掃描件的電子存儲(chǔ)系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。協(xié)助行政部門對(duì)公司證件掃描件進(jìn)行備份管理，提供數(shù)據(jù)恢復(fù)等技術(shù)支持。對(duì)涉及公司證件掃描件的信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露。4.員工個(gè)人遵守公司證件掃描件管理制度，不得私自獲取、使用、傳播公司證件掃描件。在工作中需要使用公司證件掃描件時(shí)，按照規(guī)定流程申請(qǐng)和使用。三、證件掃描件的獲取1.申請(qǐng)流程使用部門如需獲取公司證件掃描件，應(yīng)填寫《公司證件掃描件申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明申請(qǐng)日期、申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、證件名稱、使用目的、預(yù)計(jì)使用期限等信息。將申請(qǐng)表提交至行政部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后，由行政部門安排專人進(jìn)行證件掃描。2.掃描要求掃描設(shè)備應(yīng)具備清晰、準(zhǔn)確的掃描功能，確保掃描件圖像清晰、完整，能夠準(zhǔn)確反映證件原件內(nèi)容。掃描件格式應(yīng)為常見的圖像格式，如PDF、JPEG等，分辨率應(yīng)不低于300dpi。對(duì)于多頁證件，應(yīng)進(jìn)行連續(xù)掃描，并確保頁面順序正確。3.審核與發(fā)放行政部門完成掃描后，應(yīng)對(duì)掃描件進(jìn)行審核，確保掃描件與證件原件一致。審核通過的掃描件，行政部門應(yīng)按照申請(qǐng)表中注明的使用部門和申請(qǐng)人進(jìn)行發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括發(fā)放日期、發(fā)放部門、申請(qǐng)人、證件名稱、掃描件編號(hào)等信息。四、證件掃描件的使用1.使用范圍公司證件掃描件僅用于公司內(nèi)部辦公、業(yè)務(wù)往來、對(duì)外報(bào)送資料等合法合規(guī)的工作用途，不得用于任何違法違規(guī)或個(gè)人目的。2.使用期限使用部門應(yīng)按照申請(qǐng)表中注明的預(yù)計(jì)使用期限使用公司證件掃描件，如需延長使用期限，應(yīng)提前向行政部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可繼續(xù)使用。3.使用規(guī)范使用公司證件掃描件時(shí)，應(yīng)確保其完整性和準(zhǔn)確性，不得對(duì)掃描件進(jìn)行任何形式的篡改、偽造或刪除。如需在掃描件上加蓋公司印章或簽字，應(yīng)按照公司印章管理制度和簽字審批流程進(jìn)行操作，并確保印章和簽字的真實(shí)性、合法性。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將公司證件掃描件歸還行政部門或按照規(guī)定進(jìn)行妥善保管，不得隨意丟棄或泄露給無關(guān)人員。五、證件掃描件的存儲(chǔ)1.存儲(chǔ)方式公司證件掃描件應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的電子存儲(chǔ)系統(tǒng)中，存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復(fù)等功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.存儲(chǔ)位置行政部門應(yīng)根據(jù)證件類型和使用頻率，對(duì)公司證件掃描件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄，以便于查詢和管理。3.備份管理信息技術(shù)部門應(yīng)定期對(duì)公司證件掃描件進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理介質(zhì)上，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。備份周期應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)重要性和變化頻率確定，一般不少于每周一次。六、證件掃描件的保管1.保管責(zé)任行政部門負(fù)責(zé)公司證件掃描件的日常保管工作，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并明確其保管職責(zé)。2.保管要求保管人員應(yīng)妥善保管公司證件掃描件存儲(chǔ)設(shè)備，防止設(shè)備丟失、損壞或被盜。對(duì)存儲(chǔ)公司證件掃描件的電子存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。定期對(duì)公司證件掃描件進(jìn)行檢查和清理，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.保密措施保管人員應(yīng)對(duì)公司證件掃描件的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露。在工作中需要使用公司證件掃描件時(shí)，應(yīng)在規(guī)定的場(chǎng)所進(jìn)行操作，防止掃描件被他人窺視或竊取。七、證件掃描件的銷毀1.銷毀條件公司證件掃描件在滿足以下條件時(shí)，應(yīng)進(jìn)行銷毀：證件原件已失效或不再使用，且掃描件已無保留價(jià)值。因工作需要獲取的臨時(shí)使用的掃描件，在使用期限屆滿后不再需要。按照法律法規(guī)或公司規(guī)定需要銷毀的其他情況。2.銷毀流程使用部門或行政部門提出證件掃描件銷毀申請(qǐng)，填寫《公司證件掃描件銷毀申請(qǐng)表》，注明申請(qǐng)日期、申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、證件名稱、掃描件編號(hào)、銷毀原因等信息。將申請(qǐng)表提交至行政部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后，由行政部門會(huì)同信息技術(shù)部門制定銷毀方案。銷毀方案應(yīng)包括銷毀方式、銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、參與人員等內(nèi)容。根據(jù)銷毀方案，由行政部門安排專人對(duì)公司證件掃描件進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用物理銷毀（如粉碎、焚燒等）或電子銷毀（如數(shù)據(jù)擦除、格式化等），確保掃描件數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀方式、銷毀人員、監(jiān)督人員等信息。記錄應(yīng)保存至少[X]年。3.監(jiān)督檢查行政部門應(yīng)定期對(duì)公司證件掃描件的銷毀情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保銷毀工作按照規(guī)定流程進(jìn)行，銷毀徹底，無遺漏。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)公司證件掃描件管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，檢查證件掃描件的獲取、使用、存儲(chǔ)、保管、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.日常檢查行政部門應(yīng)定期對(duì)公司證件掃描件的管理情況進(jìn)行日常檢查，檢查內(nèi)容包括掃描件的存儲(chǔ)情況、使用記錄、保管措施等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)督促相關(guān)部門或人員進(jìn)行整改。3.違規(guī)處理對(duì)于違反本制度