辦公設備及用品管理制度一、總則1.目的為了加強公司辦公設備及用品的管理，規范辦公設備及用品的采購、使用、維護、報廢等流程，提高辦公設備及用品的使用效率，降低公司運營成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構所有辦公設備及用品的管理。3.管理原則統一管理原則：公司辦公設備及用品由行政部門統一采購、調配和管理。合理配置原則：根據工作需要，合理配置辦公設備及用品，避免浪費。節約使用原則：倡導節約使用辦公設備及用品，降低消耗，延長使用壽命。責任到人原則：辦公設備及用品的使用人對其使用的設備及用品負有保管和維護責任。二、辦公設備管理1.辦公設備的分類電腦設備：包括臺式電腦、筆記本電腦、服務器等。辦公電器設備：如打印機、復印機、傳真機、掃描儀、投影儀、碎紙機等。通訊設備：固定電話、移動電話等。辦公家具：辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發等。其他設備：如空調、飲水機、保險柜等。2.辦公設備的采購需求申請：各部門根據工作需要，填寫《辦公設備采購申請表》，詳細注明設備名稱、規格型號、數量、用途等信息，并提交部門負責人審核。審核審批：部門負責人審核通過后，將申請表提交至行政部門。行政部門對申請進行綜合評估，審核設備采購的必要性和合理性，并根據公司預算情況提出意見，報公司領導審批。采購執行：經公司領導審批同意后，行政部門按照公司采購流程進行采購。采購過程中應遵循公開、公平、公正的原則，選擇質量可靠、價格合理的供應商。驗收交付：辦公設備到貨后，行政部門組織相關人員進行驗收。驗收內容包括設備的數量、規格型號、外觀、性能等。驗收合格后，辦理入庫手續，并將設備交付使用部門。3.辦公設備的配置標準公司根據不同崗位和工作需求，制定辦公設備的配置標準。具體標準如下：管理人員：每人配備一臺臺式電腦、一臺筆記本電腦、一臺打印機、一部固定電話。普通員工：根據工作需要，合理配備臺式電腦或筆記本電腦、打印機等設備。特殊崗位：如財務、審計等部門，根據工作要求配備專用辦公設備。辦公家具的配置標準根據辦公空間和人員數量進行合理配置。4.辦公設備的使用與維護使用培訓：行政部門負責組織辦公設備的使用培訓，確保使用人員熟悉設備的操作方法和注意事項。使用人員應嚴格按照操作規程使用設備，不得擅自更改設備設置。日常維護：辦公設備的使用人員負責設備的日常清潔、保養和簡單故障排除。定期對設備進行檢查，發現問題及時報告行政部門。行政部門應建立辦公設備維護檔案，記錄設備的維護情況。維修管理：對于辦公設備出現的故障，使用人員應及時填寫《辦公設備維修申請表》，提交行政部門。行政部門根據故障情況，聯系專業維修人員進行維修。維修費用在規定額度內的，由行政部門直接審批；超出規定額度的，報公司領導審批。設備借用：因工作需要借用辦公設備的，需填寫《辦公設備借用申請表》，經部門負責人和行政部門批準后，方可借用。借用期限一般不得超過[X]個工作日，借用期間使用人應妥善保管設備，如有損壞或丟失，照價賠償。5.辦公設備的盤點與清查定期盤點：行政部門每年定期對辦公設備進行盤點，確保賬實相符。盤點內容包括設備名稱、規格型號、數量、使用部門、使用狀態等。不定期清查：根據工作需要，行政部門可隨時對辦公設備進行清查，檢查設備的使用情況和維護狀況。盤點報告：盤點結束后，行政部門應編制《辦公設備盤點報告》，對盤點結果進行總結分析。如發現賬實不符，應查明原因，及時調整賬務，并追究相關責任人的責任。6.辦公設備的報廢報廢條件：辦公設備符合下列條件之一的，可申請報廢：已超過使用年限，且無法正常使用的。因技術進步或其他原因，已被淘汰的。損壞嚴重，無法修復或修復成本過高的。其他符合報廢條件的情況。報廢申請：使用部門填寫《辦公設備報廢申請表》，詳細說明設備報廢原因、使用年限、資產原值等信息，并提交行政部門。鑒定審批：行政部門組織相關人員對申請報廢的設備進行鑒定，確認是否符合報廢條件。鑒定通過后，報公司領導審批。報廢處理：經公司領導批準后，行政部門負責對報廢設備進行處理。報廢設備可采取變賣、捐贈、報廢等方式進行處理，處理收入應及時上繳公司財務。三、辦公用品管理1.辦公用品的分類文具類：如筆、紙、筆記本、文件夾、訂書機、膠水等。辦公耗材類：如打印機墨盒、硒鼓、復印紙、傳真紙等。辦公生活用品類：如紙巾、洗手液、茶葉、一次性水杯等。其他用品類：如計算器、電池、U盤、移動硬盤等。2.辦公用品的采購需求計劃：各部門每月末根據下月工作需要，填寫《辦公用品需求計劃表》，提交行政部門。行政部門匯總各部門需求計劃，結合庫存情況，制定辦公用品采購計劃。采購審批：辦公用品采購計劃經行政部門負責人審核后，報公司領導審批。審批通過后，行政部門按照公司采購流程進行采購。采購方式：辦公用品采購可采取集中采購、分散采購或網上采購等方式。對于常用的、標準化的辦公用品，可進行集中采購；對于特殊規格或緊急需求的辦公用品，可采取分散采購或網上采購。驗收入庫：辦公用品到貨后，行政部門組織相關人員進行驗收。驗收內容包括用品的數量、規格、質量等。驗收合格后，辦理入庫手續，并按照規定的存儲方式進行保管。3.辦公用品的發放領用標準：公司根據不同崗位和工作需求，制定辦公用品的領用標準。具體標準如下：管理人員：每月發放[X]支筆、[X]本筆記本、[X]個文件夾等。普通員工：每月發放[X]支筆、[X]本筆記本、[X]個文件夾等。特殊崗位：如財務、審計等部門，根據工作要求發放專用辦公用品。領用流程：使用人員填寫《辦公用品領用申請表》，經部門負責人審批后，到行政部門領取辦公用品。行政部門應建立辦公用品發放臺賬，記錄領用時間、領用人員、用品名稱、數量等信息。4.辦公用品的使用與節約使用規范：辦公用品使用人員應嚴格按照使用規范使用辦公用品，不得浪費。如發現辦公用品有損壞或質量問題，應及時更換。節約措施：公司倡導節約使用辦公用品，采取以下節約措施：推行無紙化辦公，盡量減少紙張的使用。雙面打印、復印文件，降低紙張消耗。合理使用辦公耗材，如及時更換墨盒、硒鼓等，避免浪費。妥善保管辦公用品，延長使用壽命。5.辦公用品的盤點與清查定期盤點：行政部門每季度對辦公用品進行盤點，確保賬實相符。盤點內容包括用品名稱、規格、數量、庫存地點等。不定期清查：根據工作需要，行政部門可隨時對辦公用品進行清查，檢查用品的使用情況和庫存狀況。盤點報告：盤點結束后，行政部門應編制《辦公用品盤點報告》，對盤點結果進行總結分析。如發現賬實不符，應查明原因，及時調整賬務，并追究相關責任人的責任。四、費用管理1.辦公設備及用品采購費用辦公設備及用品采購費用應嚴格按照公司預算執行。采購過程中應遵循成本效益原則，選擇性價比高的產品。對于辦公設備及用品采購費用的報銷，應按照公司財務制度的規定，提供合法有效的發票和相關審批文件。2.辦公設備維護費用辦公設備維護費用包括設備維修、保養、更換零部件等費用。維護費用應根據設備的實際使用情況和維護需求進行合理安排。辦公設備維護費用的報銷，應提供維修發票、維修清單等相關證明材料，并經行政部門負責人和公司領導審批。3.辦公用品費用辦公用品費用應根據公司制定的領用標準和實際使用情況進行控制。行政部門應定期對辦公用品費用進行統計分析，及時發現和解決費用超支問題。辦公用品費用的報銷，應提供發票、領用清單等相關證明材料，并經部門負責人審批。五、責任追究1.對于違反本制度規定，擅自采購、使用、處置辦