公司董事會(huì)會(huì)議管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司董事會(huì)會(huì)議的組織和運(yùn)作，提高董事會(huì)決策的科學(xué)性和效率，確保公司的健康穩(wěn)定發(fā)展，依據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》及其他相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司董事會(huì)會(huì)議的組織、召開(kāi)、記錄、決議執(zhí)行等相關(guān)事宜。（三）基本原則1.合法性原則：董事會(huì)會(huì)議的召開(kāi)和決策應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及公司章程的規(guī)定。2.民主集中制原則：充分發(fā)揚(yáng)民主，廣泛聽(tīng)取各方面意見(jiàn)，在民主的基礎(chǔ)上實(shí)行集中決策。3.高效性原則：確保會(huì)議高效進(jìn)行，及時(shí)解決公司重大問(wèn)題，提高決策效率。4.保密性原則：對(duì)會(huì)議討論的內(nèi)容和涉及的商業(yè)秘密等嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、董事會(huì)會(huì)議的分類（一）定期會(huì)議1.會(huì)議頻率：董事會(huì)定期會(huì)議每年至少召開(kāi)[X]次，具體時(shí)間由董事長(zhǎng)根據(jù)公司實(shí)際情況確定。2.會(huì)議通知：會(huì)議召開(kāi)前[X]日，由董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)將會(huì)議通知送達(dá)各位董事和監(jiān)事。通知應(yīng)包括會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、議程、議題等內(nèi)容。（二）臨時(shí)會(huì)議1.召開(kāi)情形：有下列情形之一的，董事長(zhǎng)應(yīng)在[X]日內(nèi)召集和主持臨時(shí)董事會(huì)會(huì)議：代表十分之一以上表決權(quán)的股東提議時(shí)；三分之一以上董事聯(lián)名提議時(shí)；監(jiān)事會(huì)提議時(shí)；董事長(zhǎng)認(rèn)為必要時(shí)。2.會(huì)議通知：董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)在接到召集臨時(shí)董事會(huì)會(huì)議的提議后[X]日內(nèi)，將會(huì)議通知送達(dá)各位董事和監(jiān)事。通知內(nèi)容同定期會(huì)議通知。三、會(huì)議的召集與主持（一）召集人董事會(huì)會(huì)議由董事長(zhǎng)召集和主持；董事長(zhǎng)不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的，由半數(shù)以上董事共同推舉一名董事召集和主持。（二）主持流程1.會(huì)前準(zhǔn)備：召集人應(yīng)提前做好會(huì)議的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，包括確定會(huì)議議程、收集議題資料、安排會(huì)議場(chǎng)地等。2.開(kāi)場(chǎng)致辭：會(huì)議開(kāi)始時(shí)，召集人應(yīng)簡(jiǎn)要介紹會(huì)議的目的、議程安排和出席人員等情況。3.引導(dǎo)討論：在會(huì)議討論過(guò)程中，召集人應(yīng)引導(dǎo)董事們圍繞議題進(jìn)行充分討論，確保每位董事都有機(jī)會(huì)發(fā)表意見(jiàn)。4.總結(jié)決策：會(huì)議結(jié)束前，召集人應(yīng)總結(jié)會(huì)議討論情況，根據(jù)多數(shù)董事的意見(jiàn)形成決議，并宣布會(huì)議結(jié)束。四、會(huì)議出席人員（一）董事全體董事為董事會(huì)會(huì)議的當(dāng)然出席人員。董事應(yīng)親自出席董事會(huì)會(huì)議，因故不能出席的，可以書(shū)面委托其他董事代為出席。委托書(shū)中應(yīng)載明代理人的姓名、代理事項(xiàng)、授權(quán)范圍和有效期限，并由委托人簽名或蓋章。代為出席會(huì)議的董事應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)行使董事的權(quán)利。董事未出席董事會(huì)會(huì)議，亦未委托代表出席的，視為放棄在該次會(huì)議上的投票權(quán)。（二）監(jiān)事監(jiān)事會(huì)成員可以列席董事會(huì)會(huì)議，對(duì)會(huì)議議題和決策事項(xiàng)發(fā)表意見(jiàn)，但不享有表決權(quán)。（三）高級(jí)管理人員根據(jù)會(huì)議議題需要，公司高級(jí)管理人員可以列席董事會(huì)會(huì)議，向董事會(huì)匯報(bào)工作進(jìn)展情況，回答董事們的提問(wèn)，但不參與董事會(huì)決策的表決。五、會(huì)議議程與議題（一）議程制定1.定期會(huì)議議程：由董事會(huì)秘書(shū)根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)管理情況和董事長(zhǎng)的意見(jiàn)，在每次定期會(huì)議召開(kāi)前[X]日擬定會(huì)議議程草案，報(bào)董事長(zhǎng)審核確定。2.臨時(shí)會(huì)議議程：由提議召開(kāi)臨時(shí)會(huì)議的主體提出會(huì)議議題，董事會(huì)秘書(shū)匯總后，根據(jù)議題的重要性和緊急程度，擬定臨時(shí)會(huì)議議程草案，報(bào)董事長(zhǎng)審核確定。（二）議題確定1.來(lái)源：會(huì)議議題可以由董事、高級(jí)管理人員、監(jiān)事會(huì)或其他相關(guān)部門(mén)提出。提出議題時(shí)應(yīng)說(shuō)明議題的背景、目的、主要內(nèi)容和建議解決方案等。2.審核：董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)對(duì)收到的議題進(jìn)行初步審核，對(duì)于不符合要求或與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的議題予以退回。審核通過(guò)的議題提交董事長(zhǎng)審定，確定是否列入會(huì)議議程。（三）議程通知會(huì)議議程確定后，董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)在會(huì)議通知中明確列出各項(xiàng)議題，確保各位參會(huì)人員提前了解會(huì)議討論的內(nèi)容，做好充分準(zhǔn)備。六、會(huì)議準(zhǔn)備（一）資料準(zhǔn)備1.資料收集：董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)根據(jù)會(huì)議議程和議題，提前收集相關(guān)資料，包括公司經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)報(bào)表、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、法律法規(guī)文件等，并整理成冊(cè)，在會(huì)議召開(kāi)前[X]日分發(fā)給各位董事。2.資料審核：董事在收到資料后，如有疑問(wèn)或需要補(bǔ)充資料的，應(yīng)及時(shí)與董事會(huì)秘書(shū)溝通。董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)對(duì)收集的資料進(jìn)行審核，確保資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。（二）會(huì)議通知1.通知方式：會(huì)議通知應(yīng)以書(shū)面形式（包括電子郵件、傳真、掛號(hào)信等）送達(dá)各位董事和監(jiān)事。通知應(yīng)注明會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、議程、議題、參會(huì)人員要求等內(nèi)容。2.通知時(shí)間：定期會(huì)議通知應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前[X]日送達(dá)；臨時(shí)會(huì)議通知應(yīng)在接到提議后[X]日內(nèi)送達(dá)，但緊急情況下可以通過(guò)電話等方式先通知，隨后及時(shí)補(bǔ)發(fā)書(shū)面通知。（三）會(huì)議場(chǎng)地安排根據(jù)會(huì)議規(guī)模和要求，選擇合適的會(huì)議場(chǎng)地。確保會(huì)議場(chǎng)地具備良好的通風(fēng)、照明、音響等設(shè)施，能夠滿足會(huì)議的正常進(jìn)行。同時(shí)，要安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)地的布置和設(shè)備調(diào)試，保證會(huì)議環(huán)境整潔、舒適。七、會(huì)議召開(kāi)（一）簽到與入場(chǎng)1.簽到時(shí)間：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前[X]分鐘到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地簽到入場(chǎng)。2.簽到方式：采用紙質(zhì)簽到或電子簽到等方式，記錄參會(huì)人員的姓名、職務(wù)、簽到時(shí)間等信息。（二）會(huì)議開(kāi)場(chǎng)1.主持人開(kāi)場(chǎng)：會(huì)議主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，介紹出席會(huì)議的人員、缺席人員及請(qǐng)假情況，說(shuō)明會(huì)議的目的、議程安排和注意事項(xiàng)等。2.確認(rèn)會(huì)議有效性：主持人應(yīng)確認(rèn)出席會(huì)議的董事人數(shù)是否符合公司章程規(guī)定，達(dá)到法定人數(shù)后會(huì)議方可正式進(jìn)行。（三）會(huì)議討論1.議題匯報(bào)：按照會(huì)議議程順序，由相關(guān)負(fù)責(zé)人或部門(mén)對(duì)議題進(jìn)行匯報(bào)，介紹議題的背景、現(xiàn)狀、存在的問(wèn)題及建議解決方案等內(nèi)容。匯報(bào)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、重點(diǎn)突出，時(shí)間控制在[X]分鐘以內(nèi)。2.董事發(fā)言：董事們圍繞議題進(jìn)行充分討論，發(fā)表自己的意見(jiàn)和看法。發(fā)言應(yīng)緊扣議題，觀點(diǎn)明確，論據(jù)充分。每位董事發(fā)言時(shí)間一般不超過(guò)[X]分鐘，如有特殊情況需要延長(zhǎng)發(fā)言時(shí)間的，應(yīng)經(jīng)主持人同意。3.互動(dòng)交流：董事之間可以就議題進(jìn)行互動(dòng)交流，相互提問(wèn)、答疑、發(fā)表不同意見(jiàn)等。主持人應(yīng)引導(dǎo)討論有序進(jìn)行，避免出現(xiàn)混亂或偏離議題的情況。（四）會(huì)議表決1.表決方式：董事會(huì)會(huì)議的表決方式為記名投票表決或舉手表決。具體表決方式由主持人根據(jù)議題的性質(zhì)和實(shí)際情況確定。2.表決程序：主持人宣布議題的表決內(nèi)容后，各位董事進(jìn)行表決。表決時(shí)，董事應(yīng)表明自己的贊成、反對(duì)或棄權(quán)意見(jiàn)，并在表決票上簽字。表決票由專人負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計(jì)和匯總。3.表決結(jié)果統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)表決結(jié)果時(shí)，應(yīng)確保統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性和公正性。表決結(jié)果應(yīng)當(dāng)場(chǎng)宣布，贊成票超過(guò)應(yīng)到董事人數(shù)的半數(shù)為通過(guò)決議；當(dāng)贊成票和反對(duì)票相等時(shí)，由董事長(zhǎng)決定是否再次表決或采取其他方式處理。八、會(huì)議記錄（一）記錄人員董事會(huì)會(huì)議由董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)記錄。董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)指定專人協(xié)助記錄，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。（二）記錄內(nèi)容會(huì)議記錄應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.會(huì)議基本信息：會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、主持人、記錄人、出席人員、缺席人員及請(qǐng)假情況等。2.會(huì)議議程：各項(xiàng)議題的順序及內(nèi)容。3.會(huì)議討論內(nèi)容：董事們的發(fā)言要點(diǎn)、討論過(guò)程及主要觀點(diǎn)。4.會(huì)議表決情況：表決方式、表決結(jié)果（贊成、反對(duì)、棄權(quán)的董事姓名及票數(shù)）。5.會(huì)議決議：會(huì)議形成的決議內(nèi)容。（三）記錄要求1.準(zhǔn)確性：記錄人員應(yīng)如實(shí)記錄會(huì)議內(nèi)容，確保記錄的信息準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)于董事們的發(fā)言，應(yīng)盡量記錄原話，如有遺漏或不準(zhǔn)確的地方，應(yīng)及時(shí)與發(fā)言董事核對(duì)。2.完整性：記錄內(nèi)容應(yīng)涵蓋會(huì)議的全過(guò)程，包括會(huì)議開(kāi)場(chǎng)、議題匯報(bào)、討論發(fā)言、表決情況及決議形成等各個(gè)環(huán)節(jié)，不得遺漏重要信息。3.及時(shí)性：會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理完成，并經(jīng)董事會(huì)秘書(shū)審核簽字確認(rèn)。審核后的會(huì)議記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。九、會(huì)議決議（一）決議形成董事會(huì)會(huì)議形成的決議，必須經(jīng)全體董事的過(guò)半數(shù)通過(guò)。決議內(nèi)容應(yīng)明確、具體，具有可操作性。對(duì)于重大事項(xiàng)的決議，應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明決議的依據(jù)、背景和實(shí)施計(jì)劃等。（二）決議公告董事會(huì)會(huì)議決議通過(guò)后，公司應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和證券交易所的規(guī)定，及時(shí)對(duì)外發(fā)布決議公告。公告內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、決議事項(xiàng)及表決結(jié)果等信息。（三）決議執(zhí)行1.責(zé)任明確：董事會(huì)決議形成后，由董事長(zhǎng)負(fù)責(zé)組織實(shí)施，并明確相關(guān)部門(mén)或人員的執(zhí)行責(zé)任。執(zhí)行責(zé)任應(yīng)落實(shí)到具體的崗位和個(gè)人，確保決議能夠得到有效執(zhí)行。2.執(zhí)行跟蹤：相關(guān)部門(mén)或人員應(yīng)按照決議要求制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，并定期向董事長(zhǎng)匯報(bào)執(zhí)行進(jìn)展情況。董事長(zhǎng)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)決議執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施加以解決。3.反饋與調(diào)整：在決議執(zhí)行過(guò)程中，如遇到實(shí)際情況與決議內(nèi)容不符或出現(xiàn)其他需要調(diào)整的情況，相關(guān)部門(mén)或人員應(yīng)及時(shí)向董事長(zhǎng)報(bào)告。董事長(zhǎng)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，組織召開(kāi)董事會(huì)會(huì)議或其他相關(guān)會(huì)議，對(duì)決議進(jìn)行調(diào)整或補(bǔ)充，確保決議的執(zhí)行符合公司的利益和發(fā)展需要。十、會(huì)議保密（一）保密范圍董事會(huì)會(huì)議涉及的公司商業(yè)秘密、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、戰(zhàn)略規(guī)劃、人事任免等信息均屬于保密范圍。參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無(wú)關(guān)人員泄露會(huì)議內(nèi)容。（二）保密措施1.資料管理：會(huì)議資料應(yīng)妥善保管，會(huì)議結(jié)束后，由董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)收回并整理歸檔。對(duì)于涉及保密內(nèi)容的資料，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和銷毀，防止資料丟失或泄露。2.參會(huì)人員要求：參會(huì)人員在會(huì)議期間應(yīng)關(guān)閉手機(jī)等通訊工具，不得在會(huì)議室內(nèi)使用電子設(shè)備進(jìn)行與會(huì)議無(wú)關(guān)的操作。如需使用電子設(shè)備記錄會(huì)議內(nèi)容，應(yīng)事先經(jīng)主持人同意，并確保記錄內(nèi)容的保密性。3.討論保密：董事們?cè)跁?huì)議討論過(guò)程中，應(yīng)注意語(yǔ)言表達(dá)，避免泄露敏感信息。對(duì)于不宜公開(kāi)討論的內(nèi)容，應(yīng)在保密的前提下進(jìn)行交流。（三）違規(guī)處理對(duì)于違反會(huì)議保密規(guī)定，泄露會(huì)議