公司行政部證照管理制度一、總則（一）目的為加強公司證照管理，規范證照的申請、審批、保管、使用、年檢、變更、注銷等流程，保障公司證照的安全與正常使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政部負責保管和使用的各類證照，包括但不限于營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、資質證書、許可證、榮譽證書等。（三）職責分工1.行政部負責公司證照的統一管理，建立證照管理臺賬，記錄證照的基本信息、領取時間、有效期、年檢情況等。按照規定的流程辦理證照的申請、審批、領取、保管、使用、年檢、變更、注銷等事項。定期對證照進行盤點，確保證照的安全與完整。協助其他部門辦理與證照相關的業務。2.相關部門負責提供辦理證照所需的資料和信息，并對資料的真實性、完整性負責。按照規定的流程使用證照，并在使用后及時歸還行政部。配合行政部做好證照的年檢、變更、注銷等工作。二、證照的申請與審批（一）申請1.各部門因工作需要申請辦理證照時，應填寫《證照申請表》，詳細說明申請證照的名稱、用途、所需資料等信息，并提交相關部門負責人審核。2.申請資料應包括但不限于：營業執照副本復印件、法定代表人身份證明、授權委托書、申請書、相關證明材料等。（二）審批1.《證照申請表》經部門負責人審核簽字后，報行政部審核。2.行政部對申請資料的真實性、完整性進行審核，審核通過后報公司領導審批。3.公司領導根據實際情況進行審批，審批通過后由行政部負責辦理證照申請手續。三、證照的領取與保管（一）領取1.行政部負責證照的領取工作，領取時應仔細核對證照的名稱、號碼、有效期等信息，確保證照的準確性。2.領取證照后，行政部應及時在證照管理臺賬上登記領取時間、有效期等信息，并將證照妥善保管。（二）保管1.行政部應設立專門的證照保管柜，將證照分類存放，確保證照的安全與完整。2.證照保管柜應配備必要的安全設施，如門鎖、密碼鎖、監控設備等，防止證照被盜、丟失或損壞。3.行政部應定期對證照進行盤點，確保賬實相符。如發現證照丟失或損壞，應及時報告公司領導，并采取相應的措施進行處理。四、證照的使用（一）使用范圍1.公司內部因工作需要使用證照時，應填寫《證照使用申請表》，詳細說明使用證照的名稱、用途、使用期限等信息，并提交相關部門負責人審核。2.證照的使用范圍包括但不限于：對外簽訂合同、辦理業務、參加會議、招投標等。（二）審批1.《證照使用申請表》經部門負責人審核簽字后，報行政部審核。2.行政部對申請資料的真實性、完整性進行審核，審核通過后報公司領導審批。3.公司領導根據實際情況進行審批，審批通過后由行政部負責提供證照，并做好使用登記。（三）使用登記1.行政部應建立證照使用登記臺賬，記錄證照的使用時間、用途、使用人、歸還時間等信息。2.使用人在使用證照后，應及時歸還行政部，并在登記臺賬上簽字確認。3.行政部應定期對證照使用登記臺賬進行核對，確保賬實相符。（四）使用要求1.使用人應妥善保管證照，不得轉借、出租、抵押或擅自涂改證照。2.使用人在使用證照過程中，如發現證照有損壞或丟失，應及時報告行政部，并采取相應的措施進行處理。3.使用人在使用證照后，應及時將證照歸還行政部，不得擅自留存。五、證照的年檢、變更與注銷（一）年檢1.行政部應定期關注證照的年檢信息，提前做好年檢準備工作。2.各部門應按照行政部的要求，及時提供年檢所需的資料和信息。3.行政部負責辦理證照的年檢手續，確保證照在有效期內使用。（二）變更1.當公司的名稱、法定代表人、經營范圍、地址等信息發生變更時，行政部應及時辦理證照的變更手續。2.變更手續辦理前，行政部應按照規定的流程進行申請、審批，并準備好相關的變更資料。3.行政部負責辦理證照的變更手續，確保變更后的證照信息準確無誤。（三）注銷1.當公司不再需要使用某類證照時，行政部應及時辦理證照的注銷手續。2.注銷手續辦理前，行政部應按照規定的流程進行申請、審批，并準備好相關的注銷資料。3.行政部負責辦理證照的注銷手續，確保注銷后的證照不再被使用。六、證照的遺失與補辦（一）遺失1.如發現證照遺失，使用人應立即報告行政部，并提供相關的證明材料。2.行政部應及時向相關部門掛失，并按照規定的流程辦理補辦手續。（二）補辦1.行政部負責收集補辦證照所需的資料和信息，并填寫《證照補辦申請表》。2.《證照補辦申請表》經公司領導審批后，由行政部負責辦理補辦手續。3.補辦證照所需的費用由公司承擔。七、證照的保密管理（一）保密責任1.公司所有員工都有保守公司證照秘密的義務，不得向任何無關人員泄露證照的相關信息。2.行政部負責對證照的保密工作進行監督和管理，確保證照信息的安全。（二）保密措施1.行政部應將證照存放在安全保密的場所，限制無關人員的接觸。2.在使用證照過程中，應采取必要的保密措施，如加密存儲、專人傳遞等。3.如因工作需要對外提供證照信息，應按照規定的流程進行審批，并簽訂保密協議。八、監督與檢查（一）監督1.公司領導負責對證照管理制度的執行情況進行監督。2.行政部負責對各部門證照使用情況進行定期檢查。（二）檢查內容1.證照的申請、審批、領取、保管、使用、年檢、變更、注銷等流程是否符合規定。2.證照的使用登記臺賬是否真實、完整。3.證照的保管是否安全、妥善。（三）問題處理1.如發現證照管理制度執行過程中