智能印章使用管理制度一、總則（一）目的為了加強公司智能印章的管理，規范智能印章的使用流程，確保公司印章使用的安全、準確、規范，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、各分支機構以及所有涉及使用公司智能印章的人員。（三）基本原則1.依法合規原則：嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定，確保智能印章使用合法合規。2.安全保密原則：采取有效措施保障智能印章的安全，防止印章被盜用、濫用、遺失等情況發生，對印章使用信息嚴格保密。3.審批授權原則：使用智能印章必須經過嚴格的審批流程，明確授權范圍和責任。4.痕跡管理原則：所有智能印章使用記錄均應詳細留存，以便追溯和查詢。二、智能印章管理職責分工（一）印章管理部門公司設立專門的印章管理部門，負責智能印章的日常維護、保管、使用監督等工作。具體職責如下：1.制定智能印章管理制度和操作流程，并根據實際情況進行修訂和完善。2.負責智能印章設備的選型、采購、安裝、調試及維護，確保設備正常運行。3.對智能印章使用人員進行培訓，使其熟悉印章使用流程和相關規定。4.審核智能印章使用申請，對不符合規定的申請予以駁回，并說明理由。5.監控智能印章的使用情況，及時發現和處理異常情況。6.定期對智能印章使用記錄進行整理和歸檔，保存相關資料。（二）印章使用部門各部門負責本部門智能印章使用申請的發起、審批，并指定專人負責印章的實際使用操作。具體職責如下：1.根據工作需要，準確填寫智能印章使用申請表，明確使用印章的事項、用途、文件名稱、份數等信息，并按照審批流程提交申請。2.對本部門智能印章使用人員進行管理和監督，確保其按照規定操作。3.配合印章管理部門做好智能印章的日常維護和安全管理工作。（三）審批人員各級審批人員按照授權范圍對智能印章使用申請進行審批，確保申請事項合法合規、真實有效。審批人員應在規定時間內完成審批，不得推諉、拖延。如對申請事項有疑問，應及時與申請部門溝通核實。（四）系統管理員負責智能印章管理系統的日常維護和管理，包括用戶信息維護、權限設置、數據備份等工作。確保系統安全穩定運行，及時處理系統故障和異常情況。三、智能印章的配置與保管（一）智能印章的配置根據公司業務需求，合理配置智能印章的種類和數量。智能印章應具備可靠的防偽、防篡改、記錄使用情況等功能。印章管理部門應建立智能印章臺賬，詳細記錄印章的型號、編號、啟用時間、保管人等信息。（二）智能印章的保管1.智能印章應存放在專門的保管區域，該區域應具備防盜、防火、防潮、防蟲等安全條件。2.保管智能印章的人員必須經過嚴格的選拔和培訓，具備高度的責任心和安全保密意識。保管人員應妥善保管智能印章設備及密鑰，不得將密鑰交予他人使用。3.智能印章設備應定期進行檢查和維護，確保設備性能良好。如發現設備故障或異常情況，應及時報告印章管理部門并安排維修。4.非工作時間或節假日，智能印章原則上應封存保管。如有特殊情況需要使用，必須經過公司高層領導批準，并按照規定的流程進行操作。四、智能印章使用流程（一）使用申請1.使用部門如需使用智能印章，應填寫《智能印章使用申請表》，詳細注明使用印章的事項、用途、文件名稱、份數等信息，并附上相關文件或資料。申請表應由申請人、部門負責人簽字確認。2.對于涉及重大事項、金額較大、合同協議等重要文件的印章使用申請，應提前提交給相關業務部門進行審核，審核通過后再提交印章管理部門。（二）審批流程1.申請表提交后，按照公司規定的審批權限進行審批。審批流程一般包括申請人部門負責人審批、分管領導審批、財務部門審核（如需）、總經理審批（根據具體情況）等環節。2.各級審批人員應認真審查申請事項，確保其合法合規、真實有效。如申請事項不符合規定，審批人員應在申請表上注明理由并駁回申請。3.審批通過的申請表由印章管理部門留存一份，作為使用記錄和檔案資料，另一份交予印章使用人員作為操作依據。（三）印章使用1.印章使用人員在接到審批通過的申請表后，憑本人身份認證信息登錄智能印章管理系統。2.按照系統提示和操作流程，使用智能印章進行蓋章操作。蓋章過程應進行全程錄像或拍照留存，確保蓋章行為真實、可追溯。3.蓋章完成后，系統自動生成印章使用記錄，包括蓋章時間、蓋章文件名稱、蓋章位置等信息。印章使用人員應仔細核對蓋章記錄，確認無誤后提交系統。（四）用印文件歸檔1.印章使用完成后，使用部門應及時將用印文件進行整理歸檔。歸檔文件應包括智能印章使用申請表、相關文件資料、蓋章后的文件副本等。2.歸檔文件應按照公司檔案管理規定進行分類、編號、裝訂，確保文件的完整性和規范性。檔案管理人員應定期對歸檔文件進行檢查和整理，防止文件丟失或損壞。五、智能印章使用的監督與檢查（一）日常監督1.印章管理部門應定期對智能印章的使用情況進行檢查，包括查看系統使用記錄、調閱蓋章錄像或照片等，確保印章使用符合規定流程。2.印章管理部門可通過現場巡查、電話抽查等方式，對印章使用人員的操作情況進行監督，發現問題及時糾正并記錄。（二）定期審計公司內部審計部門應定期對智能印章使用情況進行審計，審查印章使用的合規性、審批流程的執行情況、文件歸檔的完整性等。對于審計中發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（三）異常情況處理如發現智能印章使用存在異常情況，如未經授權使用、使用記錄與實際情況不符、系統故障導致蓋章異常等，印章管理部門應立即采取措施進行調查處理。同時，應及時向公司領導報告異常情況，并啟動應急預案，防止公司利益受損。六、違規責任追究（一）違規行為界定1.未經審批擅自使用智能印章。2.超越審批權限使用智能印章。3.在空白文件上加蓋智能印章。4.使用智能印章謀取個人私利或損害公司利益。5.泄露智能印章使用信息或密鑰。6.因保管不善導致智能印章遺失、被盜用或損壞。7.其他違反本制度規定的行為。（二）責任追究措施1.對于違規使用智能印章的行為，一經查實，視情節輕重給予相應的紀律處分，包括警告、記過、記大過、降職、撤職、解除勞動合同等。2.如因違規使用智能印章給公司造成經濟損失的，違規人員應承擔相應的賠償責任。3.構成犯罪的，依法移送司法機關追究刑事責任。七、附則（一）解釋權